城市建设档案数字化管理的利用与实现分析

◎陶涛

城市建设档案数字化管理的利用与实现分析

◎陶涛

随着现代科学技术的不断发展，人们在档案管理的方式上越加多元化。同时，人们开始意识到不同档案的作用不同，在管理上也应当分开实施。城市建设档案也就是城建档案，实际就是城市建设相关活动的真实记录，在发展中，需要对档案进行分析与核实，从而确保其发展方向的正确性。然而，目前很多市政府都没有认识到城建档案管理的重要性，只是单纯地将其作为资料保存档案馆，而且多数档案保存都基本等于封存。在城市的发展与建设过程中，基本上不会对这部分档案进行利用，这就使得档案信息无用化严重。目前，不少城市开始利用数字化技术来进行档案管理与利用，以期望能够最大程度地获取档案中的有效信息，为城市建设提供帮助。本文从城市建设档案的重要着手，就其数字化管理的利用策略进行分析，并就其实现方案加以明确。希望能够为我国城市建设档案化管理提供帮助。

随着城市化进程的加快，与城市建设相关的信息也越来也多，其中部分信息与城市后续建设具有十分重要的作用。可以说，城市建设档案其中既包含了记录性文件也包含了一系列合同与规章。对城建档案的管理能够有效地提高其城市建设中的资料参考，从而确保其在发展中的一些决策符合城市现状。传统的档案管理方式具有投入相对较高，对人力需求量较大，管理效率低下等多个缺点，无法满足现代化城市建设的基本需求，很容易使得档案管理与信息提取的效率不符合城市发展的进度。因此，要想实现现代化城市的建设，必须要优化城市建设档案管理，为其提供较为完善的信息保证。笔者认为，当前的城市建设档案管理工作无法与数字化管理合二为一，主要是人们对于城建档案的认知缺失，故而必须要就城建档案的相关信息进行介绍。

城市建设档案的内涵

内涵。城建档案与一般的档案内涵基本一致，只是在主体上会存在差异，在本文中，将城建档案定义为城市建设过程中的一系列活动的记录文件与相关资料的整合。在传统的城市建设中，其仅仅包含了建筑内容，而当前的城建已经逐渐上升到城市各个方面的建设。其中既包含了建筑，也有经济、政治等内容。可以说，目前的城建档案其包含的范围更广，内容更加全面。同时，城建档案的管理难度也会相对提高。

特点。城建档案属于档案的范畴，与传统的档案特点基本一致。主要包含：第一，动态性。一个城市从无到有，从萧条到繁华，必然会经过各项制度的调整与主体的变更等多个部分。因此，在不同的阶段其表现出来的特征也存在差异，动态性较强。第二，内容多。城建档案内涵的扩大使得其中包含的内容增多。第三，类型多。城市建设中涉及到城市的方方面面，无论是建筑特点、经济形势或是制度建设都包含其中，类型自然也会相对多元化。第四，档案利用价值较高。在城市建设的过程中，会涉及到多种决策，这必须要以档案来作为基础保障，从而确保其建设方案的价值。第五，人员较多。涉及的主体广泛自然人员数量也就会相对增加。

作用。结合城建档案的基本内涵，可以将其作用归纳为：第一，记录作用。在城市建设的过程中，其存在着多种合同或者文件，城市的稳定发展与相关部门的运行都具有十分重要的作用。在城市管理之中，因为城建工作存在某些纠纷，这些档案就可以成为有利的证据。一旦乏对应的证据基础，单纯的说辞又难以使之信服，政府的公信力将会受到损伤，这些档案的证据作用，就能够很好地解决问题，使得政府形象得到保障。第二，参考作用。在我国当前的城市发展过程中，为了提升城市形象，促进区域经济的发展，都必须要具有一定的创新性。以对应的档案作为支撑，其策略与以往的某些策略相比，新颖性得以保证，从而使得城市建设前景较好，且能够促进城市建设的科学性与长远性。第三，文化作用。一个城市在不断的建设过程中所表现出来的经济、习惯、民俗等最终都会形成城市文化。城建档案中，就包含了与城市文化相关的诸多内容。可以说，城建档案实际上是实体化的城市文化，其能够使得当前的城市形象更为鲜明，城市内涵更为丰富，符合现代社会背景下的精神文化建设需求。

城市建设档案数字化管理的作用

馆藏城市建设档案的数字化管理。在城市建设档案管理中，利用数字化管理，其主要是从多媒体技术与计算机技术而言，通过对传统纸质媒介的替换，将其转化为数字信息，使得馆藏城市建设信息既具有纸质档，又具有电子档案，在进行存储与分享时，优势相对明显。尤其是在信息利用的过程中，能够有效地对其进行整理和传输，使得管理效率大大提高，这是城市建设档案管理实现数字化最核心的内容。

城市建设档案管理现代化。城市建设档案管的数字化管理，其将传统的档案管理方式进行变更，但是，管理功能的实现以及效果都得到了最大程度的提升，同时，其中还具有档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储等诸多的功能，可以说，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的一个基本目的。

档案资源的利用与共享性。在以往的城市建设档案管理中，以纸质信息为主，其他部门想要对信息进行咨询和利用，必须要到对应的场所，经过相对繁杂的手续后，方可拿到相关资料。且根据城建档案资料的分类，其不一定能一次性拿到所有资料。这就使得资源的利用与共享性能严重降低。而数字化管理实现后，其本身的存储方式以及管理系统发生变更，在信息的提取上具有较强的共享性，利用率提高。

实现城市建设档案数字化管理的具体策略

建立集中的城建档案管理模式。从目前来说，我国档案管理主要有两种模式：分散制与集中制。城市建设档案管理自然也与之大同小异。在城市建设档案实施分散制管理的过程中，其会将档案馆内的不同部门，采取不同的档案管理方式来进行资料的整理与提取；而在集中管理时，从档案信息管理方式上和城建档案制度上进行。就目前来说，城市建设档案管理主要以集中模式为主。在该种模式下，档案管理制度相对完善，且在信息的利用上，相对全面。城市建设档案数字化管理的实现，会更加注重其整体建设，因此，在制度上必须要加以保证，故而需要建立集中城建档案管理模式。

注重管理层、技术层、资金等多个方面的支持。数字化管理相对于传统的管理模式而言，其不会对人力数量有过多的要求，但是，且对于资金与技术的要求均相对较高。在技术要求高的状况下，必须要要求高素质的管理型人才；同时，数字化管理的实施需要依靠一些先进的 设备，这就必须要资金的支持。而无论是技术还是资金，档案馆要想获取，其必须要从管理层着手。在我国当前的实践看来，多数档案馆的数字化管理落实不到位，多是因为管理层认知不全，在后续的支持上没有得到保证。

建立健全实现数字化管理的组织机构。城市建设档案管理的根本目的在于信息的收集、整理、保存与利用，从而为城市规划、建设和发展提供服务。而城市建设档案数字化管理的实施，其就是为了让这一系列的活动更加具有时效性与准确性，从而更好地提供服务力度。但是，在传统的管理活动中，其所采取的方式不同，自然在组织机构的适用性上存在一定的缺失。因此，笔者认为，要想实现数字化管理，必须要从组织机构上着手，从而使得其管理形态与方式能够根本契合，以发挥其最大的作用。

强化数字化管理人才。在以往的管理模式下，管理人员的素质相对较低，当然，这个素质不是指工作态度，主要是指以数字化为要求的操作技能与理论知识。在这种状况下，必须要注重档案管理人才的选取与培养。对于在岗人员，进行二次培训；对于即将上岗的人员，进行岗前培训。当然，如果其管理过程中，存在缺失，也要及时进行纠正，以提升其管理能力。

城市建设是一个发展的过程，而城市建设档案包含了这个发展过程中所有的相关信息，可以说，城建档案内容相对较多，涉及单位也相对广泛，类型多样化。自然，城建档案管理难度较大，管理内容较多。而传统的城建档案管理忽略了其档案性质与特点，在管理时，没有对其后期的利用价值加以重视，使得其管理存在较强的片面性。城建档案数字化管理是社会与科学发展到一定程度的产物。其能够有效地打破传统城建档案管理的模式，为城市建设档案资源的利用提供更多可靠的渠道，从而为城市建设提供保证。

厦门市城市建设档案馆）