浅析核电工程实物档案的价值作用和归档管理探析

文/杨声键，国核工程有限公司

浅析核电工程实物档案的价值作用和归档管理探析

文/杨声键，国核工程有限公司

随着社会经济的不断进步，核电工程项目也越来越进步，在市场中占据主导地位。近年来，电厂工程建设期间的实物档案多以实物为载体，将信息，文字和图表等内容进行记录和保存。为了方便档案的利用与管理，信息的记录要全面细致，不同方面的记录要独立进行，坚持一物一表，这样可以避免问题的发生。本文主要阐述，核电工程中的实物档案在实际生产生活中的利用价值进行分析，并提出科学合理的管理方法。

实物档案；作用；归档管理

引言

核电厂工程建设周期比较长，且文件数量居多，实物档案的种类繁多且较为复杂。每一项子工程在完工以后，都需要对工程信息进行记录。奖章和模型都包含其中，它们是与纸质档案共同形成并且完整的竣工档案。工程竣工档案能够为项目后期的核电厂运行与管理提供重要的参考依据。因此需重视实物档案的价值，对其进行科学合理的归档管理。

1 实物档案的作用

实物档案具有随机性，多样性和复杂性等特点。纸张档案与电子档案的建立具有一定的规律性与周期性，人事档案是个人身份的证明，记录了人的成长过程与经历。但实物档案则是随机建立的，竣工档案是以工程建设中的实物为依据，不受时间和空间的制约。实物档案最大的作用是可以作为凭证和依据。用实物档案所记录出来的物质成果和精神活动的内容与状态，能够反应出某一阶段的社会变化与发展特征，具有很高的利用价值。在早期时代，甲骨文就是记录实物档案的一种，记录了当时历史的发展特征和一些主要事件，后人可以利用甲骨文对当时古代社会进行研究。实物档案记录工程的整体形象，它涵盖了项目建设中多方面的内容。一旦项目被质疑质量方面有问题，实物档案就可以作为相应的凭证，进行调查。在项目后期的运行、管理、完善等方面，也要以此为依据。随着社会的不断进步与发展，竣工档案在工程建设活动中的作用越来越重要，实物档案的利用价值与作用也占据了主导地位。

2 实物档案管理的问题

2.1 管理意识低

大多数企业和组织虽然有很多的实物，但并未进行分类与管理。一些企业部门并没有意识到实物档案的重要性，仅仅对纸质档案和电子档案进行分类与管理。竣工档案中更多的记录了工程项目建设中的参数及文本内容，而一些的相关审批手续和证书并没有被纳入到档案管理中。这些问题存在的根本原因，就是管理人员对实物档案管理的意识较为薄弱。

2.2 管理难度大

目前，实物档案多以实物作为载体并且来记录信息，实物具有多样性的特点，它的形状，大小等方面存在着很大的不同，因此管理难度比较大。竣工档案中的一些证书奖状，执照证件管理起来相对简单。但是，公章与私章等实物的、体积偏小，形状差异非常大，难以保管。此外，纸质物品和金属制品等实物的材料不同，对保管环境方面也有不同的要求。

2.3 管理制度混乱

实物档案的收集和保管，需要管理与组织的沟通协调能力。但是，在实际工作过程中，管理组织工作经常出现较为混乱的现象，导致管理工作的难度增加，很难达到管理标准。当前实物档案的收集表现在三个方面，第一，各个部门主动上交归档。第二，档案管理部门根据企业网站上发布的信息或者表彰文件进行追踪和调查。第三，档案管理部门要和其他部门进行沟通与协调，如果发现有价值的实物档案，马上进行收集。但是，有一部分实物档案，比如奖状，证书，经常被当做个人或者某一部门的荣誉，并没有上交。一些人员不愿主动上交，出现不积极配合的局面，导致到在管理上出现了难度。因此实物档案的收集并不完整，管理制度上较为混乱。

2.4 管理方面不够完善

现阶段，实物档案的利用价值可以作为凭证和依据，因此实物档案必须要具有真实性和直观性两个特点。一些相关人员在查看实物档案时发现，能够非常清晰的看到工作人员的工作轨迹和工作业绩。但是，目前的一些实物档案并没有体现出这些特点，并且档案在管理时还会出现信息流失、表达意思不够清楚等问题，这在很大程度上降低了实物档案的价值性与功能性。

3 实物档案归档管理

3.1 加强档案收集管理

在核电工程管理过程中，档案管理人员必须真正认识到实物档案价值的重要性，企业想要将实物档案的收集范围扩大，就必须要求档案管理人员深入到各个部门，加强与各部门之间的沟通与协调工作，形成良好的合作互动关系。一般来说，对于较大的工程，公司需要将分公司的实物档案交给总公司来完成，如果总公司与分公司的沟通协调工作做的不及时，就很容易导致档案资料的流失或延误交接时间。

3.2 完善档案归档制度

目前，企业档案管理要遵循一定的制度，确保档案管理的规范性。做到对收集到的实物进行鉴定，确认符合归档的要求，进行归档。归档要规范，为了避免档案在收集过程中发生混乱，可以将各个部门的实物资源统一放到一个部门进行保管和管理。最后，将实物档案的目录打印保存，对实物档案进行管理。实物档案要用专门的陈列柜和档案柜进行保管。档案柜要时刻保持清洁，避免档案受到侵蚀，做好相关的清洁工作。此外，管理人员要定期对档案进行检查，确保档案的完整性和规范性。

3.3 提高管理意识

在企业核电工程中，各部门必须提高档案管理的意识，加强档案对归档工作的宣传。不定期在企业或者组织内部展开相关的培训活动，使得工作人员意识到实物档案在工作中的重要性。加强核电项目建设的合理性与规范性，避免发生不必要的纠纷问题。

4 结语

随着社会的不断发展，企业对档案管理的要求也在不断提高。而核电厂建设工程作为国家重大项目之一，必须高度重视起来。在项目完工以后，需通过各部门领导的检查与验收工作，避免出现不必要的问题。因此对实物档案进行规范的管理时，要保证归档工作有序合理的进行。加强对实物档案归档工作的重视度，展开宣传教育，进行深入细致的了解，做好核电厂建设工程实物档案竣工验收工作，满足核电厂的安全运行，提高公司的经济效益。

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