科研院校办公自动化优化策略

李欣

摘 要 本文回顾了办公自动化的发展过程和趋势，分析了科研院校的人员结构特征和办公自动化存在的主要问题，提出了当前科研院校办公自动化优化策略。

【关键词】办公自动化 工作流 优化策略

1 办公自动化研究现状及发展趋势

办公自动化是在办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的情况下，发展起来的一门融合计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术为一体的综合性技术。随着我国信息化进程的推进，办公自动化在企事业单位被广泛应用并极大地降低了办公成本，提高了办公效率、优化了办公流程，改善了办公质量。

办公自动化的发展大致经历四个阶段。第一个阶段以PC机和个人办公软件为技术特征，主要是实现了文字处理，也就是单机的办公自动化。第二个阶段以局域网和关系数据库为技术特征，实现了文件共享、信息共享。第三个阶段以群件技术为技术特征，实现协同工作和知识管理。第四个阶段以协同办公门户技术为技术特点，办公系统作为整个组织内部信息化的入口，实现组织内各个业务系统集成和数据集中展现。

2 科研院校办公自动化存在的问题

高等院校行政构成一般分校、院（部、处）两级结构。人员构成主要分为行政人员、后勤人员、教学科研老师和学生四类。研究院所与高校有类似的结构，人员构成分为行政人员、科研人员和工人三类。老师、学生和科研人员为高等院校和研究院所（统称为研究院校）的主体，是办公系统业务范畴涉及的主要对象，是办公系统的主要使用者和服务对象。研究院校办公系统的使用者以高素质、高学历的知识人群为主，能熟练的使用现代信息技术和办公软件。

自上世纪八、九十年代，国家提出科教兴国以来，科研院校蓬勃发展，科研院校的规模和数量大增。为提高科研院校办公效率和办公质量，办公自动化系统得到完善。尽管取得了信息化建设的重要成就，但从应用现状以及需求来看，现有科研院校办公自动化系统存着如下共性的问题：

2.1 设备孤岛

各研究室、教研室的办公设备独立申报购置，缺乏以学校、院和团队为整体的办公硬件设备购置的统一规划，导致很多办公设备的重复购置，使用率低。

2.2 信息和应用孤岛

由于信息技术的快速发展，系统建设对后期技术发展严重缺乏预见，同时部门各自为政，缺乏整体规划，这导致工作流互相独立、业务数据不致性、信息共享度差、管理分散的应用系统成为现在的“应用孤岛”，其对应的存储数据成为“信息孤岛”。

2.3 重视系统建设，忽略系统内化

科研院校信息中心决策者错误地把办公自动化系统建设理解为办公过程中的先进技术和设备的引进，却容易忽略办公自动化系统的培训和普及。

2.4 重视数据积累，忽略数据维护和使用

决策支持是现代办公自动化的重要发展，大数据技术和办公系统长期运行积累的海量数据的结合，理应对科研院校部分策略的制定提供参考信息。然而，事实上办公系统很少能为科研院校决策层提供帮助，究其原因，信息部门对积累数据维护不够重视，对数据使用的权限不明晰，过于担心信息的安全性。

2.5 客户端智能化水平不高

科研院校办公智能化水平不高体现在：数据的输入格式固定化，没有提供常用文档的数据导入方式；数据导出功能不完备，比如，科研管理系统提供了数据的录入，而没有提供数据的智能化，格式化导出；信息流转缺乏通用的收发平台，特别是工作流在相对孤立的应用内部流转，工作流的处理必须在相应的系统内部处理。

3 科研院校办公自动化的优化策略

科研院校作为我国科教兴国的重要机构，作为国家的事业单位，其机构结构和人员构成等多方面都存在很大特殊性，其办公系统自动化优化也应具有一定针对性和侧重点。针对以上科研院校人员结构的特点和办公自动化存在的问题，本文提出以下优化策略。

3.1 优先考虑教师科研人员办公效率的提高

教师、科研人员是科研院校职工的主体，至少占职工数半数以上。教师、科研人员在科研院相同的角色，涉及相同的办公业务，因此提升很少模块的智能化却能節约大量的时间，极大地提高工作效率。

3.2 构建统一的工作流平台

工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行。工作流是实现协作办公的办公自动化技术。然而，如果工作流在应用系统内部传递，虽然单个工作流可以有效提高了单个业务办公的效率，然而在不同系统内处理不同的工作流，对于参与人来说却是繁琐的事情。因此，以人为本的工作流构建理应打破工作流局限于应用系统内传递的局限，构建统一平台处理工作流，至少构建工作流通知平台是十分必要的。

3.3 构建全局人事信息数据库

人事信息是角色抽象的基础，角色是工作流安全性规则定制的基础。因此，构建全局人事信息数据库是系统安全使用的保障。同时基于角色的信息传递和信息过滤，尤其办公系统内存在的大量垃圾化信息的情况下，能有效提高用户信息处理的效率。人事信息数据库构建严格信息的准确性，由信息部门组织，用户自行完善、更新，人事部门校验。同时系统累积形成的大数据，应基于人事信息构建的角色有限开放，构建大数据使用的批准制度，为更多人员参与大数据信息提取提供安全的开放政策。

3.4 重视应用间和应用与外部的数据转化

应用与系统外部的数据转化能有效提高数据的输入效率和应用数据库数据的良好重复使用。应用间的数据转化，特别是业务系统与邮件系统的数据交换，实现业务输出直接通过邮件系统将相应的表格发送到用户。

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作者单位

湖南省科学技术信息研究所 湖南省长沙市 410001endprint