也谈高职院校综合档案室形象建设

也谈高职院校综合档案室形象建设

文/黄伟红，广西建设职业技术学院

本文就高职院校综合档案室形象建设展开深入的探讨，并结合高职院校档案工作的经验以及论述高职院校综合档案室形象建设的重要性，畅谈高职院校综合档案室形象建设，利用好档案信息化建设，构建告知院校综合图书馆新形象。

信息化档案管理；高职院校；形象建设；档案

1 高职院校综合档案室形象建设的重要性

首先，高职院校综合档案室的建设有利于铭记历史，是高职院校知识的重要载体。学校的档案包括高职院校文化工程建设、教职员工详细资料档案，历年优秀课堂教学以及优秀教学交流成果，历届学生学籍档案管理等等。这些资料是一个学校灵魂的组成，是构建学校狠心价值观的基础，是反映学校现状与风貌的原始资料，对学校的发展有着推进的作用。

其次，档案室室存放和记录所有成果的天地，对学校教学工作的推进和改革具有非常重要的利用价值。随着时代的进步，学校领导可以借鉴历史经验与教训，对学校未来制定的方案与规划做出合理布局，结合所有的教学成果和规划成果，可以更有针对性的建设学校，将学校打造成专业领域最强势的职业院校，对提高学校形象有很大的推动作用。

再次，数字化的高职院校综合档案室的发展有助于提高档案室形象，结合科技手段夯实基础、与时俱进。方便、快捷、高效的档案管理可以提高学校检索资料的工作效率，有利于档案室结合时代发展，迎合全体师生的内在需求发展。数字化的档案是以数据形式作为资料存储的载体与方式，档案室负责建立起良好的网络环境，为学校师生提供教学、管理、科研查阅资料便捷的途径，加强管理，保证资料的存储安全，建设现代化的高职院校综合档案室。

2 高职院校综合档案室形象建设畅谈

2.1 提高认识，加强领导，明确职责

思想室行为的先导，要想建设综合档案室形象就要在认识上提高。相关领导要提高自己的思想觉悟，意识到建设好综合档案室是推荐社会主义现代化强国的前提，是构建现代化校园的必要条件，室推进学校发展的助推剂。作为学校领导，要意识到档案室的建设室利在当代，功在千秋的事业，档案室是记录与存放建校以来的历史、文化的传承、学校的核心价值观、是服务社会、造福大众、哺乳下一代的大工程。综合档案室的发展，代表这科学技术的进步，代表着数字化时代的进步，代表着现代化学校的实现，因此，高职院校必须把建设良好综合档案室形象作为一项重要工作抓好、做好、做强！

2.2 完善学校档案管理的必要硬件设备

档案管理的硬件设施是档案管理工作的基础。夯实基础才能够更好的开展下一步工作。对于高校来说，并不是所有的档案都是数字化的，古往今来，综合档案室的档案资料不计其数，从建校开始，要保证这些材料不受潮、不被虫类侵蚀、不会被阳光暴晒、不会因高温而被侵袭等等现象，都要考虑周全，因此，综合所有因素，学校档案管理室要加大硬件设施的投入与维护，可聘请专门保护资料的专家，以保护资料免受侵蚀，同时，利用相关的硬件设备与设施，保障档案妥善保管，为今后的实用作可靠的保障。

2.3 加强档案管理队伍建设

现代档案工作对档案工作人员提出了越来越高的要求，他们应该是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。高职院校要从实际出发，对现有档案人员进行教育与培训，充分发挥其对本校档案情况熟悉的优势，尽快提高其应用信息技术的水平。高职院校在培养新人的同事要注重对老同志的培养与保护，可以借助校外专家。也可以借助新带老的模式，将老同志带入到数字化模式和现代化管理的环境中，优势互补，与时俱进，培养复合型专业人才。

2.4 形象建设要做到与时俱进。

档案管理工作要做到与时俱进，与当前的高职院校自身的校园文化实现完美结合。高职院校是以培养学生技能发展为核心的教学理念，但是，无论什么样的教学理念，都离不开“德”字，古语有云“厚德载物”，综合档案室的形象建设要结合德育教育开展，要与时俱进，通过历史的资料和高职院校的校园文化以及历史底蕴，为高职院校文化建设添砖加瓦，提供强有力的精神后盾和资料保障，从而实现智育、美育、德育全面发展的教育效果。

3 结束语

总而言之，高职院校综合档案室形象建设功在千秋，学校档案室的建设与管理工作是学校日常工作中的重中之重，是管理工作中不可分割的一部分，是学校师生广为需要的一部分，作为档案管理工作人员来说，要做好本职工作，做好日常的收集、整理、分类归档，实现数字化档案管理，方便在校师生应用，领导要提高认识，在档案管理方面加大资金投入，做好形象工程。与时俱进地加强档案管理工作，加强档案管理工作人员的日常培训，完善档案管理机制，档案程序正规化、高效化、便捷化，从而达到推进学校教学事业向前发展的目的。

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2015年广西教育科学“十二五”规划2015年度广西学生资助研究专项项目——《高职院校家庭经济困难学生资助档案管理研究》。

黄伟红（1981—）女，广西建设职业技术学院学生资助干事，档案系列馆员，研究方向：学生资助管理、档案管理。