数字档案保管模式比较研究

张 静

河北省水利水电勘测设计研究院，天津 300250

数字档案保管模式比较研究

张 静

河北省水利水电勘测设计研究院，天津 300250

随着科技的进步和网络的普及，档案信息化也深入开展起来，人们越来越习惯于利用数字档案来获取信息。然而数字档案的长期安全保存问题也表现得越来越突出，成为不可忽视，且亟待解决的问题。以数字档案为着眼点，从多方面探讨了确保数字档案长期安全保存问题的关键因素。

数字档案馆；保管；研究

1 数字档案的特性介绍

数字档案具有依赖性、非人工识读性、多样性、高密度性、易改性、不稳定性、分离性、脆弱性、网络共享性等多种特性。数字档案必须通过计算机和相关设备才能生成、移交、归档、管理和利用，并且其识别与读取必须依赖于计算机设备。数字档案以数码方式记录于载体上，以文字、图像、音频、视频等多种形态存在。经压缩处理，数字档案具有海量数据存储的特性，并且可以随时随地、不留任何痕迹地被修改、删除、复制[1]。数字档案的内容与存储介质可以分离，内容可以在任何载体上重新生成，并且可以在网络中生成、传输和利用。数字档案的存储介质具有不稳定性，如果存储环境和管理与之不适应，则很容易被破坏[2]。

2 数字档案长期保存面临的问题

目前，数字档案长期保存的主要问题有以下几个方面：自然灾害、人为原因、系统安全、保存载体的安全、数字档案迁移风险及数字档案的真实性安全等。其中，数字档案的真实性主要表现在两个方面：一是纸质档案数字化产生的数字档案的真实性，二是信息系统产生的数字档案的真实性[3]。

3 数字档案长期保存的策略

3.1 数字档案长期保存的政策法规建设

目前，我国关于数字档案的有关政策、法规、法律还不是很健全，应当制定专门的法律、法规，为我国数字档案管理提供可靠的保障。在相关的法律、法规制定中，注重规范性和可操作性，管理与技术并重，及时清理和修订现有相关法规制度，保证完整配套。当前，我们要做的主要有三点：一是加快制度建设，要根据我国的实际情况，借鉴国外在数字档案管理的经验基础上，建立科学的、有利于数字档案长期保存的法律制度；二是建立数字档案安全评估制度，制定一系列的保证数字档案资源长期保存的体系结构；三是建立数字档案信息安全标准，档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究，研制出适合我国情况的数字档案的安全管理标准和技术[4]。

3.2 数据备份与恢复策略

在日常数据信息系统的管理中，应该注重数据备份工作，有效地减少数字资源灾害时所带来的损失，主要是建立有效的数据备份和恢复机制。目前，作者建议的是档案信息系统产生数字资源的日备份，定期大备份，备份服务器的数据同步更新备份，成本不高，方便实用。备份的时候要注意备份的完整性，一个完整的备份主要包括数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划；数字形态的档案资源，主要应该采用异地镜像保存的方法，这样可以防止自然灾害所带来的毁灭性的灾难。

3.3 计算机防火墙与防病毒技术

安装防火墙主要有两种方式，一种是防火墙软件，一种是设备防火墙。两种方式的防火墙都各有优点，单位可以根据自己的情况来确定要使用的防火墙。防火墙的安全策略主要有两条：一种是禁止方式的防火墙，就是防火墙把所有不允许的通讯都给禁止掉，只能通过被允许的数据信号；另一种是允许方式的防火墙，所有信号除了被禁止的都是可以通过的。防病毒技术除了安装防火墙外还有以下几种：一是安装杀毒软件，安装正版的杀毒软件，并且定时地更新和扫描；二是建立局域网，档案系统不接入互联网，并且尽量限制使用移动设备；三是预订电子邮件病毒警报服务，保证整个网络信息系统运行机制的安全可控[5]。

3.4 数字迁移和数字仿真技术

数字迁移和数字仿真都是针对计算机技术的发展，系统的更新所不得不采用的数据库升级，软件升级，将原系统中的数据迁移到新的数据库或者系统中去。数据迁移是根据软件、硬件的发展将数字资源迁移到不同的软件或硬件环境下，从而保证数字资源可以在发展的环境中被识别、使用和检索，从而进行数字信息的长期保存。根据迁移条件的不同，迁移可以分为硬件迁移、软件迁移、版本迁移、格式迁移、载体迁移及访问点迁移。目前数据迁移是数字信息资源长期保存的较优选择，在迁移的过程中可以改变部分格式或者存储载体，这样可以便于用户据此判断出所需信息的真实可靠性以及这些数字资源与原始记录之间的联系。

数据仿真就是一个计算机系统对另一个计算机系统的部分或全部的模拟，使模拟的计算机系统与被模拟的计算机系统接收相同的数据，执行相同的程序，获得相同的结果。也就是在新的系统环境下建立一个兼容原始数据、设备及其管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能运行在现行的软硬件系统上，是延迟技术淘汰的一种方法。迁移既有风险又有较高的费用，其主要风险是数据和格式的丢失、信息失真，而仿真技术就可以避免这一问题的发生。但由于其要求的技术较严格，目前还处于试验性阶段。这两种技术都是数字档案长期保存的方法，各有各的特点，具体在使用时应该根据实际情况来选择，尤其档案具有的原始记录性特点，需要在最大限度上记录历史事实，工作人员在数据迁移时要慎重选择[6]。

4 总结

在目前实施数字档案文件保存过程中，其与传统档案模式相比较，在档案文件自身安全性和便利性上都有很大的提升，但是在对数字档案文件长久保存中，发现其在进行长久保存的时候还存在一些问题，这些问题的存在对档案保管产生非常严重的影响，针对于这种情况就需要对其在长久保存中存在的问题进行深入研究，并针对研究结果提出有效的解决措施，从本质上提高数字档案文件的长久保存，进一步促使我国数字档案保管项目在我国得到更好的发展。

[1]温献英.数字档案馆信息资源国家控制力研究[D].湘潭：湘潭大学，2011.

[2]陈姝.数字档案馆的信息资源建设[J].北京档案，2002（5）：12.

[3]张志云.论数字档案馆的信息资源建设[J].兰台世界，2007（3）：23.

[4]潘连根.数字档案馆信息资源建设的原则[J].兰台世界，2006（1）：34.

[5]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉：武汉大学，2004.

[6]唐艳芳，温献英.数字档案馆信息资源研究综述[J].档案学通讯，2011（3）：21.

A Comparative Study on the Mode of Preservation of Digital Archives

Zhang Jing
Hebei Province Water Resources and Hydropower Survey and Design Institute, Tianjin 300250

With the progress of science and technology, the popularization of network and the deepening of archival information, people are becoming more and more accustomed to using digital archives to obtain information.However,the long-term preservation of digital archives is becoming more and more prominent.Can not be ignored, the problem to be solved.The article explores the key factors in ensuring the long-term safe preservation of digital archives from various aspects with digital files as the focus.

digital archives; custody; research

G276

A

1009-6434（2017）3-0137-02