浅谈办公自动化与电子文档管理

隽文裕

摘要随着社会的发展，科技水平的提高，电子计算机无疑给我们的办公带来了巨大的便捷，海量资源可供我们利用但在这同时，怎样对数不尽的资源进行归纳管理，使之发挥应有的作用成为困扰我们的一大难题，本文就这方面来展开探讨。

关键词办公自动化 电子文档 管理

一、深入了解办公自动化与电子文档管理

电子文档管理起先是由个体独立操作进行的，即个体将自己的办公资料归纳整理在电脑上，以方便自身的使用，在这个时期电子文档还没有形成统一管理的局面，只是各用各的，文档资源不能被充分利用。接下来就到了资源共享时期，电子文档被投入到统一运行管理中，可供职工参考的资料大大增加，促进了资源的利用率，到目前为止电子文档已发展到脱离纸质的阶段，可完全依靠网络信息技术来实现办公，做到了完全的办公自动化。而电子文档的发展历程也反映着办公自动化的发展轨迹。个人对自己的办公资料进行电子式的归纳整理实际上就是个体在进行办公自动化，这样的工作方式能够提高职工的办公效率，随着个体自动化的广泛运用，以单位为基础的办公自动化开始实行，这样单位内部之间的资源就可达到共享，促进单位整体办公水平的提高。此时的办公自动化还停留在对电子文档的管理及工作方式的改变上，接下来的办公自动化就已经进入了流程方面了，职员之间的任务分配，工作交接，都可以由公司的系统来完成，还能够与其它公司进行密切的联系。而现在的办公自动化已经可以将之前的二者很好的结合起来了，更专注于对海量电子资源的管理与分析，在自动化方面显的更加专业，做到了真正的办公自动化。

二、当前办公自动化与电子文档管理遇到的阻碍

电子文档是为办公自动化服务的，而现在很多电子文档的管理无法与自动办公过程相配合，这样一来电子文档发挥的作用就大打折扣了，单位就不能利用电子技术来对文档进行统一管理了。到现在为止，还有很多人对电子文档的利用抱有怀疑的态度，潜意识里认为还是纸质性的东西拿在手里“实在”，这种想法根深蒂固，但是又鉴于电子文档确实有其便捷性，于是导致的状况就是对每一份资料都进行双份备份，即电子版一份，纸质版一份，而在使用的过程中又不需要如此双份的资源，最终造成相关资源的浪费，这实在是没有必要的。另一方面，网络世界千变万化，在人力物力不出错的情况下，我们把握不住网络带来的威胁，各种网络病毒会在不知不觉中损害电子文档，造成损失，这也是职员对电子文档抱有怀疑态度的一大原因。

三、电子文档如何能得到长足的发展

（一）形成完整的管理程序，对纸质文档与电子文档合理规划区分

电子文档从开始形成到最后归纳都应在一个可控的范围之内，对不同性质的电子文档设置不同的属性，一方面可防止部分文件被随意修改，一方面可随时修改需要更新的文件，这样一来就可以保证电子文档的真实性和及时性。上面说到现在很多人在使用电子文档时都会同步备份一份纸质文档，造成资源的浪费，针对此种现象，我们可以将二者共同存储在光盘上，电子文档可做为幻灯片进行放映，纸质文档可做成文本文档储存起来，既方便查看又方便打印，最后将这些资料统一集结到创建的数据库中，这样职员在使用起来时只需在数据库中进行关键字搜索即可，大大提高了便捷性，当然对于重要的使用频率高的文件，可进行纸质的备份，做到万无一失。

（二）從安全性入手，增加办公自动化及电子文档的可靠性

不可否认电子文档在带来巨大便捷性的同时，也存在着一定的安全隐患，所以在电子文档的安全方面我们要多注入精力，做好保护措施。电子文档是保存在硬件里的，所以在硬件的维护与提升方面不能掉以轻心，否则会直接损害电子文档。硬件之外就是对于计算机安全的维护，若是计算机无法正常使用那其上所储存的文件使用起来也会受到影响，可计算机总有丢失或出意外的时候，我们可对其磁盘进行加密或将重要的文件备份在可移动磁盘里，为了避免计算机出现异常的损坏，应让专人定期检查，发现问题。数据库的资料也是要进行备份的，数据库是总的资源归纳，一旦出现问题是很麻烦的事情，所以对于数据库方面要保证常规运行，使资料信息保持可靠性。最后，计算机最易受到病毒的侵害，病毒总是能在不经意间渗入到电脑中，经常让我们找不到源头，为了不让病毒造成我们的损失，最好定期进行杀毒，对计算机进行全面体检，在连接外来设施时，要确保其绿色安全方可实行，不让病毒有可乘之机。

四、结语

我国的办公自动化和电子文档管理无疑正在向着更先进的方向迈进，在这过程中遇到了各方面的阻碍，而我们也提出了相对的应对措施，相信在大家的共同努力下，办公自动化与电子文档管理会给我们的工作生活带来更多的便利。