业主方建设工程档案管理策略研究

郭志东 ， 刘乃斌 （天津蓟州城投公司，天津 蓟县 301900）

0 前言

建设工程档案是工程建设活动的真实反映，是城市建设痕迹追溯管理的原始凭证和信息资料，对城市管理发挥着重要的索引考证作用。当前，随着国家法制的不断健全和基建程序管理的日趋完善，各级政府对工程建设档案的要求日益提高，建设工程档案在规划、设计、验收、审计、仲裁等社会治理活动中发挥作用的范围日益广阔，因而不断加强建设工程档案管理已成为国家行业管理和社会治理的重要内容。作为业主投资方而言，建设工程档案涵盖了立项、许可、设计、招投标、合同签订、实施、竣工验收、结算、决算等工程建设管理的全过程，是进行城市规划和管理的重要基础资料，容不得半点差错和些许错误，因此也就要求业主单位必须及时准确的做好工程建设档案归卷保管工作，以档案资料的完整准确性促进城市管理水平的稳步提升。

1 建设工程档案管理的重要意义

对建设单位而言，工程建设档案管理的重要意义主要体现在如下几个方面。

①履职行为的痕迹。业主在工程建设过程中属于投资主体和管理主体的主责地位，对建设行为的公平性、合理性、合法性负有责无旁贷的监督和管理责任，而工程建设档案则忠实记录了这种责任性履行的全过程和主要环节，对提高建设单位履职干事行为的安全性提供了法律性文件保障，从而成为业主履职活动的痕迹性载体，具有重要的载体保护作用。

②管控行动的依据。业主在工程建设过程中承担着质量、安全、进度、环保、信息等全方位的管理工作，对档案形成过程中的资料进行检查是业主开展工作的重要抓手。通过资料记录中发现的质量检测频率不够、安全应急预案不齐、环保措施不力、形象进度滞后等问题，业主可以及时下达整改指令并督促相关单位予以着进一步整改完善，从而有效提高建设过程控制的有效性和科学性。可以说，过程资料的检查，为建设单位提供了科学的管控行为依据，提高了业主履行管理职权的效率，发挥了积极的管理促动作用。

③产权归属的凭证。按照“谁投资，谁受益”的原则，建设单位是所投资项目的法定产权主体。而证明这一产权主体属性的唯一凭证就是这一具有法定效力的建设工程档案资料。通过档案中立项批复及投资契约文件的记载，可以充分证明建设单位投资行为的合法性和效力性；通过设计、招标、施工全过程档案的完整记录，可以清晰反映业主投资建设的全过程，从而在工程建设依据及投资行为过程上确立了工程产权归属的法律依据，成为建设单位拥有工程产权的重要凭证。

④接收监督的证据。建设工程行为的开展必须接收建议、审计、土地、规划、环保、安全等不同职能部门的行业监管和专业化监督，而接收监督的最重要、最直接的成果文件就是建设工程档案的忠实记录文件。无论是土地规划的审核确认，还是质量监督、安全监督的备案审核，工程档案中的前期程序资料都如实记录了行政部门受理监督的法律行为，而建设过程资料则充分证明了建设行为严格按照国家建设标准来推进实施，为监督部门依法判定建设行为的合法性、可靠性提供了翔实的证明材料。从而使建设工程档案具有了提供监督佐证作用的重要功能。

2 建设工程档案管理的原则

建设工程档案管理是一项系统性很强的专业化工作，离不开强有力的工作原则指导。就业主档案管理工作而言，主要具有如下工作原则。

①保密性原则。建设工程档案中内含丰富的创新工艺、地理信息、规划数据，具有极高的技术价值和资源信息价值，是建设单位和政府部门极其宝贵的机密性资料，不允许有丝毫外泄和发布，具有高度的保密性要求。因而建设单位必须秉持保密性原则开展好档案管理工作，严守档案秘密，遵守保密纪律，确保政府对国家资源信息的绝对管控。

②及时性原则。建设工程档案管理有严格的时限性要求。按照档案法的要求，建设工程资料必须随着工序环节的实施同步完成施工资料的记录，在合理的归档整理期必须完成档案的组卷建档、移交接管工作，而不能逾越时限。因而对档案资料整理的及时性要求成为业主档案管理的刚性要求，直接影响着验收的进程和移交工作的成败，成为指导建设单位档案管理工作的重要原则。

③准确性原则。建设工程档案要发挥可靠的追溯作用和佐证作用,必须确保工程档案符合资料的准确性要求。因而建设单位在工程建设管理中，必须对档案资料的记录真实性、计算准确性、逻辑合法性进行检查审核，及时要求相关单位整改脱节资料，严厉打击虚假资料，确保收集汇总成卷的档案资料真实准确、追溯可靠。

④合理性原则。合理性是保证档案资料真实有效的逻辑基础，是开展档案管理工作的首要前提。业主在收集汇总建设档案过程中，首先检查其基建程序办理顺序的合理性及工艺行为时间衔接的合理性。一旦发现时间先后的不合理或是审批程序时间节点的颠倒倒置，就说明建设过程存在着违法违规行为，预示着腐败违纪行为的发生。因而，确保建设工程档案合理性原则，已成为建设单位廉洁履职的可靠保证。

⑤规范性原则。工程建设档案的归档整理不是一种随意性行为，而必须在科学的技术规范指导下进行工作。遵循规范化的工作要求。无论是《建设工程档案整理规范》的实施，还是《城建档案整理规范》、《市政公路档案整理规范》的颁布施行，都极大地促进了档案管理规范化发展的历史进程。因而，建设单位必须严格按照档案法及相关行业档案整理规范的要求开展好档案管理工作，真正落实好档案管理的规范性原则。

⑥全面性原则。建设工程档案涉及立项、招标、设计、施工、验收、结算和移交的各个环节，是对每步工作做出的客观真实的写照记录，具有高度的追溯性。因而在档案整理过程中，必须保证资料收集的全面性。缺少任一环节都会影响档案的有效性和合法合规性：施工资料不齐全无法完成计量确认及结算工作，设计变更文件缺失将无法实现结算和验收工作，验收资料缺失直接影响移交工作的顺利推进。因而全面性原则成为建设单位档案管理的根本性原则。

3 建设工程档案管理的策略

为开展好建设单位的档案管理工作，必须制定科学的策略来加以实施推进，从而实现档案管理规范化、标准化、科学化的工作目标。就业主而言，需采取的档案管理策略有如下方面。

①完善档案管理制度，强化档案管理责任。不断通过档案管理制度的健全和完善来推动档案管理行为的规范化、制度化，新建档案登记造册制度、内存档案使用报告制度、有效档案保密制度、过期档案排查销毁制度等制度的建立和完善，使档案管理工作规制明确，禁忌清晰，档案管理行为尺度分明，有章可循。不断通过落实档案管理的主体责任和分管人员，从而使档案管理职责进一步明确清晰，有的放矢。前期档案、施工档案、竣工档案、结算档案的分类归档明确了不同业务部门的档案管理范围，为技术负责人的统筹协调奠定良好管理基础。

②提高档案管理意识，发挥档案追溯作用。不断通过档案法的宣贯、档案管理条例讲解和培训，使组织全员深刻认识档案对于产权确认、履职凭信、事业推进的重要保障作用，提高全员重视档案管理的责任意识，敦促各部门注重收管好所辖业务的档案资料，为系统组卷或分类保管奠定良好基础。通过迎接审计检查、纪检检查、绩效考核检查，充分发挥档案的追溯及凭信作用，提高档案管理的地位和作用，从而促进档案管理能力的不断提升。

③培养档案管理人员，提升档案管理水平。档案管理人员不是简单的收发资料人员，而必须具有复合型的专业知识作支撑。因而做好档案管理工作就需要不断培养档案管理专业人才和复合型人才，通过交叉学科知识的交融培养锻炼和学习，有效管理好工程建设档案。每一项档案记录都有相应的法律规范和技术标准作支撑，而档案管理人员既要掌握国家最新的基建法规、工程建设政策要求，又要懂得所投资项目的建筑专业知识（房建、水利、市政、交通、电力等），因而对档案人员定期进行政策法规培训和建筑技术培训是促进档案人员综合水平提升的关键环节，也是建设单位档案管理水平提升的基础保障。

④创新档案管理技术，优化档案管理方法。随着科学技术日新月异的发展，档案管理技术也需要与时俱进地进步和提高。不断运用信息化网络技术强化对工程建设档案的电子化管理，使工程档案管理效能进一步提升。档案检索条码识别技术、档案加密传输技术、档案自动分类存储技术的开发应用，使档案管理信息化步伐得到跨越式推进；无纸化的电子档案对信息存储和数据处理技术提出了更高的要求，也对档案管理者提高了信息化的技能要求；自动控制技术、口令技术、密钥技术的应用消除了纸质档案老化褪色的弊端，进而推动了管理方法上的更迭创新。

⑤完善档案管理体系，规范档案管理程序。档案管理的站位高度决定了档案管理的工作效率。建设单位必须从全局技术管理的高度将档案管理工作提升到公司发展战略体系中来，逐步形成公司主要领导全力推动、单位技术负责人全面负责推进、部门负责人领衔督责、部门档案员具体负责的档案管理体系，不断使档案管理工作体系化、规范化。通过制定档案管理体系的程序性文件，不断完善档案的记录、修改、组卷、归档、借阅请示、移交登记、保密及解密等环节的管理程序，使档案管理工作开展起来有章可循，有法可依，持续促进档案管理水平的提升。

4 成效分析

在档案管理原则的指导下，蓟州城投公司通过实施科学有效的档案管理策略，近年来在档案管理工作中取得了令人瞩目的成绩，获得了持续稳定的发展：在历年绩效考核检查中，工程建设档案以其翔实准确的记载展示了公司各年度的奋斗拼搏业绩，多次被区政府授予优秀建设奖；在政府债审计、政策执行性审计活动中，工程建设档案真实反映了公司严格执行融资政策、建设法规的各项规定，认真落实政府投资建设计划的奋斗历程，为公司赢得了“负责担当型企业”的美誉，受到了区委区政府的一致表彰。一切成绩表明，公司实施的档案管理策略，遵循的档案管理原则是卓有成效、科学先进的，值得在业界同行间借鉴应用。

5 结束语

建设工程档案管理是一项专业性强、责任性高的系统性工作，需要档案业务人员不断拓展技术、政策、管理方面的知识眼界，以综合性学识做好资料检查规整和档案管理工作，为城市规划建设、运营管理和文件发展贡献知识和力量。只要工程建设者不断学习，勤奋钻研，以饱满的热情投入到档案管理工作中，就一定会让建设工程档案在城市管理中发挥出巨大的服务发展作用，为城市建设绽放绚丽的风采。