ERP环境下高校后勤财务管理思考

熊娜+康志红+王秋娜+田映红

[摘 要] 随着现代信息技术的不断发展和对企业数据价值的深度挖掘及应用，为高校财务管理提出了新要求。ERP信息技术的发展，使传统财务管理模式向集成ERP信息化财务管理模式转变。推进财务ERP信息管理建设，不仅有助于单位内部财务管理和资金监控，提高资金使用效率，还能有效加强单位内部风险控制，降低成本，提高工作效率。因此，单位必须顺应形势，大力推进财务管理ERP信息化发展，进行单位流程再造，由财务管理信息化促进单位管理信息化发展，以此带动单位管理水平提高，实现单位治理能力和治理体系现代化。文章以云南省某高效后勤信息化建设为基础，探讨了ERP环境下高校后勤财务管理建设。

[关键词] ERP；财务管理；业务流程再造；内部控制；信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 23. 039

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）23- 0065- 04

1 ERP的概念、作用、意义

ERP是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，对企业资源进行有效共享与利用的系统。ERP通过信息系统对数据进行充分整理、有效传递，使企业的资源在购、存、产、销、人、财、物等各个方面能够得到合理地配置与利用。ERP是借助信息技术，以财务为核心，实现单位信息资源共享，支撑企业精细化管理和规范化运行的管理信息系统。ERP在系统设计中可集成更多的管理思想和理念，让企业提高管理水平。

数据，被称为未来新能源，王建国说：“它是人类第一次自己创造的能源”。美国著名的未来学家阿尔温·托夫勒曾经预言：“电脑网络的建立与普及将彻底地改变人类的生存和生活的模式，而控制与掌握的人就是人类未来命运的主宰。谁掌握了数据信息，控制了网络，谁将拥有整个世界”。

随着高校学校规模的不断扩大和多校区办学的格局，原有的财务管理、软件运行模式无法满足现代单位财务精细化管理、成本核算、内部控制和优质财务服务的需求。如何使财务与单位业务ERP信息系统集成一体，实现单位采购、生产、销售、人、财、物等系统ERP集成和信息共享，构建完整的单位内控ERP信息管理系统；如何建立单位各项事务规范化、标准化、流程化、数字化、精细化的管理模式；如何提高治理能力和治理体系现代化等一系列问题，对财务管理提出了更高和更新的要求，财务人员不仅要成为单位发展过程的跟随者、观察家，更要成为单位发展的的引领者、战略家。因此，必须实现从核算会计到管理会计的转变，充分运用计算机技术和先进的财务信息管理系统，将单位的财务和业务更多的融合，通过对信息数据进行分析统计，加强成本核算，进一步降低成本，防范风险，加强内控，提高效率和效益，提升管理能力和水平，进而提高生产力，实现单位可持续发展。

2 信息时代高校财务管理存在的主要问题

2.1 传统财务管理制约业务部门信息数据需求

电算化软件在财务部门使用，仅仅用于对过去或现在的核算主体的财务活动进行反应和监督，财务信息成为各部门信息的来源，但提供的基础数据是浅层次的，无法满足管理者的需求。在数据信息时代对财务管理提出了新的要求，高校后勤经济活动预测和分析不仅需要大量的数据搜集，还需要对数据进行深层次的挖掘、整理；业务部门的经济事项无法通过网络相互制约，有效监督、控制。因此，财务信息的质量、数量，仅靠财务软件是不够的，业务部门必须运用ERP信息，将其延伸到单位经营和管理的各个方面，实现业务与财务信息统一、协同。通过业务流程建设与IT技术相结合，以此达到会计信息系统不再是独立的、封闭的，实现会计和业务一体化，让核算从事后静态核算转变为事中的动态监督、核算。

2.2 无法实现部门之间信息资源共享

业务部门虽然配备了计算机，但各项工作还停留在“Word”文档上，没有或者很少直接利用计算机加工、处理信息，更不能与相关财务进行ERP信息传递、共享及利用。高校后勤涉及的行业多样化，整个单位内部又是一个统一不可分割的整体，沿用以前的管理方式，要管理好单位的人、财、物是一件非常困难的事情，财务管理是对整个单位人、财、物的管理，光靠信息传递、加工是达不到管理要求的。

2.3 部门内部管理水平无法提高、规范

各部门管理者大多采用手工台账对自己所负责的事项进行管理。如食堂采购需要手工报送采购计划，采购组进行手工统计汇总，采购过程中有数量或物资的调整，采购得按实际采购品种、数量、价格重新并分别制单，再由各食堂按实际验收，才能进行报销，此过程中需要多次手工记录统计，重复劳动、反复核对，且容易出错；其次，要做采购价格统计分析，同期的物资采购价格变化规律时，就得查原始记录凭证，用大量人力去统计分析，可想而知其难度和工作量是非常大的。时间精力都耗费在了日常事务的处理上。怎样在多校区、多食堂管理的诸多流程中，通过统一管理，严格各项标准，在流程化、数字化、精细化、高效率方面运行通畅，把管理中诸多繁杂的事务置于有效的动态监管之下，并且把不断累积的大量数据转化为可分析、可追溯的资源，智能地分析和测算经营情况，以便更科学超前地做出計划，规划好未来经营中的每个环节、步骤和营业状态。工作量大、重复劳动多、劳动强度大的工作实现，不仅会使管理工作效率低，而且准确性、可靠性低，查阅困难，准确性差，很难适应高水平管理的需求。要求管理者必须改变陈旧的工作方式，提高管理效率，提升服务质量，更好的服务于学校。

2.4 财务内部控制制度无法实现

内部控制制度制定需要贯彻落实，但由于各项工作的独立、分散，兼管起来需要耗费大量的人力。如维修库房物料的领用与报修、维修、派工之间无法实现有效的监督管理措施。即报修处置与工单是否派送、发料与工单衔接、工单与验收、结算等等，这些彼此都需是要监管的内容，用人工进行管控那是达不到目的的；另外，车辆单车成本核算，即一人一卡一车，对日常发生的人员费用、公里、油耗、过路费、停车费、维修费、养路费等进行监管，很难管控好费用的去向，单车成本的准确性，核算出车辆每公里的运行成本。

2.5 企业规模受制约，效率低

流程不能携同，财务管理提供数据受阻，重复劳动加大了工作量。如：人员成本费用，一个部门人力成本约占整个部门成本费用的40%，做好人力成本控制也至关重要。因此，在日常管理中单位人事与财务要管理好四五百人，岗位设置、试用、聘用、工资的报送、发放、解聘都需要统一管理、统一审核、监督。从录用新员工需提交申请报人事备案；工资发放，需人事，财务审核；工资考核项目多，电子表易错；校区多，审批时间长；为便于日后统计，财务需要重新对工资发放及项目重新规范录入增加了工作量，易错、核对工作量大，整个工资从填报到发放、财务做账时间长达半个月，70%的工作都集中在财务人员专职完成。由于没有集成数据，员工也不方便查询工资发放情况。

2.6 财务审批受制服务范围

校园规模扩大，多校区办学招生规模的扩大给单位各项服务体系增加了更多的压力，多校区办公给管理者开展各项工作带来了难度，不能及时处理日常业务。原有纸质报送审批制度，已经满足不了管理需求。

3 ERP环境下财务管理对策

ERP通过信息系统，以财务为核心对业务流程数据进行充分再造、整理、有效传递，使企业的资源在购、存、产、销、人、财、物等各个方面能够得到合理地配置与利用。实现单位信息资源共享，支撑企业精细化管理和规范化运行的管理信息系统，从而实现单位经营效率的提高。

3.1 ERP信息系统的建设实现了财务与业务流程的统一，让内控制度信息化管理

将中心的人、财、物，经济事项、规章制度、业务流程与核算固化到信息系统中，从而管控各个流程风险，通过相互制约，有效监督、提高核算的质量。

实现了单车成本核算的准确性，每天每月驾驶员都可以查询到自己车辆目前所产生的费用；部门从采购计划提交、采购完成、验收入库、审核报账。物资出库领用核算到各个班组、人员，流程都非常清晰，各岗位人员各行其责。方便各部门对所购物资明细查询、管理。例如该校需要统计2015年1-5月白菜采购价格，以前无法做到，现在通过系统查询进行统计分析，就可以对物价涨幅、部门运行成本进行准确分析；部门也可根据市场涨幅情况调整菜品，做到物美价廉满足广大师生需求，也为下一步各高校农校对接数字信息采购平台奠定了基础，方便了部门管理，也给财务监管理提供了依据。图1为2017年3月-6月30日餐饮白菜采购价格情况，横标数字表示月份、竖标表示单位，通过汇总分析本阶段白菜均价为1.42元。图2为维修组派工单报修人、验收人、材料、结算都一一对应。

3.2 实现了后勤科学、规范管理的目标，提高了工作效率。

改变了人工重复劳动多、可靠性低，获取信息慢，查阅困难，准确性差，适应了高水平管理的需求；实现了部门之间资源共享，有效管理好单位的人、财、物；网上报修、学生住宿、缴费信息化管理得到全校师生的一致好评，服务范围不断扩大，不仅做好校内服务保障，也得到社会效益。再如通过人事数据系统的建立，单位人员都纳入ERP管理，从员工录用，人事审核，部门考核、导入社保、个税、发放工资，财务人员的工作量由原来的70%降到10%，数据从造表，提交、审核一次生成在系统中。这样可以做到：使部门人员在可控制范围；降低了财务人力成本；规范了部门工资管理；方便所有员工自行查询工资；提高了部门工作效率；工資报表的数据生成给人力成本管理提供了依据；人事、财务信息的统一为人事档案管理奠定了基础；也为单位人事管理、考核，工资增长提供了决策依据。

图3为后勤中心工资统一为基本工资、工龄工资、绩效工资，前二项内容中心核定，绩效工资根据部门考核内容自行制定标准，但总额不超核定，既体现统一性，又表现各部门的特殊性。

3.3 增强了财务控制手段的多样性、灵活性、高效性

从采购计划、验收、入库、库房管理、领用、固定资产管理、低值易耗品管理、审批、报帐审核、工资报送等流程，实现单位业务、会计、信息流程各内控流程数据集成。通过经济业务内在联系实现了相互控制的目的，形成了系统的全面控制体系。单位数据系统标准化、管理方法的科学化、管理数据的精确化、管理效果的最优化，让单位管理成为典范。

数据信息化建设与单位内部控制制度相结合把单位各项经济业务流程融入到信息化建设中，保证了各项经营业务的开展，为管理层提供了更为准确、完整及时的信息，科学管理模式。改变了传统以编制财务报表为目标，只记录符合会计事项定义的单位业务事项，忽略了现代单位对信息要求更全面广泛、多元化，而不是仅重视对已发生经济交易或事项的信息反映。

3.4 提高了整个后勤职工的管理水平

对于财务管理工作来说ERP将财务人员领入一个全新空间，改变了财务人员对会计信息的搜集和处理方式，实现了核算会计到管理会计的转变；财务人员要不断学习、将新时代管理理念、科学合理的管理技术与IT技术紧密联系起来，从而达到财务专业知识与单位最新经营管理理念高度融合，利用它来解决实际中的业务问题提高了财务人员的整体素质；要求财务人员既要具备专业财务知识，又要熟练掌握计算网络技术对财务软件的利用，促进财务人员协助整个单位经营管理。

部门业务人员从原来写字都很困难的采购员，现在能熟练运用系统报销自购物资，提交使用人验收。后勤职工全程参与，凡有涉及业务发生的人员都需要进系统进行操作，经过反复的培训大家现在都能很熟练运用系统了，从原来的报怨到现在没有系统就无法办公。

该高校后勤通过ERP系统建设，提高、规范部门内部管理水平，达到让经营中的诸多事务置于动态监管，变成可分析、可追溯的状态；实现财务管理与业务管理协同，把单位内控管理目标及流程，更全面系统地融入到数据信息管理平台中，通过各业务实现自控预警，给单位带来真正的价值及效益，真正做到信息、业务、政务公开，起到信息共享、业务监督、审批专一的作用，建立后勤各项事务规范化、标准化、流程化、数字化、精细化的管理模式，该校后勤ERP信息管理平台建设获2016年中国教育后勤信息化建设先进单位； ERP系统提高了服务水平、服务质量，提高资产营运效率， 最终满足当前高等教育对后勤保障提出的高水平要求，为学校建设发展提供坚强的后勤保障。图4为后勤ERP系统首页界面。

主要参考文献

[1]冷继波.ERP环境下的企业内部控制[J].经济研究导刊，2011（18）：29-30.

[2]王珍.财务管理信息化的建立与应用[J].财政与监督，2009（6）：12-13.

[3]廖吉林，刘建一.论企业信息化建设中的业务流程重构问题[J].技术经济与管理研究，2009（3）：48-50.

[4]李储君.论高校单位管理信息化建设在服务质量和水平上的提升作用[J].通化师范学院学报，2007，28（6）：104-107.