联合办公的社区构建研究

(华东理工大学艺术设计与传媒学院 上海 200237)

联合办公的社区构建研究

赵璟涵

(华东理工大学艺术设计与传媒学院上海200237)

联合办公作为创新的工作社区,为创新的过程提供了一个平台,允许不同的参与者进行有效沟通、分享知识和合作，从而形成独特的社区情感、社区原则与社区文化。本文结合用户需求总结出联合办公社区建立的必要性与可能性，致力通过建立联合办公社区为工作者提供一个更多交流、支持与发展的和谐工作环境。

联合办公；社区；合作

“圆”将人内部的原始意向向外部投射出具体化形式，人类社会的一切都可以成为心灵整体的象征，并且影响进入或生活在其中的人们。

一、联合办公用户需求分析

联合办公空间用户的需求主要分为办公、社交、合作与休闲四个需求。

(一)办公需求。联合办公的办公区主要分为开放办公区域与独立办公区。开放办公区多以长排的工位出现来节约空间。开放办公桌适合自由职业者或对私密性要求不高的初创团队，当然也适合希望能追求合作与交流的工作者。除了办公桌的基础需求外，会议室也是办公者的重要需求之一。会议室是团队合作，交流想法，推动创新的重要场所。联合办公空间主要服务人群定位为创业团队、自由职业者，以及一部分企业的雇员，不同的工作者对于会议室都有不同的需求。

(二)社交需求。工作用户为了减少工作的单调，增加社交往往会前往类似咖啡店的地方，然而这些空间常喧哗并且缺乏隐私。尽管咖啡店拥有提供社交场所的明确功能，但也只能提供有限的社交活动。所以在会员制的联合办公空间开始提供与不同人交流的开放空间。对于联合办公空间，工作用户不仅仅需要办公与休息，更需要休闲交流区来促进不同用户之间的交流。相对于正常严肃的、正式的会议来说，非正式的、轻松的简单交流更可以促进用户之间的沟通，拓展思维，促进建立创新的社区环境。

(三)合作需求。联合办公空间与传统办公空间不同之处就是，除了提供基础的服务之外，还有专人负责空间的运营，团队协调以及资源整合。这些人不仅仅是空间的管理者，也是空间服务的提供者。在空间中，这些管理者需要主动提供场所或者活动，让工作用户参与其中，获得相互了解的机会。当然，联合办公社区需要展览区域来为用户寻求合作交流的机会。合作可分为联合办公空间平台和入驻团队展示两个层面，是宣传、吸引投资的重要方面。平台展示通常位于前厅或空间内部主要交通流线等。

(四)休闲需求。联合办公空间通常会在公共活动区域结合休闲交流空间设置一定的休闲办公空间，如开放长桌、私密卡座等，为入驻团队员工提供了多样的办公环境选择，同时也为没有租赁固定工位的会员及在不同城市联合办公场区之间移动办公的流动办公者提供了临时的办公场所。而在社区型的联合办公空间中，这些休闲空间则具备有更多可能性，从简单的休息到交流，最后促成合作。

假设在家中或者办公室中可以轻易的创造出一个办公场所，或者咖啡馆或共享办公工作可以提供一个轻松的办公环境，那么社区型联合办公则是提供了一种除了代替工作空间，更是提供了一种气氛、精神、生活方式的社区。虽然随着新的通信和计算机技术发明，远程办公也成为新的办公选择，这些工具可以促进信息共享，减少旅行时间和费用，他们还无法取代人与人面对的交流所产生的化学反应。面对面的互动需要一个共同的文化根基与兴趣取向，这是其他工具无法取代的。

二、社区的定义

《中国大百科全书》中对社区 (Community)的定义为：通常指以一定地理区域为基础的社会群体。它至少包括以下特征：有一定的地理区域，有一定数量的人口，成员之间有共同的意识和利益，具有强烈的归属感，彼此亲密无间并有着较密切的社会交往。地域空间包含特定的地理位置和地域空间范围，包括地理环境、公共设施等。同时，社区由“一定的、具有某种互动关系和共同地缘文化的、 有秩序的、有感情的人群进行一定的社会活动的地域空问”,“它是具有共同利益的居民的结合，重视人和人的相互交往和互动。这种相互联系，是一种资源的配置过程，也是一种民众参与的过程”。社区成员通过社区进行共同的生产与生活，并产生共同利益为基础的社会关系，逐渐形成共同拥有的群体意识，表现为情感、凝聚力与归属感，在此基础上形成共同的价值观，并进化为社区文化与社区规范。

除此之外，社区一词被广泛应用于社会之中，形成基于文化、身份与利益等的群体，例如少数民族聚集区或特殊需求等。一般来说，社区的主要作用是影响人们的生活，帮助人们提高生活质量，简单来说就是协助人们通过集体行动达到不断进步的结果。而在联合办公中工作的用户以及想要寻求合作的外部用户，则需要在联合办公空间这个平台中，通过个体资源的共享以及社区的建立来形成多样的社交网络，促进人与人之间的联系和新项目的合作。尽管联合办公建立在工作的基础上，但是除了工作，其中的用户可能会寻求休闲以及社交文化等其他需求。因此在这个联合办公空间中，用户的自由选择与以休闲、合作为目标的社区组织，则是可以进一步推动创造力的关键。

三、 社区型联合办公与社区用户

在联合办公中入驻大量的创业团队与自由职业者，大约占80%，而企业用户则占20%。而创业的行为指的是识别、抓住和利用一切机会，取得事业上以及经济上的成功。而在创业初期，或者寻找项目时，他们可以利用联合办公中的基础设施与公共社会空间。有研究表明，由于缺乏资源与信息，小型企业与创业团队往往向消极的方向发展。而联合办公中，用户源于自由合作、价值观的社区则可以帮助解决这些问题。

(一)用户自我归属感

自我归属感是用户自我与群体之间的重要联系纽带。传统的办公室不同的是，在联合办公空间中工作的人们不具备直接的竞争或者办公室政治，他们可以将通过自我的需求去寻求合作与交流，使得自我的身份定义更明确。而拥有该种身份定义则可以使得他们在社区中更加独特。其次，普通联合办公不同的是，通过社区的建立，可以形成一种办公文化，一种氛围，不同的社区用户可以用自我独特的专业技能来帮助其他社区成员。这一些都建立在和谐社区与社区社交网络成立的基础上。当然，一个最重要的建立社区型办公场所的原因是共同的目标。社区的建立除了更好的合作与交流，促进可持续，更重要的是，其中的人也成为社区的一部分，即使他只是一个人在工作，他也绝对不孤单，他也是维持这个空间运作的一部分。

(二)用户社区身份

每个人都有自我的身份、能力与特点，除此之外还有一个社会身份，大多数人在不同的时间地点都有不同的社会身份，而在特定的条件下，这个身份将管理用户个人。

在联合办公中，用户会在自己愿意的情况下进行社交活动，成员可以选择在何时、何地与何人进行互动。有时在咖啡馆，有时在图书馆，有时想要读出思考，而作为联合办公社区，则要为用户提供这些可能性以促进交流与发展。用户在联合办公空间中工作，将会被无数的外部力量包围，而用户也对这些力量进行有限制的选择。这些力量构成以个有层次的网络结构，离个体最近的是地理位置、年龄、行业等，中层网络是价值观、文化与规范等，最外层的包括媒介、信仰等。而用户的个人身份就在这个结构中不断变化。这种身份就是对自我所扮演角色的一种认同，而在联合办公空间中工作的人往往具有多重身份或者身份重叠的特点。这种身份的存在将会直接转变为联合办公空间中社区成立的基础。

四、 联合办公空间社区的构建

(一) 社区情感

国外的社会科学家们长期以来一直关注办公社区，并且取得了一些明确的共识。Gusfiel早在1975年就明确的区别出地理性、功能性、结构性社区和人际关系社区。有学者提出，传统的工作组织形式的官僚性质限制了真正的办公内的公共人际关系的形成。但是越来越多的研究者采取了更多的方法，专注于办公社区服务的功能性，包括知识的共享和创新例如社区内的合作与实践以及在线社区等。在这里，社区不仅仅是一个除了以社会关系连接为目的的物理空间。办公社区可以被定义为一群不同的人聚在一起共同讨论、决策、分享经验的社区，并且由在其中的工作人员定义这个社区的属性。在这里，办公社区并不只是人与人之间的关系的建立，而是其中的人共同合作、完成创新的空间。

在创建办公社区时，必须了解用户与社区建立关系的四个情感特性：成员归属感；影响力；聚集力；情感联系。

成员归属感是对空间的认同。影响力是一种双向的成员和社区之间的关系。聚集力是用户可以通过不同用户和社区得到所需的资源。最后,情感联系是通过积极的互动和合作的结果。办公社区的建立可以改善用户的心理健康，同时满足人类的情感需求，真正的社区共同体会使得用户拥有更具意义的工作和生活。工作社区的建立也可以影响员工的敬业程度、工作满意度和工作效率。

(二)建立社区原则

联合办公社区不仅意味着一个共享空间的工作场所，同时在其中的工作者也拥有共同的目标、兴趣和态度。在工作上要创建互动的社区是极具重要性，但也是极困难的。形成联合办公社区工作的主要目的之一是创造专业的社会网络，帮助工作者合作成功。社区想要成功需要空间与用户之间应具备三种相关互动，以促进社区文化的形成：共同目标，交流，合作与参与。

(三) 社区文化

社区文化也是塑造社区的重要部分。社区文化是人类文化形成的一种特殊形态，对社区文化分有广义和狭义两种理解。广义的理解是指人们在长期生活中所创造、使用的总和。在这里，社区文化可以简单地定义为是某一区域内人们居住所形成的生活方式，也可以是民族的物质、象征、社会和精神的总和。狭义的理解则是指社区在长期生产实践中逐渐形成和发展起来的传统、信仰、价值观、生活方式、行为模式、群体心理和意识等一系列精神现象的总和。社区内的用户对于社区内部文化的认同也将在内部不断传承。

建构主义代表温特(Alexander Wendt)认为，人类关系的结构主要是由共同观念(shared ideas)，即文化认同决定的，而不是由物质力量决定的。社区文化不仅可以增强联合办公内部用户的沟通，还可以通过不断的交流互相影响对方的工作方式。由此培养和激发内部用户的群体认同意识。社区文化不仅反映办公社区发展的程度，而且也可以使得每个社区都可以具备不同的特点与形态。

创邑space华山路办公室开展艺术交流活动

创邑space华山路办公室，将办公空间定义为设计与艺术的主题，在空间中工作的大部分为设计师、艺术行业从业者与外国自由职业者等。由于其极具设计感的空间属性，以及工作用户性质的选择，注定营造设计感、自由化的社区。除此之外，创邑space还积极创办艺术类的讲座与活动。并运用线上的艺术社群，与线下的活动相结合，吸引更多的艺术行业工作者加入这个社区。

如此，当具有相似或相近行为模式与工作方式的人们聚集在一起时，更容易产生高度统一的社区文化与社区精神。这都会给社区带来源源不尽的社区活力与生命力。 对于社区文化以及社区精神的认同是出于一种对自我的认同。社区文化的存在是印证了社区内部用户精神与工作意义的存在，将内部体现于外在。如果否定了社区文化，那么社区用户的存在价值就无法得到认证。

五、总结

社区的建立不仅可以促进联合办公空间中的合作更加频繁、密切与多样化，也可以促进用户的忠诚度和稳定性。由于社区的建立，联合办公将会具有独特的不可复制的特点，这对于维持空间的持续创造力与人才吸引力以及共同进步有着不可替代的影响。

[1]李文婷.国外社区化办公空间的功能和意义[D].武汉理工大学硕士学位论文,2007.

[2]陈绍禹,于慧珠,吴静等. 联合办公空间的使用需求分析[J].家具与室内装饰,2017,(1).

[3]陈美萍.共同体(Community):一个社会学话语的演变[N].南通大学学报,2009 (1).

赵璟涵(1993-)，女，汉，浙江人，在读研究生，华东理工大学，研究方向工业设计工程。