计划生育档案管理信息化建设及发展探讨

计划生育档案管理信息化建设及发展探讨

文/王勇强，商水县计划生育避孕药具管理站

在信息化时代下，实现计划生育档案管理信息化建设，有助于提高档案管理质量及效率，从而有效促进计划生育档案管理发展。本文则关于计划生育档案管理信息化建设和发展展开探讨。

计划生育；档案管理；信息化建设

计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和信息化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计划生育档案管理的信息化建设程度，提高计划生育档案的利用率。同时也可以使我国的计划生育档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。

1 计划生育档案管理信息化建设意义

1.1 计划生育档案信息化是计划生育工作信息化发展的必然结果

国家计划生育委主任李斌在讲话中明确提出“要把信息化作为计划生育事业发展的优先领域，推动计划生育信息化实现新的跨越”。我们要充分利用信息科技手段即时、便捷、高效的特点，为计划生育管理工作服务。使人口和计划生育工作由管理型向服务型、由被动型向主动型转化。“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正成为一种必然趋势。

1.2 传统方式档案管理已不能适应计划生育管理需要

传统管理不仅占用大量的库房空间而且管理成本费用较高。由于长时间保管档案，档案容易损坏，纸张容易发黄，易枯，易脆，尤其是在兑现独生子女奖励和生育审批时需长期高频繁的调用相关档案资料，既费时，又费力。原始的育龄妇女信息全部靠手工完成，仅能满足日常查档服务的需求，并不能做到随时收集，计划生育业务档案已不能适应目前计划生育管理要求。

1.3 计划生育档案信息化可以给计划生育部门带来显而易见的效果

通过引进先进的信息技术，改造原有的档案管理模式，省却了传统意义上的那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，提 高了工作效率。不但能管理日益庞大的档案信息，满足快速查询的需要，而且能有效地保护档案原件， 实现数字化副本异地存放。通过利用计算机进行日常的统计、检索工作，就能很快地查找到计划生育家庭的档案信息，在兑现计划生育奖励，生育审核等工作中，可以为群众提供方便快捷的服务。

2 计划生育档案管理信息化建设及发展

2.1 强化信息化管理意识

实现档案信息化管理，需加大宣传力度，调动各级干部和各有关工作人员积极支持和参与。一个信息化计划生育技术服务站档案管理系统，又必须具备有信息化管理水平的档案管理者。否则，信息化档案管理无法实现。计划生育技术服务站档案工作者在信息化档案管理工作中，不仅要具备自己档案管理专业知识的培养，还要懂得信息化科学管理档案的实质内涵和特点。计划生育技术服务站档案信息化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现计划生育技术服务站档案管理工作规范化、制度化、科学化信息化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理信息化的形势，迫使档案工作人员发奋工作，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。

2.2 加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备

在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。

2.3 加强情报监控

加强计划生育档案的情报监控对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展。

2.4 做好计划生育档案信息的虚拟化工作

计划生育档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计划生育档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计划生育档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展。

3 结语

计划生育档案是在计划生育工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是计划生育技术的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对计划生育技术服务站领导决策科学化和计生技术现代化建设极为重要。准确把握新时期计划生育技术服务站发展的特点，加强计生技术档案管理, 是计生技术档案实行现代化管理的根本任务。

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