建立采购过程的审核机制

王景岚+陈喜军+牛岩岭+文刚

【摘要】：采购管理，一直是企业管理者和社会各监督管理部门关注的对象，在采购过程中，不可避免的会产生一些“不阳光”、“不绿色”的行为，这就要求在日常采购过程管理中，从细微处入手，建立健全内部审核机制，对经营活动的符合性、有效性和适宜性进行检查，通过发现不合格来促进管理持续改进，将各种不规范的行为实现事前或事中控制，以规范采购过程中的各项行为，强化采购过程控制，防止资金流失，使企业损失降到最低，实现企业自身价值的增值，实现真正的“阳光采购”。

【关键词】：采购管理；审核机制；阳光采购

【引言】：在市场经济运作条件下，成本是企业的生存之要、发展之本。成本的高低关乎企业市场竞争力的强弱，也关系到企业长线发展远景战略。因此，低成本高效益无疑成为每一个企业追求的目标。宣钢采购仓储配送公司做为集团仅有的供应采购部门，负责全公司材料备件的采购供应工作。始终立足市场，强化内部监管力度，积极发挥第三方物流作用。经过可行性模拟论证和试运行，结合信息资源开发，遵循ERP系统流程管理组织网络，完善采、收、发等物流链各环节间的制约机制，打破传统业务自行审核模式，创新管理，于2007年初成立专职机构，专门审核进账发票数量、价格是否与合同相符，合同数量、金额是否与定价依据相符，有意识形成一个环闭式事中事前行为控制模式，进一步推进精细化管理要目。

1、采购过程的审核机制的原则

一是立足一线，以优质服务为中心。审核工作不仅要使管理制度得到完善，更重要的是要提升系统的整体管理水平，维护公司的经营秩序，为公司降本增效做出贡献。二是与时俱进，不断改进审核工作的方式方法。在工作方式上，要从“重申报审批、事后监督”向“重培育引导、过程保证”转变。在工作方法上，要从以我为主、孤军奋战，向抱团出击、借力发挥转变，充分调动整个系统的积极性。三是建立长效机制，完善审核制度。通过改进措施、完善制度、运用信息化手段来解决发现的问题，不断实现审核工作的进一步发展。四是以人为本，创新思维，不断提高审核人员的素质和能力。如果没有一支高素质的审核人员，审核工作的发展就无从谈起、无法实现。因此，审核人员应在掌握相关政策法规和业务知识上下功夫，提高业务水平和服务能力。

2、采购审核机制旧有的管理模式

2.1、管理模式

各业务科接到采购计划后，组织招标、比价，选择供应商，供应商确定后，与供应商签订购销合同，组织进货，办理交库，供应商开具发票后，附交库单办理发票报账。

2.2、问题分析：

没有有效的审核机制，采购合同中的采购单价、采购数量是否和招标、比价等定价依据相符无人把关，进账发票中的采购单价、采购数量是否和合同一致无人把关，管理出现漏洞。

3、采购过程审核机制的审核模式

建立审核机制，由审核人员对每月进账的发票、合同、定价依据的价格、数量是否相符进行审核。经过四年的发展，审核制度日趋成熟，逐步形成了手工核对、订单审批、信息记录控制三种管理模式。

3.1、手工核对

业务科接到采购计划后，通过招标、比价、商谈等确定供应商后，与供应商签订采购合同，组织进货，货到验收合格后，办理交库，供应商开具发票，附交库单办理进账，同时将发票底联复印件、合同、定价依据（中标的标书或洽谈的结果）交审核进行核查，发现数量与价格错误时，次月从供应商发票中扣减相应的金额。

3.2、订单审批

宣钢ERP上线后，审核从审查采购合同变为审核采购订单，在保证采购订单数量与价格与原始定价依据一致后，运用信息化控制手段，使供应商开具的发票在ERP中校验时，必须与订单一致，才能进行校验，否则发票不能进帐。

3.3、信息记录控制

采用招标或商谈确定采购物资的品种与价格，填写采购物资信息记录模板，审核员审核品种、价格与定价依据是否一致，审核无误后，将采购物资的供应商、品种、价格、价格有效期固化到ERP系统中，业务科每月按照需求创建采购订单，收货、发货，系统中没有该品种物资的信息记录的，系统在创建采购订单时会给出提示，且无法进行收货。收货时，系统自动提取本期有效价格计算结算金额。采用信息化手段监控采购价格，要求有一定的基础管理水平和信息技术手段，可以从不同的采购方式开始，逐步实施。我公司在选择时，是从零库存管理物资开始的。

4、 采购过程审核机制的优点

建立了一个审核点，将合同、发票价格及数量管理从原来的无人管理变为有专人管理。保护了公司利益不受损失，堵塞了管理漏洞。设两个审核点，一个为人工审核，一个为ERP系统审核，管理为事中管理。在采购订单审核阶段，发现采购订单中的数量和价格与定价依据不一致时，审核不予审批采购订单，避免了后期合同及送货数量出现错误。在发票校验阶段，采用信息化手段进行控制，保证了发票价格、数量与采购订单数量、价格一致，否则发票不能入账。彻底杜绝了乱开发票、乱签合同现象。效率相对提高，发票审核由ERP系统完成，减轻了审核人员工作强度。从细节入手，规范了材料备件票据管理秩序，保证了发票数量、价格与合同数量、价格、与定价依据的数量、价格的一致性、准确性，保护了公司利益，堵塞了管理漏洞。将合同价格及数量管理从原来的无人管理变为有专人管理，建立了管理制度，并逐步将管理从无人管理变为事后把关，又变为事中控制，最后达到事前控制。

结 语

采购过程审核机制将合同价格及数量管理从原来的无人管理变为有专人管理，为招、竞标管理、供应商管理提供有效依据。提高了审批速度，为实现及时收货、发货，实现日核算打下基础。宣钢采购仓储配送公司审核机制地建立，只是为我们完善内部控制开了个头，我们希望在企业今后的发展过程中，能不断地从细节入手，完善各项监控机制，實现“绿色物流”和“阳光物流”。

【参考文献】：

[1]中国经济的结构性减速与对策[J].梁俊，李菁.上海经济研究.2016（05）

[2]进入增长新常态下的中国经济[J].刘世锦.中国发展观察. 2014（04）endprint