高校档案“微”信息服务路在何方

李晓飞

近年来，随着微博、微信等智能移动终端的广泛应用，全社会进入到微时代。在微时代，高校档案信息服务各方面都发生了悄然变化。大学生作为微时代中最活跃的用户群体，在利用高校档案信息时就有更高更新的要求，高校档案信息服务也应随之进行变革，探寻档案信息服务的“微”路。高校档案工作人员如何利用微时代智能服务设备提高档案信息服务水平，实现社会、高校、师生全方位、立体化服务，真正实现高校档案价值，是本文探索解决的重要问题。

一、高校档案“微”信息服务功能内涵建设

高校档案“微”信息服务是高校依托“微”平台，围绕广大师生用户，在智能移动终端上直接向用户提供个性化、精准化的档案信息服务“微内容”。档案“微平台”包括高校档案网、微用户、微栏目、微咨询、微推送、微解答、微统计，将档案平台和师生用户对接起来。档案“微”信息服务功能主要体现为凭证功能和文化教育功能，将其进行总结，包括两大类：第一，利用智能移动终端宣传传统高校档案，是高校档案宣传传统媒介的补充；第二，利用自媒体扩展高校档案信息服务领域，提供文化咨询。

目前，高校档案“微”信息服务中，以宣传和传递档案馆、档案知识的实时动态为主，承担着高校史、文化知识查阅等功能。总结高校建设的独立档案信息网看，主要集中在校史展览、学校年鉴、精品档案、名人档案等栏目，广大师生从中仅能获取比较零碎的信息，无法查阅到详细、系统的信息内容，仍然需要亲自到档案馆去查阅。在高校档案“微”信息服务中，工作人员可以按照广大师生用户的浏览行为，分析出师生用户的使用习惯，有针对性的推送档案信息和内容精髓，尽可能的有机结合传统媒介和新媒体，开放师生用户感兴趣档案信息，实现档案营销和信息服务目的。

此外，高校档案信息服务功能还体现在日常行政档案查询、科研教学成果查询、学籍和学历查询证明、在校生成绩单、毕业生档案查询等。高校档案信息资源可以说是广大师生的信息寶库，将档案信息服务实现线上移动端服务，为师生用户提供预约功能和在线解答功能，大大节约了信息服务时间。师生用户通过智能化查阅，在终端精准定位信息服务要求，可以在最短的时间内获取所需信息。而且，师生用户利用新媒体对高校档案信息进行存储，有效抓取信息鉴定后归档管理，扩大档案信息搜寻范围，更有价值的形成电子化档案。

二、高校档案“微”信息服务内容有效整合

高校档案信息面对的用户是广大师生，教师和学生群体有着一定的知识层次，对新鲜事物的接受度也很高，因此档案“微”信息服务内容直接影响了高校档案信息服务效果。在微时代环境中，档案传统传播形态和方式受到较大的冲击，档案“微”信息服务时，需要对广大师生用户群体进行细分，才能对师生用户进行全覆盖、精准化信息服务。在具体细分师生用户时，可以结合用户信息服务不同需求，规整差异化、细分化的档案信息服务内容，并依托综合式“线上+线下”传播渠道进行服务。高校可以通过搭建高效的信息服务平台，提前安排档案知识宣讲工作，利用微平台互动，了解师生的档案服务信息需求情况，提高师生用户对档案信息的关注度，把握档案信息知识内容。高校还可以利用微信公众号，发起线上线下协同活动，对师生用户档案信息需求进行“微”调查，继而针对性的规整档案信息。

高校档案工作人员通过“微”平台，结合师生用户特点，对档案信息进行编研，选择半娱乐化的信息发布形式，吸引师生用户注意，根据用户具体反馈和需求情况，推送档案信息服务内容，方便师生用户浏览定位，培养师生用户使用习惯，实现档案信息服务长效效果。需要注意的是档案信息内容的编纂问题，尤其是档案“微”信息内容的编纂是一项高技术项目，蕴含多项形式，如明确定位的微信息内容主题，加强微平台框架和导航的使用管理，微账户资料管理以及微内容发布管理等。

三、高校档案“微”信息服务具体应用策略

（一）转变档案“微”信息服务理念

新兴事物的发展遵循生命成长周期规律，经历诞生、发展、被认知、应用的曲折过程。高校档案工作人员要积极开拓，顺应时代特点，利用微时代智能移动终端对档案信息服务进行创新，不断挖掘高质量、有价值的档案“微”信息服务内容，依托“微”渠道高校推送档案信息内容。目前，很多高校档案工作人员仍受传统思想影响，对“微”档案信息服务关注度不高，仍处于档案信息服务“失语”状态。因此，高校档案工作人员可以主动出击，利用“微”平台大力宣传档案信息。当然，这是一项长期工作，高校档案工作人员要持之以恒，在实践中努力尝试，逐渐提高档案“微”信息服务能力。

（二）完善档案“微”信息服务体系

高校档案“微”信息服务旨在促进广大师生用户交流，为师生用户提供档案信息服务，高校档案馆应结合不同的“微”平台特点，进行“微”营销整合优化，发挥各类型平台优势，在差异化中实现统一的档案信息服务传播和传递，与广大师生用户进行双向交流沟通。广大师生用户也可以在微平台上，实时关注档案信息动向，感受高校档案信息“微”展示，获得优质服务体验。如，高校档案馆利用微信公众平台开展档案信息移动服务，师生用户在平台进行互相沟通，档案信息实现高效传播，扩宽档案信息服务影响面，带动高校档案“微”信息服务整体发展。高校档案“微”信息服务体系中，面向广大师生用户服务对象，利用网上信息共享、查阅，网上咨询交流，浏览档案信息，通过移动设备、无线网等“微”平台，最大化的整合利用碎片化档案信息资源。

（三）培养档案“微”信息服务人才

高校档案“微”信息服务效能还取决于人员管理，作为一个创新型服务平台，需要有高素养的档案工作队伍，有管理人员、信息资源建设人员、数据库维护人员等，档案工作人员是档案信息服务的根本要素，只有做好档案信息基础工作，才能确保档案信息服务内容及时更新，解答广大师生用户咨询等事宜，加强档案信息服务线上和线下交流沟通。在高校档案馆中要确保档案信息发布质量，定时更新档案信息，满足师生用户多元化需求。然而，目前有很多高校档案馆中仍然有不少学生兼职，这距离档案“微”信息服务还存在一定差距，还需要配备更专业的工作人员，加强在职员工的继续教育和培训，让档案工作人员为档案事业发展贡献自己，才能确保充分发挥档案“微”信息服务效能。

随着高校档案“微”信息服务发展，使用智能移动终端的师生用户也越来越多，“微”平台建设发展显得非常必要和迫切。档案“微”信息服务中蕴含着大量活动用户，明确高校档案“微”信息服务功能内涵，遵循“微”平台特点和师生用户使用习惯，分析查找师生用户档案信息要求，有效整合高校档案“微”信息服务内容，通过转变档案“微”信息服务理念，完善档案“微”信息服务体系，培养档案“微”信息服务人才，才能真正发挥档案“微”信息服务效能，满足广大师生用户对档案信息的需求。