城市规划档案管理的发展研究

张芬

摘要：随着我国城镇化建设的深入，城市规划档案管理作为城市化建设过程中重要组成部分，发挥着越来越重要的作用。本文结合工作经验，从档案管理人员素质、档案管理制度及档案管理设备等方面入手，探讨了当前城市规划档案的问题和发展建议。

关键词：城市规划；档案；管理；问题；措施

专业性和技术性是城市规划这项系统性工程的基本特征，其内容涉及面广泛，包含城市建设的各个方面。由于城市规划具有的性质特征，相应地要求城市規划档案管理具备严格的保密性。就目前情况来看，存在的问题是城市规划档案管理人员素质问题、规章制度问题及管理设备问题。在新的发展机遇下，档案管理应该立足于自身城市规划的特点，用先进的管理技术来加以完善，进而更好的服务城市建设。

一、 城市规划档案管理人员素质问题

就目前的情况来看，城市规划档案管理人员专业素质的缺乏以及管理理念的落后是城市规划档案管理中存在的一大严重问题。具体表现为工作人员缺乏较硬的专业知识素养，在工作的过程中，缺乏应当具备的工作能力，如档案鉴别能力，档案管理能力，档案收集能力。长期以来，档案管理人员收集方法过于单一，以档案数量的达成作为完成归档工作的唯一标准，这就无可避免的造成收集的档案价值性不高。不仅如此，工作人员缺少对重要性资料鉴别能力，往往造成资料鉴定缺失，对关键性素材的归纳纰漏，从某种意义上来说，这些人为的疏忽一定程度上制约了城市规划档案管理的发展。从事档案管理工作人员应当具备与时俱进的管理理念，及时学习新的知识和管理方法，但是这对于年纪大的管理人员来说是一项具有很大难度的任务。年纪大的档案管理人员缺少先进的管理技术与理念，无法运用新技术到工作中，自然而然地严重制约城市规划档案管理的高效率发展，并且由于对档案重要性的忽视，保密性不严，档案不具备完整性。

任何工作高效成功完成的背后势必会存在一支优秀的团队，所以，建立一支专业素质过硬的管理团队是非常有必要的。管理部门应当认识到人才的珍贵性和价值性，部门不断对外招贤纳士，引进专业素质良好的人员。组织相应的专业培训，提高管理人员的职业素养，学习专业知识，熟悉相关业务，为工作人员定时提供更新理念，提高自我的机会。作为管理工作人员，明确自身工作的性质，摆正各自的职场位置，发挥各自的职能，严格要求自我，不断努力提高专业知识，同时，保持一颗积极向上的心，以服务人民为工作。总之，端正作风，严格遵循规章制度。作为领导人，应发挥领导者职能，更要作风清明，严于律己，以身作则。对于工作态度积极，工作勤勉的人员，予以一定的奖励措施，适时鼓励人员的工作激情。

二、 城市规划档案管理制度建设问题

伴随着改革开放的不断推入与经济的发展，城市化进程也快速发展，这就相应的对城市规划档案管理制度提出了更高的要求。老旧的城市规划档案管理制度不能适应现代化城市进程，制度的缺陷潜移默化中纵容了档案管理人员管理理念的落后，管理意识的薄弱，无法按照要求履行各自管理职能，造成工作懈怠，监管力度不够，最终无法更好的完成管理工作，影响档案工作的发展。即使存在完善的规章制度，但档案管理人员不予以重视，不按照明文规定执行，对规章制度视若无睹，依旧发挥不了规章制度的作用。综上所述，城市规划档案管理人员专业素养的必备是完成管理工作的前提，与城市进程相适应的完善的规章制度规范管理人员工作行为，两个因素相辅相成，缺一不可，共同实现城市规划档案管理的顺利开展。例如，完善城市规划档案管理信息网络建设。21世纪为电子信息化的时代，计算机网络的运用几乎覆盖了各行各业，在城市规划中，越来越多的文件以电子文档的形式存在，建立城市规划档案管理信息网络，对此类文件进行有效的处理，在顺利开展档案管理的同时加强档案管理部门与其余部门间的沟通联系。

对于档案管理过程中出现的制度问题，首当其冲是正视问题，积极采取应对措施，及时施解决问题。与此同时，完善规章制度，创新服务机制。常言道，无规矩不成方圆，对于任何工作的完成都需要使用一定的规章制度加以约束，保障工作正常化，条理化顺利开展。因此，务必建立健全的规章制度。城市档案管理部门结合城市规划情况，制定出符合管理情况需求的规章制度，合理的规章制度不仅是城市档案管理工作有条不紊开展的基本条件，还是使得档案管理得到有效监督和创新发展的有利因素。如针对个别问题设置明确性的指示，实行归责制度，废除特立独行的条例，对违反规章制度的行为一律一视同仁，这样一来，严明的制度会对某些违规行为产生震慑作用，也能够让管理人员在清明的环境下顺利开展工作。例如，根据档案管理程序，配备合理科学的管理制度。对于档案编码问题，应交由档案管理部门全权负责，统一编码，进行归档应在文件传入或是某项工作完成后，为以防万一，提前做好预先归档工作；接受外来文件，需要登记与存档，分发下去的文件，要明确标注分发到了哪一个部门，对于档案文件应由档案管理部门存放原文件，若无法存放，切记要保留文件复印件。任何一个环节出现问题，将由相关部门，相关人员承担责任。

三、 城市规划档案管理硬件设施问题

就目前情况来看，很大一部分城市规划档案管理部门不具备完整的硬件设施，没有档案管理过程中需求的基本设施条件，甚至没有用于存放档案数据的良好环境的档案室，以至于经常发生档案受潮等存放环境不当造成的档案损伤现象，这些不良因素是造成城市规划档案不具备完备性的重要原因，因此，这些因硬件，软件设施缺失而带来管理工作效率低下等不良影响需要杜绝。对于政府播放的经费，管理部门应预留一部分资金，用于加大设施建设的投入，购置所需设施，形成一套完整的设备系统，建立良好的存放环境，避免因经费投入不足而制约管理工作的情况发生，务必要确保管理工作的正常开展，为管理工作的有效进行提供良好的物质条件。另一方面，由于档案存储的特殊性，大量的信息存储需要占用大面积的空间，管理部门需要投入一定的经费处理胀库问题。定期安排人员整理，清理档案文件。大量的档案文件堆放一起，若不定时加以整理，势必会造成信息的混乱，影响对档案文件的查询。将档案文件分门别类存放，将同一种性质的文件归为一栏，按照序号排列，并且编辑年份，事件。及时清理陈旧文件，对于没有价值或是历史久远的档案文件要按照相应规定，正确清除，对于仍具有价值性的陈旧的档案应找寻其他合适的位置存放。以上为纸质版的档案文件放置，为了避免随着年份的推移，文件的散落以及考虑到纸质版保存的时效性，还要建立电子版档案数据库，将纸质版档案信息录入电子文档，形成电子数据库，即实现信息的备份，也使得查询过程更加高效便捷。

例如，运用GIS系统进行电子档案管理。利用GIS系统对档案的管理功能，分析功能以及显示功能，实现城市规划信息空间上和时间上的保存。管理部门利用计算机系统，分析管理空间数据，提高数据管理效率。

总之，城市规划档案管理是城市现代化进程中的重要环节，伴随城市化进程的快速发展，管理工作越是具有挑战性，只有切实可行的规章制度，配备具备专业素质的档案管理人员以及提供专业的基础设施，才能使得城市规划档案管理顺利高效的开展，从而有利于城市化建设。

参考文献：

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