浅谈电子档案的管理与计算机技术的应用

李颖宓

河北省水利水电勘测设计研究院，天津 300250

浅谈电子档案的管理与计算机技术的应用

李颖宓

河北省水利水电勘测设计研究院，天津 300250

随着时代的发展，档案管理也在随着发展，电子档案越来越普遍，计算机技术也运用于电子档案管理了。就电子档案的优点、计算机技术在电子档案管理中的作用及其相关问题对策进行了分析。

电子档案管理；计算机技术；应用

档案是各类企业、机构、社会组织团体的重要信息资源，能够为企业、机构、社会组织团体开展管理工作提供真实的参考依据。以往使用的档案大都为纸质档案，在管理上具有较大的管理难度。同时纸质档案不易保存，这便为档案所有人带来了很大的不便。计算机技术及电子档案的出现为档案管理工作带来了极大的便利，大大减轻了工作难度，提高工作人人员的工作效率。在信息化时代，计算机技术应用于电子档案管理是时代发展的必然要求[1]。

1 电子档案管理优点

1.1 信息虚拟化

纸质的档案信息在使用或者保存的过程中极易出现丢失或者损坏，从而降低了档案信息使用的准确性以及使用价值。电子档案中的信息则是通过计算机进行储存，并且具有开放性与共享性的特点，相对纸质档案而言，电子档案可以通过备份等方式进行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破坏。

1.2 数字化管理

纸质档案的管理方法大多都是通过安排专业的管理人员进行管理，不但消耗了大量的人力、物力，而且极易出现管理错误，导致信息丢失。电子档案在使用过程中，管理工作都是通过计算机进行处理，工作人员可以通过计算机技术，将计算机中的电子档案进行整理归类，并将其数字化处理，将文字、图片、视频等多种文件格式进行归纳。在档案管理的过程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且档案不易损坏[2]。

2 计算机技术在电子档案管理中的作用

2.1 为档案管理提供技术支持

随着计算机技术和信息技术的发展，计算机技术在电子档案管理中的应用也越来越深入。尤其随着计算机处理技术和存储技术的发展，它不仅方便了档案存储、检索、分类等工作，分布式计算机系统开发也为集成化管理电子档案提供了强大的技术支持，极大地提升了电子档案管理系统的集成服务性能。计算机外延设备技术的出现，也为传统档案向电子化档案转变提供了技术支持。最后，计算机技术的应用有效地融合了档案管理和现代管理，为机关单位、企业以及其他社会团体组织向现代换管理转变提供了重要的基础支持。

2.2 多媒体技术应用于电子档案的管理

随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。电子数据存储以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点，很易于代替传统的档案载体。能够通过使用多媒体技术对于文书档案、科技档案以及其他档案进行一定的分类，同时多媒体技术能够很方便的将需要的资料进行保存以及打印，这种技术能够很好保存档案原件，同时能够使用多媒体技术修补以往残缺的档案。

3 计算机技术的应用

3.1 创建档案信息数据库

电子计算机技术在档案信息中的应用最初仅仅是检索功能，近年来，科技不断发展，大量的大容量储存设备和网络储存空间相继被开发出来，计算机技术的应用也从基本的信息检索转换为信息数据库的建设与使用。当前，信息处理技术与信息储存技术的发展成为了当前电子档案数据库建设的重要技术。通过扫描仪器，或者计算机等先进设备，将电子档案建立为具有专业性、综合性强等特点的实时信息数据库，成为电子档案保存的重要方法之一[3]。

3.2 监测技术应用

使用传统档案管理方式存在着一定丢失隐患，当这种情况发生时，便会使档案持有人蒙受一定的损失。但是当使用电子档案时，便可以大大减少这种情况的发生，从而降低损失。首先，计算机具有监视功能，不间断的进行监视异常情况，当档案出现非法操作时，计算机便进行报警。同时，计算机技术可对电子档案进行加密管理，非特定人员不具备获取或浏览档案资料权限，以免重要档案资料被他人非法获取，即使被他人获取后，也无法浏览档案内容。

4 计算机技术应用中的不足及措施

4.1 电子档案的安全性能

电子档案已经被全球化。由于因特网的使用与开发，使电子档案在网络空间具有开放性、共享性等特点，档案信息在网络空间保存的过程中，会遭到大量的非法访问或者黑客攻击，对电子档案信息进行窃取或者破坏。所以，在电子档案日常管理的过程中，应当时刻保证电子档案的信息安全，为电子档案数据库安装防火墙，并且定期对防火墙进行升级与更新，保证电子档案信息不被黑客或者计算机病毒破坏和电子档案信息的完整性与安全性。

4.2 档案管理人员的能力不符合计算机技术下电子档案管理工作

传统档案管理向电子档案管理转变也对管理人员提出了更高的要求，管理人员应适应计算机技术支持下的管理思维和管理能力，熟练掌握计算机操作方式、现代化档案管理思维、电子档案安全管理意识等。而档案管理人员受手工档案管理思想影响极深，且计算机知识储备不足，学习新技术的能力也相对较弱，以至于计算技术无法深入应用于电子档案管理。

4.3 加强档案管理人员的学习和培训

每一个档案管理者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应具有熟练的计算机使用和操作水平。加强对档案管理人员政治素质的培养，让他们充分认识档案管理工作的重要性，有效地提高他们的工作责任心。同时，严格控制电子档案的修改、转换，保证电子档案的真实和完整。可以通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保文档的安全性。

5 结语

档案管理中的计算机技术的运用可以有效地提升档案管理的效率。但是在电子档案管理中也有很多问题需要注意。因此，在运用计算机技术时要结合实际情况进行分析。

[1]侯芳.浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].电子制作，2013（13）：98.

[2]王奕.计算机信息技术在城建档案管理上的应用[J].电子技术与软件工程，2014（20）：186.

[3]刘兰芳.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].电子世界，2014（13）：74.

Talking about the Management of Electronic Archives and the Application of Computer Technology

Li Yingmi
Hebei Province Water Resources and Hydropower Survey and Design Institutem, Tianjin 300250

With the development of the times, archives management is also with the development of electronic files more and more common, computer technology is also used in electronic file management.The article analyzes the advantages of electronic archives and the role of computer technology in electronic archives management and its related problems.

electronic file management; computer technology; application

G276

A

1009-6434（2017）3-0131-02