基于信息时代背景下档案管理工作创新路径分析

文/刘亚军

基于信息时代背景下档案管理工作创新路径分析

文/刘亚军

天津市公路处

信息时代的到来，使得社会公众的生活面临着同以往截然不同的变化。在信息时代背景之下，如欲切实提升档案管理工作的质量与水平，则要求每一个档案管理工作者应当在日常工作中注重发挥信息资源的共享和交流功能，以此提升档案信息资源的价值和作用，同时，档案管理部门应当注重引进具备较高职业素养与专业水平的档案管理人才，对传统档案管理方式加以大胆创新，如此方可适应时代发展的潮流。

信息时代；档案管理；创新

1 信息时代对于档案信息资源管理的影响概述

现今，人类社会的经济与技术水平取得长足长进。特别是在互联网技术演进为物联网技术之后，已然实现了物和物、物和人以及人和人之间的高效联系。公众依托云计算、智能手机、电脑和分布在世界各地的传感器，从而使得大数据的出现与发展成为现实。因此可以说，信息时代最为显著的特质便是大数据这一全新概念的提出。舍恩伯格与库克耶所编撰的《大数据时代》一书中，最早抛出了“大数据”一词的概念。所谓的“大数据”，乃是指依托全部数据实现信息资源的高效分析处理，而非简单地采用部分数据进行随机分析或抽样调查。从大数据的特质来看，其表现出“4V”性，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。具体而言：（1）大数据的数据体量巨大，其级别已经从TB发展到了PB。（2）大数据的种类繁多，涵盖了视频与图片、网络日志，以及医疗记录、学习笔记、军事记录和大容量的档案不一而足等。（3）大数据具有高效的信息处理速率，在大数据中有“1秒处理”的定律，也就是说，在1秒之内能够通过各个数据库获得最多、最有价值的信息。

在当今社会公众的生活中，遍地都可以见到大数据的存在与影响。以智能手机为例，无论打开哪一款APP，如登录微博关注时事、登录微信同他人交流等，均直接或者间接地参与到了大数据的运用行列之中。

作为档案信息资源而言，其乃是是记录文化传统与历史长河中人与物之间发生的各类事件的“收藏器”。依托对档案信息资源的保管和利用，公众能够查询其所需要的各类信息资源。同时，公众能够通过对档案信息资源的开发与利用，学习各类优秀文化成果，由此，将档案称为人类智慧的物态结晶这一说法是毫不为过的。

档案的存在，使得记录人文地理、发展人类传统、留住历史故事的想法成为现实。不过，对于档案信息资源而言，其需要被妥善地管理。唯有被妥善管理的档案，方才能够发挥出其最大的价值与功用。传统档案管理方法通常采用文字记载的形式，此种形式的档案极易发生损毁或散佚，而且所保存的档案数量也通常受到各种限制。通过对大数据技术的应用，便能够借助此种数据所具备的技术优势，实现对档案信息资源的最佳保管，并为后续的开发与利用奠定了良好的条件。

2 信息时代背景下档案管理工作所迎来的发展机遇

2.1 实现对档案管理工作的优化配置

在信息时代背景之下，档案管理工作必须抓住发展的机遇，唯有如此，方可适应时代发展的潮流。依托大数据技术实现档案管理，能够最大程度地提升档案管理质量与水平，优化档案管理机制，降低档案管理成本。

2.2 实现对档案保存水平的切实提升

传统纸质档案往往在管理层面存在着诸多的不便，档案保存的水平比较落后，尤其纸质档案应对风险的能力非常弱，如若发生火灾、水灾等情形，则会对档案的存放安全产生较大的威胁，同时，随着时间推移，纸质档案还会出现字迹模糊等问题，通过对大数据技术的应用，能够有力地规避前述问题的发生，进而延长档案的使用寿命。

3 信息时代背景下档案管理暴露出的相关问题

3.1 档案管理者的专业素养较为欠缺

现阶段，制约档案管理工作发展的主要问题，便是表现为相当一部分档案管理工作者的专业素养欠缺。这些档案管理工作者的管理理念落后，无法适应全新的档案管理模式。

3.2 信息安全隐患

在信息时代背景下，档案的安全管理十分重要，不过公众普遍缺乏信息风险意识，因而造成现今的信息存在较大的安全隐患。信息时代背景下，档案信息资源更为透明化，因此，黑客极易侵入档案管理系统，如此便会造成档案信息资源发生泄露。

4 信息时代背景下档案管理工作创新的应对策略

4.1 创设规范化的档案管理机制

在信息时代背景下，基于能够更好地推动档案管理工作的顺利进行，因此应对借助大数据技术的优势，创设严谨的档案管理机制，依托制度的约束力，推动档案管理工作的有序发展。有鉴于此，在现阶段的档案管理工作中，应对从实际出发，依托各类现代化信息技术手段，将档案信息以图片、视频以及音频等方式进行刻录存档，如此能够实现档案资源的全面性和档案管理的合理性。同时，必须优化管理结构，控制管理人员的比例，提升管理效率，并构建管理平台，实现动态管理。

4.2 提升档案管理工作者的专业素养

信息时代的到来，对档案管理工作者提出了更高的要求，为了能够胜任工作，广大档案管理工作者应对努力提升自身专业水平。有鉴于此，档案管理部门应当借助宣传教育等方式，使档案管理工作者意识到在信息时代背景下必须掌握各类信息技术；同时，档案管理部门应当对档案管理工作者进行系统的培训，并建立常态培训机制，以此培养其良好的档案管理意识和专业水平。

4.3 加大软硬件建设力度

信息时代背景下开展档案管理工作，必须具备足够的软硬件支持，因此，档案管理部门应当切实做好硬件设施的建设工作，加大资金的投入，购买必要的硬件设备和软件设备，为档案管理工作的有序推进奠定坚实的基础。。

5 结语

信息时代背景之下，给档案管理工作带来了全新的机遇与挑战，怎样依托和发挥各类信息技术优势，提升档案管理工作水平，是现阶段档案工作者应考虑的重点问题。

[1]钟素英；浅析企业档案管理信息化[J]；兰台世界；2012年S1期。

刘亚军（1977-2—）男，籍贯：河北省，学历：大学本科，职称：馆员，研究方向：文书档案管理。