对办公室文员工作的思考

于越

【摘 要】办公室作为决策参与执行、负责上传下达、部门协调、内外联络等职能的综合管理部门，其工作质量将会对单位运转起到决定性作用。作为办公室一员，要加强日常安全管理，确保办公室日常业务不发生安全事故，员工平安，才能做到对个人负责、对办公室负责、对企业负责。故而，提升办公室人员个人的素养，分析新形势下高校办公室工作的属性和特征，有助于提升管理水平，推动高校的和谐发展。本文作者从办公室本源定位、应履行好的职责和如何提升办公室工作水平等方面进行了研究探讨，可以更好地为公司发展谋福利。

【关键词】办公室；文员工作；思考

办公室是沟通上下、联系左右、协调内外、承上启下的综合性办事部门，事务繁杂是其最大特点，事无巨细是其最低要求。但是不可否认的是，在实际的办公室行政管理工作中，仍然存在着很多问题，比如说缺乏健全的法律法规，相对突出的工作矛盾等等。办公室能够正常高效运转，直接关系到一个单位的工作效能、效率、效果。为了能够更好地完成办公室文员的工作，就需要采取一些措施去解决在工作中遇到的问题。

一、企业办公室对于企业的作用

1.办公室是“桥梁纽带”

办公室行政管理工作的是传达组织信息的重要枢纽，主要工作的内容就是将事业单位上级部门的命令传达给下级，以此来指导下级的工作。是企业最基础，也是最重要的综合管理部门，日常主要任务有：档案管理、公文处理、统筹协调、决策参谋等，是协助领导进行各项工作的重要部门，也是企业对外开放的一个窗口。对于决策中心来说，办公室是综合办事机构，对各执行部门来说，办公室是平衡协调的枢纽，对上下左右单位来说，办公室是信息网络中心。因此，办公室要架好通向上级、横贯同级部门、下达直属单位以及员工的各类“桥梁”，做到要事上报、上情下达、下情集中、外情获取，确保每一项工作、各个环节合理、准确、及时地衔接。

2.办公室是“调度枢纽”

办公室具有“上传下达”的枢纽作用以及对协助领导的日常工作，对决策进行参谋的作用。同时，办公室也对企业的后勤管理有着重要的作用，管理企业材料整理、人事变动、会议接待等。办公室文员是现代化企业重要的人力资源，其工作虽然没有太大的技术含量，但却十分繁琐、复杂，对企业日常运转有着重要的影响。文员在工作中的任何疏漏，都会对企业的日常运转造成一定的影响。这就需要办公室要立足高度，树立强烈的全局观念，跳出小圈子、立足大集体，从部门乃至公司大局出发去思考、筹划、安排和处理问题，确保工作一盘棋；总而言之，办公室的日常工作十分琐碎且工作量大，对企业的日常运转有着重要的作用。

3.办公室是“参谋助手”

为领导决策当好参谋者、智囊团，是办公室一项重要职能。办公室文员是对企业日常运转基础工作做的最多、对企业运转信息了解最全面的职位，当企业管理层在对企业进行一些决策和规划前，通常都会要求办公室文员整理出能够给决策和规划提供参考价值的文字材料和数据信息。办公室必须对批示文件进行汇总，督办没有做好的事情。要注重协调关系，确保信息传递能够畅通，上下关系保持融洽，做到帮忙不帮乱、成事不误事。同时，办公室人员应当在第一时间作出精准的反应、特事特办，切不可随意地推诿。

二、加大对企业办公室文员的管理力度

1.提高对办公室文员入职的标准

办公室承担的实务很多，包括文书处理、调查研究、会務筹办、对外交流、档案管理、机要保密、信访接待、后勤服务等。随着企业的不断发展和建设，企业日常运转的工作越来越多，办公室的任务量也越来越大且重要，对办公室文员的素质和能力的要求也相应提高。只有相关的员工有很强的整体素质，办公室行政管理工作才能够更好地进行。例如文员在收发文件时，不仅要求文员要完整无误的接收文件并进行及时移交，还要分清文件的类别和正确送达文件的各个环节。文员在工作中的任何疏漏，都会对企业的日常运转造成一定的影响。但是当前我国办公室文员没有很强的专业水平，同时整体素质也相对较低，容易给办公室文员工作的开展有很大的困难。因此，在进行办公室文员的入职选拔中，应提高入职标准，便于办公室各项工作的开展，提高办公室的整体素质。

2.提升办公室文员的素质和能力

在社会不断进步下，办公室文员的素质和能力应该也要相应的提高。办公室文员是对企业日常运转基础工作做的最多、对企业运转信息了解最全面的职位，当企业管理层在对企业进行一些决策和规划前，通常都会要求办公室文员整理出能够给决策和规划提供参考价值的文字材料和数据信息。无论是企业内部经营的总结，还是对外的报告性文件，都需要办公室文员来进行文件书写，就要求办公室文员有较好的文案功底、总结能力等。甚至会要求办公室文员对企业的发展规划进行发表见解为决策者提供参谋，在季度、年度的总结会议中也会要求办公室文员出席为管理人员提供企业日常运转情况最直接、实际的相关信息。若打印出现纰漏，就会直接对企业的日常运转造成影响，影响会议、活动开展的进度。并且在书写过程中，文件书写的格式都有着严格的要求，文件的内容要简洁、明了、精炼。传送文件包括传真、邮箱、邮件、直接送文件等方式，这就要求办公室文员能够熟练地使用传真机、熟悉通过邮箱发送文件的流程、使用快递传送文件的流程、对各部门、领导所在地、电话等信息的了解等，才能迅速、准确的传送文件，提高企业日常运转的效益。同时，公司应该加强对员工的安全意识培养，全部贯彻落实这一点，大家一起努力，彼此鼓励和提醒，形成一种良好的安全意识范围，更好地培育员工的安全意识。

3.完善办公室文员的待遇制度

相对于企业生产人员、销售人员等，办公室文员对企业产生的直接利益体现并不明显，得不到企业的重视，办公室文员的待遇制度不够完善。同时，时代在不断地发展，办公室作风建设也出现了新的问题，特别是在学风方面的作风建设，有少部分办公室人员在学习的时候往往有消极情绪。这就导致办公室行政管理工作的开展十分困难。企业不仅要对办公室文员的日常工作有严格的标准和要求，也要相应的完善办公室文员的待遇制度，事业单位为了能够更好更快地发展，那么发展过程中必不可少的一个方面就是办公室作风的建设。企业应认清办公室文员对于企业发展的重大意义，重视办公室的发展和建设，加大对企业办公室文员的管理力度，提高办公室文员的整体素质和能力，为企业的快速发展打好基础。对处理特殊任务的办公室文员给予津贴，在季末或年末对表现优异的文员给予物质奖励和精神奖励，提高办公室文员工作的积极性和热情。公司不能忽视的一点是要多多激励员工去学习，自主培养办公室安全管理工作方面的意识，只有这样，才能战胜惰性，帮助公司更好地向员工贯彻办公室安全管理工作思想，也能更好地为公司发展谋福利。

三、结语

总之，办公室是综合办事机构，在形势发展一日千里的今天，协调服务越来越显得重要。办公室工作人员应该在实践中汲取更多的新知识，了解新业务和新形势，增强个人素养，坚持自主创新和提升执行力，努力适应新型办公室工作的变化和需求。充分发挥各自的积极性，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，增强办公室的整体合力，树立良好的整体形象。企业应认清办公室文员对于企业发展的重大意义，重视办公室的发展和建设，加大对企业办公室文员的管理力度，提高办公室文员的整体素质和能力，为企业的快速发展打好基础。

【参考文献】

[1]刘婧.新时期高校办公室工作的创新思考[J].学周刊，2018（36）：177-178.

[2]李仁鹏.关于事业单位办公室行政管理工作的思考[J].办公室业务，2018（20）：10+18.