提升烟草企业采购管理“规范高效”的措施探讨

李敏

摘 要：采购工作是任何一家企业都会经历的活动过程，同时采购工作也容易出现问题，体现了企业管理工作的水平。烟草行业较为特殊，烟草企业采购工作同样需要对其严格管理，控制其中的各个环节，确保采购工作能够顺利完成。就提升烟草企业采购管理“规范高效”的措施探讨作简要阐述。

关键词： 烟草企业；采购管理；措施

中图分类号：F25 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.014

由于烟草行业特殊的经营体制，其资金运作量大，采购工作不只是出于自身发展的需要，同时也是行业发展要求。考虑到行业的特殊性，因此需要对其采购工作进行规范。

1 烟草企业采购工作控制过程容易出现的问题与原因

企业在采购工作过程中可能会出现围标与串标的情况，某些企业在招标的过程中可能会合谋哄抬标价，或者是承包商使用不同企业名义投标，导致串标情况出现。招标过程中可能会出现招标书雷同情况，投标企业在报价方面与标价十分接近，受到利益损失的是招标人。

项目招标过程可能会出现挂靠或者是转包的现象，中标后没有依据相关规定履行相应责任，在没有获得招标人同意授权的情况下，将承包的工程全部或者是部分转包给其它承包单位。而在转包的过程中，中标企业也不承担相应的责任，比如管理方面，质量方面，技术方面等。如果工程转包给了没有资质厂家，就可能会导致无法近期供货，导致计划推迟，从而使后期一系列工作都会受到严重的影响。

某些企业会在招标的过程低价抢标，或者是不平衡报价，从而在竞争中获得优势并中标。但是实际中标企业不具备履行合同内容的能力，为了达成最终目的就会要求业主对原有的设计方案进行修改，或者是以其它的方式作为理由使工期推迟，影响到正常的工程进度。

某些项目虽然经过比价，但是市场零销与采购价格二者之间没有优势，邀标与竞争性谈判，询价竞争充分，在操作过程中，容易使一些深层次的问题被掩藏。单一来源议价能力弱，而在烟草行业中，购置专卖设备，检测与科研仪器，行政事业性收费等多是此类型。

企业采购过程出现问题的原因可以将其分为以下方面，法制不健全，市场行为受到多项因素的影响。法规法律在利益保护方面更多的是倾向于投标人，没有对招标一方充分考虑，对于不正当行为没有采取有效的制约措施。企业部分管理人员对招标工作的重要性没有正确认识，部分管理人员只重于工作形式，没有对其过程正确把握。个别工作人员受到利益诱惑，从而使招标工作正常秩序受到影响。参与工作的企业人员经验缺乏，工作能力需要提升，没有招标活动的复杂性有充分认识，不能熟练的运用各项工具。缺乏对供应商的了解，缺乏对中标单位的制约能力。

2 提升烟草企业采购管理“规范高效”的措施

2.1 严格落实企业采购管理规定，规范采购项目

企业采购工作要相关规定，各公司要落实规定，严格依据规定内容开展工作。工作过程中要持续宣传，进一步强化员工认识。企业文化宣传部门需要利用各种形式，宣传与管理工作相关的会议精神，工作制度，具体事例等。使员工深刻认识到工作规范的重要性，认识到落实管理规定对工作的积极影响，增强依法办事意识，摒弃过去那种靠人际关系办事的陋习，从而对规范工作产生认同。企业在开展宣传工作的同时，也可以配合开展培训教育工作，通过入企培训、讲座培训、实战培训等方式加强采购教育和培训，普及政府采购法、招标投标法及相关法律，理论学习，使工作人员更好的理解企业相关文件精神，同时也提升工作人员能力与业务技能，尤其是采购部门工作人员。加强与采购工作相关的法律法规宣传与学习工作，避免工作人员在具体操作过程无据可依，同时也避免工作人员出现违法或者违规行为。完善现有的工作制度，通过对工作流程进行优化，使工作程序得以简化，对采购制度进行全面梳理，使制度的有效性与可靠性提升。由采购部门主导，相关部门配合，依据采购规定，建立相应的采购工作规范，提升制度适用性。

2.2 完善与健全保障机制，促使工作落实

建立相应的管理机构，强化项目采购方式审核工作，对采购方式适用标准进行严格的控制，对非公开招标进行严格的控制，禁止通过各种形式避开招标环节。对于供应商管理方面，某些零散的小项目难以调动供应商积极性，解决问题的方法是降低供应商准入门槛，增大项目额度等。对于业务部門而言，需要强化规范意识，项目需求要明确更要准确，从而制定科学的方案，项目方案制定前期需要做好市场调研工作，了解内需，对本单位所需产品进行调查，确定种类及最低要求，了解市场行情，避免预算紧张，标价设置要合理，要加强沟通，征求相关专家意见，对产品技术参数进行把关，防止排他及要求过高，编制的文件要有确保质量，从而使采购风险降低。

招标工作要对其内部流程进行全面控制，对于关键环节需要加强监督，比如投标资质设置，评标现场，施工过程，合同签订，倾向性审核等。对于各个环节存在的不规范行为要及时指出并纠正。某些重大项目可以考虑第三方监督从而使项目各个环都能够得到有效监控。

2.3 优化采购模式

企业采购工作应用了定点采购模式，而此种模式虽然有利于采购工作开展，但是同时也会存在一定的问题，需要在模式应用的过程中对其持续完善。对于已有的采购时限与种类要分，结合到没项目特点与市场变化情况，并考虑项目实际需求，从而使采购标准更加的完善。结合到市场情况与采购标准，对项目灵活变动，从而使采购工作开展有序。严格控制供应商，检查供应商是否具备资质，进一步考查供应商技术，产品质量，经济情况等，了解供应商信誉。监督供应商过程确保其能够按时交付。供应商数量合理确定，供应商数量过少会使其缺乏竞争，供应商在价格方面容易形成实现垄断，产品质量就难以得到保障。相反供应商数量如果过多，企业管理工作就会十分复杂，同样不利于企业工作开展。因此在供应商数量确定方面只需要其保持良性的竞争，确保市场活力，从而为企业提供优质服务。

2.4 加强过程控制

要提升采购风险防范能力，能够准确的辨别采购工作存在的风险，并且基于此而采取预防性的措施。强化对投标人材料资质审核，强化招标等活动的风险管理与控制，强化招标文件审核，加强对供应商管理，建立诚信记录，从而使控制关口前移。采购工作的质量不是体现于成本，同时体现在服务，质量，信誉等构成的综合体系。采购过程公开，提升项目透明度，公开招标及管理工作，要依据相关法律法规规范各操作环节。保障采购环节的真实性，避免出现同一供应商以不同身份采用投标的行为，接受广大企业职工的监督。

2.5 强化采购管理信息系统建设，通过信息系统固化采购程序

根据313号文件和1号文件精神，要通过信息化手段全面固化采购运作流程及程序，通过采取固化流程、节点巡查、预警提醒等信息技术手段，突出对采购决策的“三关三审”、招标采购的“六个关键环节”、非招标采购的采购文件编制及中选供应商确认等重要环节和关键节点的管控，以使“应招尽招”、“真招实招”管控工作更加科学、规范。同时完善信息系统功能。一方面通过信息化手段全面固化采购运作流程及程序，以实现“上一环节没有通过不得进入下一环节”的硬约束和业务、监督、公开“三线并轨”的工作要求；另一方面，立足于构建采购管理的“大数据”，以满足多维度查询、统计、分析、共享等需求；同时还设计了系统自动预警提醒和在线巡查等功能，将有助于及时发现问题及苗头，有效提高采购风险防范水平。

3 结束语

采购工作关系到企业日常经营发展，同时也关系到企业资金流动，企业成本控制等。尤其是对于大型企业而言，更加需要重视采购工作管理。采购工作涉及不同的单位，需要予以配合。为规范采购过程，企业需要完善相关管理制度，并加强制度执行的力度。提升工作人员技能素質，使工作人员能够熟练操作。加强宣传与教育工作，使工作人员了解与采购工作相关法律法规，避免操作过程出现违规、违法行为，从多方面开展工作，使采购工作规范，充分体现企业的文化内涵和综合素质。

参考文献

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