新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作

文书档案是事业单位各项活动得以开展及其建立、变更、注销的记录载体，同时，也是事业单位的各项管理工作得以顺利实施的重要原始资料保障。也可以作为上级检查时的凭证与依据使用。新的形势下，事业单位文书档案管理工作面临着新的问题与新的挑战，如何做好事业单位的文书档案管理工作，是我国现阶段存在的一个重点问题。本文中，笔者主要探讨了事业单位文书档案管理工作的意义及其现阶段存在的问题，并针对新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作这一问题提出了几点建议，以供参考。

事业单位文书档案管理工作是登记管理工作中的重要组成部分之一，主要任务是对登记管理活动实施中形成的相关档案进行收集、整理、保管以及利用，并对档案信息进行开发管理。事业单位文书档案工作，应当贯彻落实《档案法》中的相关规定与要求，通过加强事业单位档案管理、登记管理及其他相关管理服务，从而为事业单位的日常工作及社会公众提供更好的服务。

一、事业单位文书档案管理工作的意义

（一）有利于填补国家档案在事业单位发展情况上的空白

对国家全部档案进行集中、统一的管理，维护档案的安全性、完整性，以为党和国家各项相关工作的有效开展奠定良好的资料基础，这是我国档案工作的主要目的及基本原则。然而，在我国政治、经济、文化事业的发展过程中，事业单位均发挥着非常重要的作用，事业单位的文书档案，真实记录着我国事业单位的实际发展情况、发展变化情况，因此，其是国家档案中的一项重要组成部分，具有不可替代的地位。事业单位文书档案管理工作的主要职责是将事业单位的全部文书档案保管好，这就为国家保存了重要的历史资料，有利于填补国家档案在事业单位发展情况上的空白。

（二）具有法律效力，能够作为重要凭证

在事业单位之中，文书档案是其各项活动得以开展及其建立、变更、注销的记录载体，真实地记录了事业单位登记管理机关登记管理工作的实际情况，也是对登记管理整个过程的有效反映。因此，在有关部门或者是登记管理机关对违纪行为、违法行为进行查处的时候，事业单位文书档案可以作为原始材料，为其提供有效的法律依据，在涉及有关诉讼的时候，也可以当作凭证使用。

（三）可以为社会有关方面提供信息查询服务

在我国市场经济迅速发展、市场经济体制不断完善的背景下，作为市场主体的事业单位，在社会经济生活中势必会起到越来越重要的作用。文书档案中，记录着事业单位的法定代表人、住所、资金、银行账号、印章式样、业务范围、年度报告以及分支机构的各种相关材料等。根据有关规定的要求，对上述资料进行合理开发、利用，便可以为社会有关方面提供良好的信息查询服务。

二、事业单位文书档案管理工作现阶段存在的问题

（一）缺乏依法归档意识

目前，由于缺乏对档案工作的正确认识与重视，部分领导还无法解决、甚至没有意识到需要解决档案收集过程中存在的实际问题，在档案收集方式上，依然采用依靠有关部门主动移交、档案管理部门主动索取的方法，由于这种方法的可操作性较差，导致档案移交工作很长时间内无法落到实处，进而产生了材料收集不全的问题，给档案管理工作带来了很大的影响。

（二）对文书档案管理的重视程度不够

在长期以来的发展过程中，部分事业单位的领导干部对文书档案管理工作不够重视，究其原因在于，其没有正确认识到事业单位文书档案管理工作的重要性，甚至是认为文书档案管理便是抄抄写写、将资料保存下来即可，并不是事业单位必不可少的工作，无法为事业单位带来效益，因此，只要确保事业单位文书档案不丢失、不泄密，可以应付查档、外调即可。这种行为的存在，严重限制着事业单位文书档案管理工作的有效开展，严重违背了文书档案的价值属性。

（三）文书档案管理水平较低

就现阶段来说，我国事业单位中，仍有一些档案管理人员没有进行专业、系统的档案知识培训，因此，对档案管理的相关知识不够了解，包括档案材料的收集、归档、整理、装订以及管档要求、档案的重要性等，这就导致了文书档案管理水平较低。与此同时，大部分档案管理人员身兼数职，因此，对于档案管理工作无法投入过多的经历，只是将材料放入档案盒，而没有及时整理、归档，对于归档的材料，也不够准确、真实，这就给档案管理水平带来了严重的影响。

三、新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作

（一）积极探索文书档案管理新模式

就我国档案工作的实际发展情况来看，事业单位文书档案管理工作，应实现由封闭性模式朝着社会性模式的转变。市场经济体制不断发展、完善的当今时代背景下，多种经济组织形式并存，文书管理已经成为了一种社会化性质的活动，文书档案管理工作作为文书管理中的重要组成部分之一，必然会存在这一社会化性质。基于这样的原因，事业单位文书档案管理工作，也要积极探索适应时代发展要求、事业单位文书档案实际情况的管理新模式。

（二）积极开展目标管理活动

文书档案的目标管理活动指的是，根据党和国家的劳动工作政策、组织路线、方针政策、法律法规以及相关标准的要求，结合文书档案的近期发展规划及其发展现状，综合考虑文书档案管理工作的等级标准、基本内容，并遵循规定程序、方法，开展等级考评，确定对应等级。目标管理活动是文书档案实现现代化、科学化、规范化管理的有效途径。就现阶段来说，我国档案部门已经在目标管理活动上做出了諸多实践，并取得了一定的成功。加强对事业单位文书档案的科学化、规范化管理，充分发挥档案的作用，提高服务质量，具有非常重要的意义。基于这样的原因，事业单位文书档案管理工作，应积极开展目标管理活动，并借鉴相关成功经验，以更好地促进我国事业单位文书档案管理工作的现代化、科学化、规范化发展进程。

（三）加快干部队伍建设

为促进事业单位文书档案管理工作的规范化发展，必须建立一支德才兼备、政治素质高的干部队伍，不仅要知识面宽，还要具备良好的业务能力。新的历史条件下，加快干部队伍建设，是推动事业单位文书档案管理规范化发展的重要保证与客观要求。干部队伍建设，应从以下几个方面入手：第一，对文书档案管理人员，加强继续教育与培训力度，主要包括业务学习、政治强化，实现管理人员业务水平、思想政治水平的提高；第二，积极充实干部队伍，将一些有丰富组织文书工作经验、良好档案专业知识、政治素质好的干部同时，调到文书档案管理工作岗位上，以实现文书档案管理水平的提高。

四、结语

综上所述，在新的形势下，事业单位文书档案管理工作面临着新的问题与新的挑战，为实现事业单位文书档案管理水平的提高，必须正视、重视现阶段我国事业单位文书档案管理中存在的问题，并要结合时代发展要求、实际情况，采取有效的措施予以解决，才能切实做好事业单位文书档案管理工作。（作者单位为洛阳市粮食局直属分局 ）