基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题和对策

◎范日金

基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题和对策

◎范日金

基层机关事业单位的档案数字化建设就是要加快存量档案和增量档案的信息化和电子化，使档案信息利用不再受时间和空间的限制。本文指出了当前基层档案数字化建设还存在着基础工作不够标准、安全工作不够保障、凭证价值不够体现、技术水准不够先进、队伍素质不够平衡、法规制度不够健全等不足之处，针对性提出了档案数字化建设的对策建议，可为我国基层机关事业单位档案数字化建设提供一定的依据。

近年来，随着信息技术的发展，数字档案在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，基层机关事业单位的档案数字化建设是我国档案界比较关注的热点之一，它的关键是加快存量档案和增量档案的信息化和电子化，使档案信息利用不再受时间和空间的限制。基层机关事业单位数字化档案具有管理智能化、使用方便化、资源数字化等特点，能够突破时空的界限，为社会各界提供更广泛更高效的需求。

主要存在问题

新形势新常态下，我国基层机关事业单位档案数字化建设虽然取得初步成效，但是仍然存在一些问题，总结为六个“不”：

档案数字化基础工作不够标准。当前我国基层机关事业单位档案基础工作不够扎实，数字档案建设中存在投入与产出不协调问题、软硬件基础设施建设落后问题、管理软件不配套问题、单位不够重视等问题，档案基础工作底子不牢，标准不高。

档案数字化安全工作不够保障。档案数字化必须要有数字化设备的存在，它的生成、传递和识别都离不开计算机及其相关软硬件，数字档案并不是无坚不摧的，它容易受到病毒、黑客的攻击而导致文件被删除、篡改、偷盗等，另外，由于数字化所依赖的技术及其设备更新换代速度较快，会给数字化档案有效利用带来一定的影响，而人为不确定因素和地质灾害等自然因素则有可能给数字化档案带来毁灭性的的破坏，因此，数字化档案的安全性和稳定性不够有效保障。

档案数字化凭证价值不够体现。从认识方面、技术方面和管理制度等方面来看，数字化档案还存在部分悬而未决的问题。当前形势下，数字化档案的法律凭证效力还不够高，所能发挥的作用就被打一定的折扣。档案数字化的根本在于档案原貌的保持，但是它通过计算机设备的解读，容易被删除、剪切和修改，档案原貌较难确认，使其原始性、可靠性大大降低，数字化凭证价值未能很好体现。

档案数字化技术水准不够先进。档案数字化是网络技术、电子技术等新兴技术支撑起来的产物，数字化进程中出现的兼容性、匹配性、过时性等问题是制约档案数字化建设的制约因素。目前，大部分基层机关事业单位的档案管理相关技术标准尚未同计算机信息处理很好的结合起来，档案信息整理偏少，数据又多为条目数据，使用以手工操作查阅为主，费时又费工，效率低下，可以满足单一检索，但无法满足社会公众的多元化需求，档案数字化相关技术水准还不够先进。

档案数字化队伍素质不够平衡。档案管理队伍人员素质参差不齐，我国大部分基层机关事业单位人员结构老化，对档案的重要性又缺乏理性认识，缺乏专业档案培训，缺乏专职档案人员，对各自股室站所档案的收集、归档、整理、装订等相关业务知之甚少。而兼职档案员一般不能专注于档案工作，更多的是停留于收发或查找这个较初级的阶段，没能很好的具备和掌握现代化管理素质和现代化操作技能，缺乏服务意识和创新意识，整体队伍素质不够平衡。

档案数字化法规制度不够健全。档案数字化建设进程中难免会涉及到有关著作权、隐私权、知识产权等方面的纠纷或问题，而档案数字化法规制度还不够完善，导致数字化档案原本意义上的相关产权较难提供和保证，也更容易被篡改和侵犯。因此，如何对档案著作权、隐私权及知识产权进行行之有效的保护，是当下档案数字化建设进程中的不得不面对的一项挑战。

档案数字化建设的对策建议

档案数字化建设中，档案信息资源应该体现真实性、健全性、开放性、动态性，能够提供多样化的服务，并随着时代的变迁呈现出不断进步、不断发展的势头。

重视基层档案基础工作。要加强宣传，提高对档案数字化重要性和紧迫性的认识，高度重视档案基础设施建设工作，建立起一套适合我国档案数字化的标准化体系，为数字档案的管理和创新提供前提条件。基层机关事业单位档案数字化建设的基础工作主要是软件硬件基础设施建设的提升，包括计算机、局域网、服务器、复印机、光盘、网络版软件等的配套和完善。我们只有通过各种途径，既加大对硬件设施的投入，又强化对软件设施的建设，也只有这样，才能从根本上改善基础设施建设落后的局面，为档案数字化建设奠定坚实的基础。

加强数字档案安全保障。电子档案与纸质档案的长期共存将是今后的一大趋势，基层机关事业单位档案部门应实行异地备份，对于重要数字化档案除了要实行异地备份外甚至要实行异质备份，并注重档案数字化过程的规范化和制度化建设要求，严格控制电子文件的收集、整理、归档和利用等环节，并作为原始档案一个重要的留存依据。档案工作者要利用好数字化平台中的数据库，提高保密意识，以杜绝纸质档案使用或查询过程中可能发生的丢失、篡改和破坏等现象的发生，机关事业单位档案部门则要构建起信息安全保障体系所需要的外部环境，确保档案信息安全。

提高数字档案凭证价值。数字档案便于计算机存储及处理，包含了动态统计、结构分析等功能。档案人员将档案信息数字化后，虽然方便用户检索、更新及修改，但是其真实性和原始性要打折扣，凭证作用不能很好体现。因此，档案保管时要结合纸质档案和电子档案的双方优势，在保存纸质载体档案的同时，也要相应保存好电子载体档案，实行档案双套保存，既可以高效发挥社会公众存取检索档案的功能，又可以很好的体现档案的凭证价值作用。

借鉴国外先进技术经验。国外很多国家较早实现了档案的现代化管理，档案数字化建设进程也领先于我国。他们不断开发越来越先进的档案管理自动化系统，较早运用到缩微技术来存储档案信息，运用大型计算机数据库系统实现社会各界信息共享，真正意义上实现了档案信息化和数字化。从国内来看，档案数字化理论研究偏多，实践经验偏少，要加快国内档案数字化建设进程，仅仅改变观念还不行，还需要付出更多的努力，多借鉴国外的先进技术和经验，使档案数字化建设进程在不断的学习、实践和总结中步子迈得更大更快。

提升档案队伍整体素质。数字化档案对基层机关事业单位档案人员的业务水平和综合素质都提出更高要求，既要熟练掌握相关档案知识，又要具备一定的管理知识，还要精通计算机软硬件操作等等。因此，对于每一位档案工作人员来说，要加强自身学习塑造，对于基层机关事业单位部门来说，要切实加强对档案人员的新知识、新技能、新设备等方面的培训，全面提高他们的责任感、政治感和使命感，努力把握现代化信息技术，努力将档案队伍打造成为专业复合型人才队伍，以满足当前档案数字化建设的需要。

健全完善相关法规制度。数字档案要想得到法律的认可和帮助，需要一定的时间和各方共同的努力，这也是一个需要直面的问题。主管部门要强化监督指导，强化档案法制宣传，完善责任目标制考核；业务指导部门要讲究点面结合，加强跟踪督办，在做好业务指导和执法检查的同时，还要做到定期及不定期的抽查；基层机关事业单位档案工作者要认真总结档案管理方面的实践经验，加大工作贯彻落实力度，认真组织学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，建立健全运作机制和奖惩机制等，真正意义上做到依法治档。

基层机关事业单位档案数字化建设任重而道远，既要有跨越式前进的魄力，又要有跬步不止的务实精神，需要各方的共同努力才能加快数字化建设进程，这符合现在社会发展的需要，也是向档案管理现代化方式转变的趋势。各级机关事业单位要把档案数字化建设提高到一个新的认识高度，从重视基层档案基础工作、加强数字档案安全保障、提高数字档案凭证价值、借鉴国外先进技术经验、提升档案队伍整体素质、健全完善相关法规制度等方面下功夫，为全面推进档案数字化建设做出积极的贡献。

（作者单位：宁化县发展新型墙体材料领导小组办公室）