档案管理的重要性及其创新研究

摘要：档案管理也被称为档案工作，即是通过专业的管理手段，对于档案实体或档案信息进行系统化的整理与归类，并为档案的安全存储与再次查阅提供便利。档案管理是我国档案管理事业最基本、也是最重要的内容。本文以“档案管理的重要性及创新研究”为题，将全面的探索有关于档案管理相关的概念，为档案管理的发展提出创新化的建议。

关键词：档案管理、创新性研究、信息技术、管理改革

一、前言

（一）本文研究的时代背景。档案管理是我国档案事业最基本与最重要的组成，长久以来都是我国相关工作人员研究的对象。档案管理相较于其他的工作，更具备工作的创新性与规范性。而随着科技革命的到来。档案管理的模式逐渐向多媒体化进行转型。多媒体设备与信息化档案管理的方式逐渐成为了档案管理的主流方法。本文即是在这个时代背景下提出的。

（2）档案管理发展的现状。档案管理从古就有相关的行业，因为资料的管理与应用是自古就重点重视的内容。档案管理经过了长时间的发展，在规模及其理念方面以及有了较为完善的体系。但是档案管理工作是一项充满了活力与创新的工作，尤其是在第三次工业革命之后，信息化技术的提高使得信息化管理成为了可能。而现代意义上的档案管理大多是依托于多媒体设备的，然而多媒体设备与档案管理的相关结合还不够密切、技术也不够成熟，从而为档案管理带来的挑战。但是我相信在工作人员的不断努力下，档案管理工作一定会实现质的飞跃。

（3）档案管理研究的意义。对于档案管理重要性的研究可以让我们更好的了解到档案管理所拥有的价值，而对于档案管理创新性研究，可以更好的使档案管理符合时代的潮流，实现管理的高效化。本文课题的进行是时代发展所必须，也是档案管理迈向新的阶段的必要要求。

二、档案管理的重要性

（1）準确反应企业的成长历程。档案管理作为记录企业大事的必要手段，在记录企业的成长上有着非常重要的作用。举例来说，档案涵盖于企业的创立、以及大事的发生还有战略目标等等的变化，专业的档案还会将时间信息详细的记录其中。而这些都可以企业的成长做记录，从而提高企业传统历史文化积累，为企业的发展做出贡献。

（2）保护企业的信息机密。 档杆管理的一大特点是具备高度的机密性。而企业或政府部门等在发展的过程中，都会有许多机密的文件进行保存，然而要保存这些档案，必须依靠于专业的档案管理技术才能完成。如果仅凭非专业管理人员进行管理，会导致企业内资料的丢失与欠缺，或者被盗取。这对企业内的资源是一种绝大的损失。因此进行专业的档案管理对于企业内重大机密的保护，有着重要的意义。

（3）有利于企业决策的进行。当企业面临与某个项目或者进行某种决策的时候，经验是指导决策的重要手段，而这些经验的来源不是平白无故的，而是企业以往进行的经历。尤其是大型的企业中，企业创立的时间较早，所经历事件比较丰富，而这些资料可以说是企业无形的财产。但是资料在保存的过程中，往往会出现丢失与破旧的情况，在这种情况下，档案管理的存在就显得非常有必要，档案管理可以将企业的资料完整保存到数据库中，并且使用专业的手段进行加密。较为专业的档案管理，还可以提供快速检索等最新功能。当企业决策需要参考某项资料的时候，就可以很快的得到自己想要的信息，因此档案管理对于企业的决策也有着重要的意义。

（4）企业文化的标本。对于企业来说，文化与历史传承对于员工归属感的与幸福度的增加，都有着重要的意义。因此在进行企业的建立当中，应该重视企业文化与传统的发扬。纵观是档案建立史，就是一段企业的发展史与文化史。在档案管理中应该出现的事物以及企业所进行的变化，都是对于企业发展文字性的记录，这对于企业文化的发扬与传承有着重要的作用，从而可以提高员工的归属感与幸福度。

（5）记录着员工的成长。 档案最有价值的一点就是他对于每一个人的信息都有所记录，无论是入职的信息还是退休的信息记录。例如当一个人入职的时候，企业会他进行档案信息登记，而在他完成工作、实现成长的时候，企业也会记录下他的工作记录。而当若干年以后，员工再对于自己的档案表进行翻阅的时候，可以很清晰的看到自己的成长历程与企业的故事。并且专业的档案管理实行的每年更新、补充任务，可以使档案对于员工成长的记录显示出更大的意义，从而为企业的发展做出贡献。

三、档案管理的创新性研究

（1）依托于高新技术进行管理。经过第三次工业革命之后，我国各行业的改革都在如火如荼的进行中。档案管理作为我国档案管理事业的基础与重要内容，也应该进行高新技术的改革。而依托于高新技术的管理改革，也是这个时代的必然与选择。对于档案管理的改革来说，他是依靠于多媒体信息技术而建立的，也就是网络信息技术，因为网络具有的机器学习能力可以更好的实现资料的存储以及资料的检索，这样就摒弃了传统的文字记录方式，从而对于档案管理的效率大大的提升。

除此之外，档案管理相关部门还应该将档案管理系统检索化，即是通过对于手机APP的研发，使得档案管理可以真正的实现手上操作。而APP管理化模式也是当前档案管理的主流发展模式。相信高科技的技术加上便捷的操作，会为档案管理效率的提升带来更多的影响。

（2）更新管理理念、增加专业人才。要对档案管理进行创新的话，首先应该更新传统的管理理念，使得档案管理人员的管理思维可以与现时代相集合，从而实现真正的创新化。在以往传统的管理模式中，纸质的记录方法使得管理者不得不实行“重藏轻用”的管理思维，而新的时代下，我们应该注重的是藏用的合并与发展，也只有这样，才可以让档案管理的重要性体现出来，拜托边缘化管理的怪圈。

在这个过程中，引进专业的人才是非常重要的。因为人才是实行管理的第一步，针对于这一点，国家应该开始了相关的教育课程来进行专门的人才培养。在这一方面，企业也应该重视档案管理工作，提高档案管理竞聘者的自身条件，从而实现档案管理的专业化与创新化发展。

（3）健全制度、系统化管理程序。 在现代档案管理中，管理制度不明确带来的资源损失是难以统计的。因此要实现档案管理的高效化，也要对于管理的的制度进行明确，建立严格的管理程序。举例来说，对于档案的分类以及日期的标注都要规划到非常详细的地方。这样才能实现更快的检索与查询。

这就要求了将档案管理进行系统化，将其打造成一套定势的模式，从而增加工作的专业性与效率。但是在这个过程中，管理人员也可以进行适当的细节创新，为档案管理的效率的提升带来更多有利的创意。

（4）转变档案服务方式。档案经过时间的积累，其数据量是呈快速的增长模式。如果再仅靠管理人员的努力，是难以完成如此庞大的工作的。这就促使了服務模式必须进行创新，要从传统的服务模式转换到辅助模式，给予需要资料的个人提供方法，从而实现智能化管理。唯有将档案管理的方法理念渗透于个人当中，才能使得档案管理的效率得到真正的提高。

综上，档案管理的重要性是不言而喻的，在长久的发展之中，档案管理已经形成了一门专业的学科，但是对于他的探索是无止境的，这还需要每一个工作人员的共同努力。档案管理无论是对于企业的发展，还是对于政府部门职能的实现，或是学校的工作的正常进行，都有着重要的意义。本文以“档案管理的重要性及创新研究”为题，开篇对于研究的背景以及现状进行了简单的介绍，并介绍了本文研究的内容以及具有的意义。接下来对于档案管理的重要性进行了详细的解读，最后通过与时代特色的集合对于档案管理的创新提出了自己看法与建议。通过本文的创作，希望可以为档案管理的研究者们，提供具有参考价值的建议。

参考文献

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（作者单位：山东泗水县中联工业园管委会）