关于大数据背景下档案工作的机遇分析与挑战探讨

文/梁大卫,赤峰工业职业技术学院

关于大数据背景下档案工作的机遇分析与挑战探讨

文/梁大卫,赤峰工业职业技术学院

随着大数据时代的到来，现阶段的档案工作遇到了很多机遇，但同时也面临着诸多方面的挑战。该作笔者在研究大数据背景下档案工作基本状况的基础上，对档案工作目前面临着的机遇与挑战进行了详细、深入的剖析，旨在为今后档案工作的顺利开展提供借鉴。

大数据时代;档案工作;机遇与挑战

当前，由于信息化时代的来临，大数据早已变为信息的总体演进趋势，同时这一趋势可以满足人们由于经济体系构建所带来的高生活品质的需求，还可以把人们平时接触的任何信息数据进行归集、整合，进一步让人们对信息系统化有一个更加全面的理解。所以，现阶段档案管理工作的归档、调档等工作也在迎合这一发展趋势，逐渐向着信息化、系统化的方向演变，在这种情况下，怎样令档案工作的转型更加顺畅成为了亟待解决的问题，我们需要对当下其所面临的机遇和挑战做出研究。

1 大数据背景下档案工作出现的新机遇

1.1 社会档案观逐渐建立

随着信息化时代的到来，再加上新阶段、新思潮的有力冲击，国内的档案工作已经逐步从统一化的管理向着社会统一管理过度，与此同时，有关的纸质档案也慢慢被信息化、系统化的档案取代，继而有效地节约了相关工作的耗费，大大提升了档案工作的效率。这一利好出现的其中一个重要原因即为大数据时代环境的推动，并且和档案管理机构自身的变通机制的疏导密不可分。此外，大数据时代背景下以信息网络内部的信息为关键核心，而这部分数据在进行分类、归集后便拥有了一定的价值意义，在日常的档案工作当中对此加以利用能够令档案的现实价值逐步深化，同时也能够依据其衍生出一种创新性的档案管理模式，进一步将档案工作同大数据时代的节奏有机融合，最终健全新时期人们社会档案价值观的形成。

1.2 电子文档管理出现了诸多新途径

当前，怎样更加有效地保证电子文档的可靠性和真实性始终是困扰电子档案管理的难题之一，这一难题到现在仍旧没有得到有效地解决。同时，电子文档逐年呈现出指数上涨的趋势，其数目惊人，对电子档案的可靠性、真实性鉴定难以仅仅依靠以往的“直接鉴定法”进行解决，由于这样处理很可能会消耗更大量的人力、财力，费用成本较高。大数据在对大量复杂的信息数据进行操作与分析的过程中，具备想象不到的能力，大数据技术可以迅速增强电子档案管理工作的有效性，进一步为保障电子文档的可靠性提供一系列创新性的技术路径。

2 大数据背景下档案工作面临的新挑战

2.1 常规档案管理方法的问题与缺陷

大数据时代的最基本特点就是大数据时代的变动性以及变化性，所以说在大时代数据时代的背景下，任何时候均处在不断的变化当中，在这些动态化信息体系当中，档案作为信息载体同时又要遵循信息系统的变动及演进方向展开自身内部的合理化改革和调整，如此一来，便能够令自身更加满足当前的发展趋势。从宏观角度上来讲，在这一系列变化中，信息系统作为大数据的总承载机制发挥着不可替代的作用，我们可以将其具象化成全球所有信息数据资源的发生、运转、交替的媒介性平台。所以说，当前的档案工作在大数据时代背景下要想进行顺利的转型就应当依靠这个融合发生、流转、归集为一身的信息化平台。而这种依赖对于以往固有的档案归集、管理方法会造成很强的冲击力，因为其从根本上颠覆了常规的档案整合、管理、归档等环节，以信息数据化的方式对这一系列步骤进行格式化，最终把这一操作流程通过即时性、便利性更强的手段体现出来，具有十分鲜明的时代化特点以及信息化特征。

2.2 创新型科学技术的强烈冲击

第一点，在现行情况下，大数据的容错计算是不容易实现的，并且其算法也相当繁琐，现阶段几乎不能设计出绝对安全、真实、可靠的容错设备或者相关软件。除此之外，档案管理系统仅能够尽力做到将失败的概率降低到可允许的范围之内，却无法彻底消除，同时在这一环节当中，系统的运行成本是会持续上升的。第二点，大数据时代背景下的档案工作系统选取的基本上都是云计算技术，这一技术的最大优点即为聚集工作负载，提升资源的共享程度，这样一来一定会造成档案归集、管理系统运行成本的急剧上升，同时也可能会导致系统故障发生频率的大大提高。还有一点，异构信息加重了整个档案管理系统的运行负载。与此同时，大数据背景下档案信息存在类型多样、结构复杂（包括结构数据、非结构数据以及半结构数据等基本类型）等特性。

3 大数据背景下档案工作的有效应对措施

3.1 档案大数据观念的形成

众所周知，意识可以反作用于物质，同时会对物质产生一定程度的影响，科学、正确的意识可以迅速推动事物的发展；反之，错误的意识势必会对事物的发展产生羁绊和困扰，进一步影响事物的实际走向。在大数据背景下，以档案工作为核心的相关工作的转型应当以科学的、充满积极意义的理念为指导，从而令相关工作可以朝着预期的方向演进，这也正是当前档案工作积极转型的重要性所在。另外，在大数据背景下，不管是数据管理人员或者普通用户都早已不再仅仅满足于便于管控与共享的数据形式，而是将更多精力放在信息价值上，由转变数据形式朝着发掘信息价值转变。为了尽快实现这种转变，相关人员必须形成档案大数据观念，这样才更有助于从大量档案数据中有效地发掘出信息价值。

3.2 档案管理手段的革新和深化

在之前的档案实体管理时期，档案工作的直接对象为档案实体，档案管理形式基本上以手工为主。在电子技术运用到档案工作中后，电子辅助档案工作更加广泛，其能够促进档案工作质量的增强。伴随着信息科技在档案工作中的迅速普及，电子档案的大量涌现，一些数字化档案管理室逐渐建立起来。这些都让我们感到现代化科技和档案工作的密切联系。大数据背景下的档案工作完全可以通过云技术的支持构建起一个统一化的档案管理平台，进而达到预期的效果。

4 结束语

综上所述，大数据必然会成为今后信息演变的基本趋势，所以对这一时代背景我们不应逃避，而是顺着其所提供的先进理念去完成有关工作的改革，档案工作即为最具代表性的工作内容之一，在大数据背景下，尽快对档案工作进行转型和调整，有助于档案工作有效性及工作水平的提升。

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[2]樊树娟.大数据时代档案职业改革与发展研究[D].济南:山东大学,2015.

[3]崔洁.大数据背景档案管理工作的挑战与机遇研究[J].科教文汇（下旬刊）,2016(2):67.