关于如何做好城建档案管理工作的探讨

摘要：随着社会的发展，城市建设及管理水平的提高，给城建档案的管理也带来了前所未有的挑战，同时亦对城建档案管理的要求越来越高，因此在城建档案管理工作尚未完善的情况下，管理工作遇到不同程度的难题。本文结合现在城建档案管理工作情况，分析当前管理工作存在的问题，提出具体的建议。

关键词：城建档案；管理工作；存在问题；建议

城建档案是城市建设总体规划和具体规划的基础，也是城市规划、建设、管理维护等活动的重要凭证和依据，更是城市自然面貌、地质状况、建筑物和地上、地下管线的真实记录，依据城建档案可以综合考虑城市的各种自然条件、历史条件、社会条件等基本因素进行城市建设规划。随着我区的城市建设发展，城建档案管理工作需逐步科学化、规范化，完善体现城建档案的社会功能。但就目前来看，当前城建档案管理工作存在不少问题，开展过程中面临不同程度的困难，与我区的城市建设的速度和档案管理要求跟不上。

一、城建档案管理工作的重要性

随着经济建设的发展与进步，城建档案管理正在面临着转型的重要阶段，城建档案管理工作的优劣情况与城市建设的规划发展有直接联系，为提高城市建设的高质量服务，必须加快城建档案管理工作。城市化进程直接影响了城建档案管理工作的进度，我们必须认识到这一社会发展形势，抛弃传统的城建档案管理束缚，创新城建档案工作理念，促进城建档案管理水平的发展与进步，为实现现代化的建设发展提供宝贵的贡献。

档案管理不仅仅是对城建资料的有效保存，也是对以后城建工作的借鉴，关乎城建工作的科学、平稳发展。而随着社会的发展，档案管理工作也在不断变化之中，图像、视频、文件都成为档案管理的重要内容，因此，应社会发展趋势，紧跟城建档案管理的时代潮流，做好城建档案管理是我区发展城市建设的当务之急。

二、城建档案管理存在的问题

城市建设快速发展，城建档案越显重要，但目前档案现状不容乐观，主要存在以下问题。

（1）单位领导对档案工作不够重视，只重视业务科室，往往忽视了档案工作的重要性，只安排少数工作人员整理档案工作；

（2）档案管理人员缺乏系统性的专业知识培训，管理意识不足，平时不注意文件、资料的收集、分类整理、档案交接及借还等工作；

（3）档案管理制度缺乏或不够完善，且必备硬件如微机、档案管理软件等配备不齐全，档案信息电子化不完善。

三、对城建档案管理工作的建议

（1）实施档案全面质量管理。单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套貫穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。并做好全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

（2）提高城建档案人员素质，加强管理意识，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习和综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（3）规范城建档案收集与管理工作。

城建档案馆应该重点加强城市建设的档案资料的收集，如工业、民用建筑工程、市政基础设施工程、公用基础设施工程、交通基础设施工程、园林建设、市容环境卫生设施建设工程、城市防洪、抗震、人防工程、军事工程等等资料，加强城建档案的规范化管理。做好档案分类研究，把好关口，分清层次，做好档案资源的数量和质量上的统一，杜绝垃圾资源的侵，入并进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程，结合多元化的处理方式进行处置，提高管理效率，最后加强档案管理的检查督促，采用平推检查和互检的方式予以监督和交流。

掌握现代化管理技能，提高综合素质。城建档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是城建档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

利用现代化技术，完善管理设备，构建城建档案信息管理系统，提高城建档案利用率。利用计算机技术和相应的设备，将各种传统的城建档案管理资源，主要是图文资料、城市建设资源等档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字、图片信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，构建出一套强大的城建档案信息管理系统，从以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找的时间。通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。

城建档案管理在城市建设的发展中有重要作用，必须积极开展城建档案管理工作，结合城市建设发展的现实需要，有针对性地趋于完善，做好扎实的基础工作，亦要敢于突破和创新，将提高城建档案管理的监督与服务作前提和基础，为人民提供高效服务，并加强城建档案馆的内部资源，充分发挥出现代信息技术在城建档案数字化发展中的作用，打造一流队伍，完善管理制度，将城建档案管理工作放在重要位置，才能为城市建设的稳步与可持续发展提供动力。

参考文献：

[1]陈小英. 城建档案管理的难点问题及解决对策[J]. 城建档案， 2009（9）：33-36.

[2]李丽. 分析城建档案管理的难点问题及解决对策[J]. 江西建材， 2014（3）：295-295.

[3]刘巨普. 城建档案管理的理论与实践[M]. 中国档案出版社， 1994.

（作者单位： 佛山市高明区城建档案馆）