浅谈医院档案管理

吴莹

摘要：医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，具有保存价值的历史记录，是医院的宝贵财富。加强医院档案管理有着非常重要的意义。

关键词：医院档案管理

一、医院档案管理的现状

（一）档案管理意识不强，档案利用率低。

档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传，但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。在医院管理中，领导大多十分重视医疗服务管理，而对档案的管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理制度不健全、管理分散，管理范围不明确。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。并且各科室没有专职档案员，档案管理业务知识缺乏，档案整理不规范又没有时限性。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，也使得许多珍贵的材料丢失或遗弃，不能得到有效利用。

（三）档案专业人员业务水平不高，相关知识欠缺。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，现代科学知识贫乏，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人員的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。

（四）档案管理硬件投入不足，现代化管理手段应用较差。

由于医院管理以医疗为主，医院把有限的资金和用房都投入到医疗建设中，致使档案用房狭小，室内施舍简陋，不符合档案安全保管的要求。近年来，计算机及网络技术在医院管理中已广泛应用，可在档案管理方面的利用却较少，没有统一开发、统一管理，各单位按本单位的习惯使用，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发，不能做到资源共享。医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

二、加强医院档案管理工作

（一）加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。

（二）重视医院档案规划，促进档案建设与业务建设同步发展。

医院档案管理作为医院管理的重要组成部分，在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。医院在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。

（三）健全档案管理制度，规范档案管理行为，加强档案收集工作。

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。档案具有真实性、完整性、有效性的特点。它是一项严肃的且条理性很强的工作。建立科学的档案管理体系、健全档案管理的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作健康、持续发展。医院档案工作人员要根据《档案法》《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规、结合本单位工作实际，逐步实现档案的统一管理。建立以档案管理人员为专职档案人员，其他科室各抽一人为兼职档案工作人员的档案管理机构，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。同时医院要完善档案的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度、使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度约束。要进一步健全档案管理组织，落实专人收集，把具有保存价值、应当归档的文件材料收集齐全。

（四）重视人才培养，提高人员素质。

档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，不断总结探索档案管理工作及业务发展，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。

（五）开发档案资源，为医院工作服务。

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。因此，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

（六）加大档案室的硬件投入，实现档案现代管理。

根据医院具体情况，加大档案资金投入，改善档案管理环境，引进现代化技术和设备是实现档案现代化管理的必须条件。一是要加强档案的保管设施，如设置专门档案库房和配备必要的安全保管设施，如库房的去湿、空调设备、高效灭虫、灭虫设备等，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容。二是要引进计算机管理，发挥电子计算机在档案管理中的作用。逐步配备计算机、打印机、扫描仪、照相机、摄像机等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作。改变传统的手工操作，信息储存量少，检索慢的状况，提高档案管理的工作效率。同时注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的信息，丰富自己的档案管理经验，实现医院档案管理现代化。

总结：随着医院医疗体制改革，医院档案工作的重点也随之改变。档案管理人员要顺应时代，提高档案现代化管理意识，经常深入到各科室调查、了解医院医疗、教学和科研工作对档案信息的需求，有针对性地提供档案信息，为医院的改革发展提供信息保障。endprint