浅谈企业档案数字化过程中的质量控制

浅谈企业档案数字化过程中的质量控制

文/杨国典，中国石油庆阳石化公司

企业传统载体档案数字化是一项系统工程，是数字档案资源建设的重要途径，更是数字档案馆(室)建设的基础工作，过程涉及到多个环节，每个环节的局部质量直接影响到档案数字化的整体质量。本文通过对档案数字化过程解析，提出各环节事前、事中和事后质量控制措施，为保证企业档案数字化产品质量和数字档案信息资源安全提供依据。

档案数字化；质量控制；档案资源

随着信息技术的飞速发展和企业数字档案馆(室)建设积极推进，档案数字化已成为历史档案资源数字建设的重要途径，而控制好数字化过程质量则是数字档案信息资源质量的重要保障。

1 前期准备

1.1 确定加工方式

对于少量、重要、核心档案的数字化企业采取自主加工方式，对大批量的传统载体档案的数字化企业采取委托加工方式，将数字化工作委托具有相应资质和实力的专业公司实施。

1.2 合理组织人员

档案数字化是一项技术项目，需成立项目组织机构，明确项目负责、技术负责和业务操作等相关人员的职责。项目负责人了解项目管理和档案管理相关知识，技术人员熟悉计算机技术、网络技术和信息技术，项目开始阶段操作服务人员全部使用熟练工人。

1.3 配置硬件设备

档案数字化是将纸质等不同载体的档案转化为可以利用计算机等终端设备快速查阅档案的一种信息化管理过程，因此计算机、网络信息硬件和扫描仪是必不可少的数字化设备。

1.4 范围确认和工作量统计

对馆（室）藏档案按非数字化和数字化两类进行范围确认，再对数字化档案按珍贵档案优先、高危档案优先、利用率高档案优先原则进行分类确认。范围确认后的数字化档案要进行工作量计算，按分批数字化加工的原则安排好各批次加工的数量。

2 制定标准实施流程

2.1 总体流程

数字化加工流程可以分为档案交接、整理、著录、拆分、扫描、图像处理、质量检验、数据挂接、数据备份、装订还原等环节，每个环节之间合理安排、统筹规划，形成统一标准流程，有规范的记录表单和严格的签收制度。

2.2 质量控制流程

把好档案数字化加工质量关的关键是做好质量检验工作，标准、简单、适用的质量检查控制流程，是数字化合格产品质量检验的保障。质量控制流程主要以各环节的事前、事中和事后控制为基础，逐步形成系统、完整，聚管理与技术于一体的质量控制流程体系。

3 质量保障措施

3.1 合理安排进度

合理的数字化加工进度，不仅是降低项目成本的手段，更是保持高质量数字化产品的持续动力。根据加工数量、人员配备和设施设备，制定合理的进度计划。

3.2 严格环节操作

3.2.1 档案交接

数字化档案需加工人员和档案管理人员同时到现场交接，交接时认真填写交接记录表，注明提取档案的目录号、题名、年度、保管期限、页数、正副本数量和提取日期，对档案卷（件）的数量和页数要面对面清点，以双方签字确认为准。

3.2.2 档案整理

整理人员对提取的档案原件对照目录再次清点数量，发现问题及时与档案管理员协商解决做好记录。认真检查纸张质量和缺损，核对正副本一致性，对页码编制不规范的案卷进行重新编码，对纸张有折叠、折皱不平影响扫描质量的原件先进行压平或熨平，对较薄纸张、破损纸张、底灰较深和字迹较浅等质地较差的档案进行复印、修补处理。

3.2.3 档案拆分

档案拆分即拆卷，在保护档案不受损害的前提下，按照档案原有顺序依次拆除需扫描档案的装订物，并保持原有排列顺序不变。

3.2.4 档案扫描

采用黑白二值和彩色方式对档案进行逐页扫描，全文黑白原稿档案采用PDF或TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案采用PDF或T IFF格式彩色扫描，照片以原色为准采用JPG或PDF格式彩色扫描，扫描仪分辨率设置为200dpi—300dpi。扫描时过程中应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证扫描图像效果与原件一致。

3.2.5 图像处理

图像处理过程中，利用计算机和图像处理软件对扫描后的图像进行逐页旋转、纠偏、去污、裁边、图像拼接和排序调整，保证图像清晰、符合正常的阅读习惯。图像倾斜的要进行纠偏，倾斜度不大于1度，去除扫描图像中的污点和黑边，保证图像文件干净、整洁；保持图像内容居中，上下左右四边尺寸合理；大幅纸张分幅扫描的图像在拼接时要保证信息要完整。

3.2.6 装订还原

扫描完成后被拆分的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排序不变，案卷不掉页，卷边整齐，必要时进行简单裁边修整。

3.2.7 数据存储

数据存储是指以目录数据库内对应的扫描图像分类建立文件夹，并以档号命名文件夹内文件，以PDF、TIFF和JPG格式将电子文件存储在硬盘。

3.2.8 数字备份

把存储在计算机硬盘上的扫描电子文件拷贝到移动硬盘、光盘、磁带等备份载体上作备份之用。为保证数据安全，备份采用在线和离线相结合方式实现多套备份，并异地保存。

3.2.9 著录挂接

根据档案类别在管理系统中完成著录，并将扫描图像文件正确挂接在著录后的目录下。

3.3 质量检查验收

3.3.1 质量自检

数字化项目组必须建立内部质量检测体系，对数字化加工各环节成果进行自检，主要对档案漏扫、图像偏斜度、清晰度、失真度和排列顺序进行检验，达到质量标准要求后提请档案管理质检人员进行质检。

3.3.2 质量验收

数字化结束后，档案管理部门组织人员进行项目验收，分为数据验收和实体验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，对照质量控制目标值，合格率达到95%以上的予以通过验收。档案实体验收必须一一清点，文件状况与提取时保持一致，合格率达到95%以上予以验收通过。

[1]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯,2013.

[2]纸质档案数字化技术规范标准[S].中华人民共和国档案行业标准,DA/T31-2005.