浅谈出版企业中的项目管理

杨丽贤

【摘 要】 在信息经济环境中，出版企业的管理人员需要学会运用恰当的工具，努力提高工作效率。项目管理作为灵活性工具的代表，能让使用者最大限度地利用企业的内外部资源，快速完成管理目标，从而达到提高管理人员工作效率的目的。

【关键词】 出版企业；项目；项目管理

随着信息时代的来临和高新技术产业的飞速发展，出版企业的管理人员发现，许多以前的管理方法现已不再适用。在信息经济环境里，事物的独立性取代了以往的重复性过程。由于信息本身是动态的、不断变化的，所以灵活性成了新秩序的代名词。项目管理恰恰是实现灵活性的工具。能最大限度地利用出版企业的内外资源，从根本上改善出版企业中层管理人员的工作效率。

一、项目及项目管理的基本概念

1.项目

项目就是以一套独特而相互联系的任务为前提，有效地利用资源，为实现一个特定的目标所作的努力，如建一栋房子、组织一场出版活动、策划一套选题、开发一套出版管理系统等。

项目具有6个方面的特点，即有一个明确界定的目标、执行要通过一系列相联系的人物来完成、有具体的时间计划或有限的寿命、可能是独一无二的或一次性的任务、包含一定的不确定性、都有既定的客户。

通常，项目的生命周期由4个阶段组成。

1）概念阶段。在这一阶段选择并定义需要解答的项目概念。此时，需要收集数据，识别需求，确立项目的目标和目的。

2）开发或定义阶段。此时，检验概念并由此开发出一个切实可行的计划，指定关键工作人员，制定范围基准线（最终产品、质量标准、资源等）。

3）执行阶段。这一阶段将实施计划付诸实践。要建立好组织和沟通渠道，激励团队向目标前进，还要做好控制工作。

4）结束阶段。项目过程完成并归档，最终产品交付客户管理、保管和控制，重新分配资源，分配项目队伍。

2.项目管理

项目管理是以项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的、专门的弹性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。

所谓实现项目全过程的动态管理，是指在项目的生命周期内，不断进行资源的配置和协调，做出科学的决策，从而使项目处于最佳的运行状态，并产生最佳的效果。项目目标的综合协调与优化是指项目管理应综合协调好时间、费用及功能等约束性目标，在相对较短的时期内成功地达到一个特定的结果。

二、项目管理的内容

项目管理的日常活动常围绕项目计划、项目组织、质量管理、费用控制、进度控制5个方面进行。

1.项目计划

项目计划就是根据项目目标的要求，对项目范围内的各项活动做出合理安排。它系統地确定了项目的任务、进度和完成任务所需的资源等，使项目在合理的期限内，用尽可能低的成本和以尽可能高的质量来完成。任何项目的管理都要从制订项目计划开始。项目计划是确定项目协调、控制方法及程序的基础和依据，项目的成败首先取决于项目计划工作的质量。

对于出版企业来说，在一个项目开始运作以前，首先对项目进行全面计划，对整个过程所需的时间、费用、资源有所了解是很重要的。例如，在策划一套图书时，要确定图书出版的时间、所需出版费用、需要那个领域的专家或是作者等。全面的计划会使得项目管理人员能够从宏观上整体把握并保障项目顺利完成。

项目计划按其活动内容分类，主要有项目主体计划、进度计划、费用计划、资源计划等；按其作用和服务对象可以分为4个层次，即决策型计划、管理型计划、执行型计划、作业型计划。

目前最常用的进行项目计划的工具主要有工作分解结构、线性责任图、横道图、网络计划技术及SSD图等。

2.项目组织

项目管理的组织是指为进行项目管理、完成项目计划、实现组织职能而建立的项目组织机构，负责组织运行与组织调整等组织活动。项目管理组织的职能包括5个方面，即组织设计、组织联系、组织运行、组织行为和组织调整。项目组织是实现项目计划、完成项目目标的基础条件，其好坏对于能否取得项目的成功具有最直接的影响。

典型的项目组织形式有以下3种。

①树型组织。它是指从最高管理层到最低管理层按系统以树型展开的方式建立的组织形式，包括直线制、职能制、直线职能制、纯项目型组织等。它当前的发展趋势是树型组织El趋扁平化。

②矩阵型组织。矩阵型组织是现代大型项目管理应用最广泛的组织形式，要按职能原则和对象原则结合起来使用，形成一个矩阵结构，使同一个项目的工作人员既参加原职能部门的工作，又参加项目组的工作。矩阵型组织是目前最为典型的项目组织形式。

③网络型组织。网络型组织是未来企业和项目的一种组织形式，它立足于以一个或多或少固定连接的业务关系网络为基础的小单位的联合。它以组织成员间纵横交错的联系代替了传统的一维或二维联系，采用平面性和柔和组织体制的新概念，形成了充分分析与加强横向联系的网络结构。

对于不同的出版企业来说，要根据本单位的实际情况采取不同的组织形式，以保证达到最好的组织效果。通常，对于涉及部门不多的小型项目采用树型组织；若是项目较大、较复杂则采用矩阵型组织；若是出版企业同时要实施的项目很多，应采用网络型组织。

3.项目时间管理

在市场经济条件下，时间就是金钱，效率就是生命。一个项目能否在预定的时间内完成，是项目最为重要的问题之一，也是项目时间管理的目标之一。要有效地管理好项目完成时间，最重要的是找出项目的关键路径（CPM），即计算出项目各项工作的最早、最迟开始和结束时间，以此来分析每一工作相对紧迫程度和工作的重要程度。关键路径上的任何工作都不能拖延工期，否则会使整个项目的进度减缓。

对于出版企业来说，时间管理更是尤为重要的。例如，选题完成得越早、图书上市得越快，同类书也许就越少，市场竞争力可能就越大。而且，随着出版单位转制的完成，出版市场的竞争势必会愈加激烈，要在其中占有一席之地，就必须努力提高自身的生产效率，把出版所需的时间控制在计划范围之内。

4.项目成本管理

项目成本管理主要是在批准的预算成本下，确保项目保质、按期完成。通常用挣值法来对成本进行控制。挣值法通过测量和计算已完成的工作的预算费用（BCWP）与已完成工作的实际费用（ACWP）和计划工作的预算费用（BCWS），得到有关计划实施的进度和费用偏差，从而判断实际是否与计划有偏差。

挣值法的评价指标包括以下几个方面。

1）费用偏差CV=BCWP-ACWP。若CV>0，表示实际消耗人工或费用低于预算值，即有节余或效率高；若CV<0，表示实际消耗人工或费用超过预算值，即出现超支；若CV=0，表示项目按计划执行。

2）进度偏差SV=BCWP-BCWS。若SV>0，表明进度提前；若SV<0，表示进度延误；若SV=0，表明进度按计划执行。

3）费用执行偏差CPI=BCWP/ACWP。若CPI>1，表明项目实际费用低于预算费用；若CPI<1，表明实际费用高于预算费用；若CPI=1，表明项目费用按计划进行。

4）进度执行偏差SPI=BCWP/BCWS。若SPI>1，表明项目进度提前；若SPI<1，表明项目进度延误；若SPI=1，表明实际进度与计划进度相符。

5.項目质量管理

项目质量管理的范畴包括“决定质量政策、目标和责任的全面管理职能的所有活动，以及通过各种方法，使这些活动实施”。在出版企业中，项目质量管理就是如何保证图书的质量，如编校质量、印刷质量，装帧质量等，以及如何保证图书的最终出版。保证出版的图书能满足读者的要求、满足市场的要求，就是质量管理的目的。

用于项目质量管理的方法有许多，如帕累托法、因果图法、散布图法等。

在质量管理的初期多用因果图法分析质量问题，如图1所示。

帕雷托图法（见图2）多用于找出可能造成质量问题的主要因素，对其进行控制，以提高产品的质量。它的分析的原则是“仅仅20%的要素造成了80%的质量问题”。图中左纵坐标是某种因素发生的次数，右纵坐标是某种因素发生的累计频率。横坐标是各种影响因素，按其影响质量的程度大小，从右向左排。

三、结束语

要增强已经转制的出版企业的竞争力，引入项目管理技术是非常必要的。利用项目管理技术，可以使读者对出版企业的满意度增加（图书能尽量满足市场需求）。不论你是自己项目的顾客（例如改善办公条件），还是执行项目由国家资助 （国家资助出版项目），高质量地按时在预算内完成项目，都会使出版企业产生一种极大的满足感，并能增强自信，以更积极的态度投入到工作中去，这势必会提高出版企业的工作效率，增强企业的竞争力，使出版企业在市场竞争中处于越来越有利的地位。