新媒体背景下Word编辑排版科技论文的特征分析

骆瑾

摘要：编辑规范、形式优美、体例统一、装帧精美的期刊，不仅体现了出版人严谨的学术传播态度，而且能让作者和读者在获取知识的同时得到视觉上的享受。新媒体环境下，用W ord软件相对于方正软件进行学术期刊的排版既有优势也有缺点，笔者进行了系统分析后提出了一些应对策略。科技期刊应尽快适应用W ord软件进行编辑排版工作，优化编辑流程，加快媒体融合进程。

关键词：Word软件;编辑排版;科技论文;优点;缺点;策略

中图分类号：G23

文献标识码：A

文章编号：1672 - 8122（2018）11 - 0026 - 03

一、引 言

编辑排版工作是科技期刊编辑工作的重要组成部分。编辑规范、形式优美、体例统一、装帧精美的期刊，不仅体现了出版人严谨的学术传播态度和工作价值，而且能让作者和读者在获取知识的同时得到视觉上的享受。受益于科技的进步，科技期刊的编辑出版方式也悄然发生了翻天覆地的变化，手写稿件、铅字排版的工作方式已经一去不复返，取而代之是的各种编辑排版软件来帮助完成编辑排版工作，其中最为广泛的莫过于方正和Word软件。方正是一款功能强大的排版软件，具有非常丰富的编排效果;漂亮的彩色大校和丰富的字体，有效保证了印刷效果的绝对准确性[1-3]。但是方正普及率不高，有很多命令操作，需要专业人员完成。Word是由Microsoft公司开发并直接汉化的文字处理软件，其强大的编辑排版功能和灵活多样操作方便的人机界面，得到了广大使用者的喜爱，门槛低、普及率高，作者、编辑也都会使用[4，5]。目前，就科技期刊而言，用方正排版的期刊还是很多，也有部分期刊用Word排版。笔者所在的编辑部1998～ 2017年间一直使用方正软件进行期刊论文的编辑排版，2018年开始尝试使用Word软件，体会到了很多方便之处也发现了一些问题。本文重点讨论Word相比于方正软件在编辑排版方面的优劣势，并提出一些应对策略。

二、优势

（一）多方借力，省时省力

不少的科技期刊主页上都会介绍期刊论文排版要求，有的甚至给出了模板让作者直接套用，我们以前使用方正排版时，作者花费大量时间进行的格式排版工作实际就变成无用功，因为进入方正系统须使用命令重新来过，造成人力上的浪费。采用Word排版则可以借力作者，减轻排版工作量，很多作者计算机水平很高，word运用很熟练，能减轻不少工作。责任编辑编辑加工文稿时，除了对内容的修正以外也能做一些形式上的辅助编排，一定程度减少排版人员的工作，同时也给后面的校对工作带来了方便。运用Word排版之后，由于前后衔接顺畅，各方做的工作都能为后一环节提供便利，因此整个编辑节奏更快，效率更高。每期的出版周期明显减少。编辑有更多的时间关注优质稿件的送审催审、选题策划、多媒体推广开发，侧面推进了工作进程和期刊优化建设。

（二）编排校一体

使用方正排版時，编辑加工论文全部标记在纸质稿件上，排版人员辨认后输入;一旦稿件改动较多或编辑字体潦草，会增加排版难度也会增加校对工作量。方正排版是要将Word体例的论文导人方正中，重新加人命令来排正斜体、黑白体、转行等处理，编辑校对时不仅要校红而且要全文校对，防止排版过程的错误。如果作者在论文排版后又发来的新改动版本，编辑需要对照原稿逐一标注补充，然后再由排版人员辨认修改。整个过程不仅繁琐累赘而且由于版本搬动和重新输入还会增加新的错误概率。改用Word编辑排版减少方正转换环节，修改部分直接让作者红笔标出，然后复制到已经排版后的论文中，方便又快捷。Word排版后我们的一校、二校、校样上的笔迹大量减少，齐清定的要求更容易满足。校对的工作量明显下降。作者可以利用修订模式对校样进行修改，改动之处一目了然。

（三）多媒体转换方便

方正书版是一种封闭软件，需要加密狗才能运行。打印起来也比较麻烦，需要将方正书版的文件发排成.ps文件，然后再借助方正的Psp Pro这个软件进行打印，步骤比较繁锁。这些印厂有的已经不接收.ps文件，因为处理起来不方便。网页编辑以微信图文输出时，不能直接输出所需要的文件格式，方正版则需要其他软件对文件进行加工处理，媒体融合很不方便。Word与网页、微信可以无缝连接，排版的论文可以直接复制、粘贴、编辑微信标题、作者、封面和正文等信息。期刊全媒体时代的要求需要更易于转换和方便操作的软件。

三、缺点

虽说相对于方正软件而言，Word有很多优势;但是Word属于办公软件，针对一般的文档处理很方便快捷，但是它毕竟不是专业排版软件，不可避免地存在很多排版上的先天缺陷，具体存在的问题有：版式不够整齐优美;系统不够稳定;符号公式需要辅助软件实现。

（一）版式不够优美

Word的对位没有方正书版排版整齐，尤其是行尾有标点符号时没有方正排版的整齐划一（如图1所示）。公式中的字号与正文不同，不容易统一一致。由于Word中的公式是借助公式编辑器输入的，编辑器的版本会限制编辑的正常修改。公式内部各符号键的距离不可调，会出现松紧不一的现象。

（二）系统不够稳定

方正书版学起来比较难，不像Word那么直观，它主要排一些版面不是很复杂，文字量比较大的书刊，排出版来版面美观，而且文件非常稳定，拿到别的机器出片一般不会出错。Word很不稳定，有时在一个机器排的东西拿到别的机器版面很容易出现错位等情况。Word升级比方正更频繁，版本之间差异较大。

（三）容易误操作

虽然使用Word可以轻松实现编排校一体，但是编辑在“统一替换”功能虽然能给改版工作带来便利，但也存在隐患[3]，编辑一旦改动，会有错到底，无法从原稿发现问题的情况。批量处理问题多。例如：通过统一替换，正文中的“病人”改为“患者”，而参考文献中本不需要变动的内容也被改动，反而出错;此外，有些单词在全文大部分情况下应小写，但作为首字母出现时则应大写，如果未区分大小写而统一替换的话也会出错。图形图像中的文字是不能被替换的，应引起注意。

四、应对策略

（一）版式协调与固定

虽说Word排版确实存在不够稳定和优美的缺点，但是这都可以通过简单的操作进行弥补和修正。如图1行尾不整齐的情况只是在行末出现标点符号时才出现，最后定版的时候可以挑出部分需要改的地方稍加字间距就可以将行尾对齐;对于不同电脑会版式不同，其实前期排版可以在不同的电脑终端进行，最后定版是固定一个机器用于调版和定版。Word版本之间虽说有差异，编辑部可以固定一个版本将所有的来稿全部转化为同一个版本之后再进行编辑加工。这些不便之处都可以轻松解决，总体来说是利大于弊的。

（二）改动要留心

Word的替换功能确实可以省去逐个更改的工作，但是有可能会留下隐患;编辑在用这个功能的时候一定要保持警惕，不要把不该改的也一起替换掉了。可以选定要替换的范围再进行替换操作，而不是为了省事进行全文替換。

（三）保留原稿

由于Word强大的排版功能能使编校合体省时省力，编辑能直接在电脑上进行初步的编辑加工，减轻了排版工作强度;但是编辑的改动也是会出错的，如单位的转换、表格的重排、公式的编辑。因此在电脑上编辑过的论文已经不是真正意义上的“原稿”了，若以此进行后续的校对就很难发现隐藏之中的错误，因此建议改由Word排版后，作者的原稿需要保留并打印出来作为最原始文件进行校对，尤其是在编辑有改动的地方一定要针对原稿进行校对，避免编辑造成的错误出现。

五、结语

现阶段而言，Word与方正书版相比各有优劣。不能因为习惯于方正的排版优美和输出稳定而不愿意尝试Word，也不能因为Word灵活快捷全盘否定方正。但是随着科技期刊的快速发表要求以及多媒体广泛推广和实现，用Word软件进行学术期刊的排版，它的优势越来越明显，缺点也都可以解决。科技期刊应采用Word软件简化排版工作，优化编辑流程，加快学术期刊的媒体融合。

参考文献：

[1]王华菊，陈竹，金丹.应用Word排版的经验技巧[J].编辑学报，2011，23（SI）：95 - 96.

[2] 张建芬，邓晓群，商素芳.基于Word文档的方正书版排版过程中容易长生的问题及对策[J].学报编辑从论，2012：187.

[3] 胡海霞.相对方正选择WORD排版的四大理由[J].中国科技期刊研究，2006，17（3）：433 -435.

[4] 佟建国，曹兵，蒋伟.使用MiCrosoft Word编排科技期刊时的几个关键问题[J].编辑学报，2003.15 （3）：200 -201.

[4] 马怀矣，张立辉，林广州等.Word2000软件在期刊排版中的应用[J].中国科技期刊研究，2002（2）： 138 - 139.