风险防控方法在档案信息化管理的对策

赵志军

【摘要】：机关事业单位的档案管理是一项不可或缺的重要基础性工作。档案管理发展的必然趋势就是档案的信息化建设管理，也是推动现阶段档案管理状况的必然选择。大力发展档案信息化管理建设，可以最大程度的减少人力资源投入，在同等工作需求之下，可以大大提高档案管理的服务质量和工作能效。

【关键词】：企业档案；信息化建设；对策

【引言】：大数据时代背景下，信息成为企业发展的重要战略资源，面对错综复杂的市场竞争，企业对各类信息资源开发利用的能力就显得至关重要。档案，作为企业各类信息资源的载体，其潜在利用价值不容忽视，因此大数据时代对企业档案的管理工作也提出了更高的要求。

1、档案信息化建设发展现状

近年来，各类企业在档案信息化建设方面取得了显著成绩，主要表现在：（1）广泛开展档案信息化建设的探索和实践。近几年，信息技术的快速发展，传统的档案管理模式亟待改革，各单位纷纷对档案信息化建设工作进行了规划、部署和实施。随着档案管理系统的搭建，很多企业实现了内部资源共享，大多单位建立了与公司内部OA等系统的接口管理，实现了对电子文档的实时捕获；（2）档案信息化环境得到改善。随着国家对档案工作建设力度的强化，大数据概念的引入，各单位档案信息化建设的意识得以加强，在档案信息化建设方面的投入不断加大，档案收集范围更加广泛，档案信息资源结构进一步优化，档案信息化的基础建设得到巩固。

2、目前档案信息化建设存在的主要问题

2.1信息档案残余风险

随着互联网計算机的普及发展，我们已经步入信息化社会。对于一些企业或市政府的档案信息管理逐渐地朝着数字化发展。这种管理更加简单方便，但也存在着很大的威胁。科技很发达，但也不能消除这些危险因素。档案的信息化数字化既带来了方便也存在安全隐患。很多时候我们已经采取的保护措施，但不能避免危险情况的发生。但是，对于档案信息的管理还是要朝着数字化前行，要在这个过程中规避风险，进行风险防控。

2.2档案信息系统缺乏标准

档案进行信息化建设的时候，在选择信息系统时受到了部门和资金的限制，各单位目前的档案管理原件格式五花八门，因业务的不同，文秘水平的差异以及对档案文书理解上的不一致，导致同类的档案格式也不能整齐划一，所以软件的数据标准和设计方向上无法实现统一处理。因此录入系统的档案数据很难摆脱所在软件的限制进行资源的整合，这就直接地影响了信息的交互，数据的共享。与此同时，各单位之间对档案信息的安保措施不同，导致各单位之间信息资源没有办法进行统一的管理。各单位档案部门之间想要进行信息的叠加和归档也就存在着很多的问题，造成了档案信息化管理建设难上加难的局面。

2.3基础设施不齐全

实现档案管理信息化的前提是基础设施的完善，并加大对基础设施的资金、人力、物力等各方面的投入力度，进而确保档案管理工作的顺利开展。虽然现代化信息设备和技术有其自身的优势，但是同样存在一些问题。比如计算机一旦出现病毒，或者没有提前将档案信息进行备份，硬盘损坏之后，就会直接造成档案信息的丢失。另外，部分高校档案管理人员缺乏对计算机缺乏正确的认知，没有及时对计算机软件展开维护与升级，这样不仅会影响档案信息的完整性，还会造成档案信息的泄露，进而影响其安全性。

3、信息化建设路径

3.1创新档案管理制度

档案管理部门应结合本单位档案资源利用的实际情况和大数据时代背景，准确把握本企业业务发展的脉搏，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》的精神，运用创新思维，制定适应信息化建设的档案管理制度，进一步健全完善档案管理业务流程和技术规范，以确保电子文件和电子档案的安全性与完整性；同时应在遵守国家标准规范的基础上，建立内部档案信息化标准体系，如：档案管理软、硬件实施标准，档案数字化加工标准，档案数据整理、保管、服务标准等，为档案信息化建设的有序化操作、档案数据的规范化管理和档案服务做支撑。

3.2要做好档案信息系统的管理调研

档案信息管理的工作要符合信息化管理的规范。有很多地方的档案管理制度已经不适合信息化的管理，对于管理制度要随着时代的变化而改进。拟定新的制度需要考虑到多个方面，涉及到部门很多，以及人员内部的管理，分属不同的部门，由于信息比较分散，所以给新制度的拟定带来很大的困难。有时原本的管理制度已经深入人心，想要改变更加困难。管理档案的人员把侧重点放在纸制的档案上，所以很多时候改动文书档案不会在电子档案中有记录，这样制度管理就没有改进的意义。这个问题得不到解决，这会影响整体的文件处理。所以在制定新的管理规范时，要把这一点重视起来，无论是电子还是纸制的档案都要符合信息化的管理规范。

3.3完善档案信息化建设技术支持和资金保证

要完成档案信息化建设从根本上来说，对技术设备以及相关软件和硬件的要求较高。工作进展的深度越深，对资金的储备要求也就越高，只有充足的资金储备才能保证技术的顺利执行，才能保障单位档案信息化进程中所需设备的正常运行，保护档案数据的完整性。第一步，提高档案管理工作的技术含量，信息化所需的技术设备在数量和质量上要有保障。解决机关事业单位设备落后所造成的信息化建设管理进程缓慢的问题，开设专项资金用于信息化档案建设管理设备配置。第二步，完善和建设基础档案信息化管理设施，并及时进行升级和维护，保证系统的平稳使用。第三步，增强档案信息化管理的安全意识。档案管理从传统到数字化的改变，其所存在的安全风险也随之得到了极大上升，所以单位需要对信息系统进行充分必要的安全防护，强化档案信息的安防措施，提高档案信息的安防等级，降低档案管理的风险，使得档案中的数据信息万无一失。

结束语

综上所述，我们可以知道，信息化社会有利也有弊，给档案的管理带来了巨大的挑战。要改变传统的档案管理方式，积极地进行风险预测，认识到信息化档案管理的优点。还要加强信息管理，减少安全隐患。无论是政府和企业，在进行信息管理之前，都应该有一个全面的认识，深入了解内部存在的问题，这样才能让我们国家的档案信息化管理，更加的安全，并可持续的发展。

【参考文献】：

[1]闫伟荣.刍议档案管理信息化中的信息安全[J].决策与信息（中旬刊），2014，（8）：120-120.

[2]李兰兰.大数据时代档案信息化管理工作的几点思考[J].科技展望，2016，（6）：214.