档案信息化建设与档案管理

◎马晓艳

档案信息化建设与档案管理

◎马晓艳

随着信息时代的到来，各行各业都在朝着信息化模式发展。档案管理部门作为一个重要的职能部门，也急需建立一套完备的信息化管理模式。本文结合笔者的工作经验与体会，对当前的档案管理信息化提出了几点个人看法。

影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

对档案信息化建设缺乏正确认识。当今社会，随着信息化时代的到来，档案管理的信息化建设也对传统的档案管理方式产生了巨大的冲击。档案信息化建设可以说是对档案管理服务理念的一场巨大变革，然而并非所有档案管理人员对此持有正确的认识，这就导致管理人员的思维方式和管理手段跟不上时代的发展。从技术角度来看，信息技术对档案管理的影响主要体现在以下几个方面：第一，信息技术实现档案管理的信息化后，可以在一定程度上提高单个部门的职能效率；第二，信息化的档案管理可以为档案的管理与查阅提供更加高效便捷的方式，直接提升档案管理人员的工作效率的同时，还为民众提供了更加方便快捷的档案查阅服务；第三，信息化档案管理模式能够有利于实现档案资源的共享，大大的提高组织效率。即便如此，当前仍然有一部分人员没有充分认识到档案管理信息化的优势，在档案管理信息化建设方面产生了一定的阻力，影响了档案管理的效率。

运用信息资源的观念存在差异。从传统的档案管理理念来看，档案管理的目的就是将保存在档案馆内的档案完整的、较长时间的保存下来，以便日后进行查阅。然而，随着社会的发展，信息技术不断革新，信息化的档案管理理念则主张的是实现资源的共享，即由传统的“如何保存档案资源”逐渐转移为“如何充分的利用档案资源”上面，主张只有更为高效合理的地利用档案资源，才能更好的为大众服务。如此一来，便可以充分的提高档案资源的利用率，从而更为充分的发挥出档案资源的作用与价值。然而，部分管理人员在观念上仍然比较传统，还无法转变思维观念来接受信息化的档案管理模式，这直接影响到档案管理工作的效率和档案资源的利用率。

档案部门信息化水平存在差异。近年来，随着改革开放的深入以及经济全球化的发展，我国各地的经济发展水平也逐渐拉开差距，不同地区的发展水平大不相同，这就导致档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力存在相当程度的差异，最终使各个档案部门的信息化水平产生差距。

加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

加强电子文件的管理。由于计算机技术和网络技术的不断发展，越来越多的重要文件逐渐被传输到互联网上，因此，电子文件的安全管理越来越重要，特别是档案管理部分。虽然电子文件的管理可以更长久地保存各种重要信息，同时扩大了档案信息的价值，但是也存在一些不稳定因素。所以，必须加强电子文件的管理，可以从以下几方面入手：第一，成立专门管理电子信息和维护档案资源网络的技术部门，从技术上给电子文件的保护提供支撑，同时还要建立一套完备的管理制度，从根源上形成制度化、专业化的管理。第二，在对电子文件进行操作和管理过程中，工作人员应当在电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等环节做到及时高效，能够在每个环节都认真对待，发现问题及时补救，保证电子文件管理的有效性。第三，对于电子文件的保存问题，应当特别注意。电子文件由于其非常容易被篡改或丢失，所以能否长期稳定的储存，尚缺乏相关经验，所以需要在电子文件的管理过程中注意保存问题，避免出现缺失情况的发生。

建立网络档案。通过实验证明，网络档案可以从根本上提高档案管理的效率。建立一套完备的网络档案可以从以下几点着手：一是建立专业化的档案网站，发挥网站的优势。档案管理部门可以通过建立内部服务网站和公众服务平台，利用网络技术提高和扩展档案管理的服务功能；二是增加必要的硬件设备。无论何时，硬件设备都是提升工作效率的有力保障之一。档案管理部门也不例外。所以，需要档案管理部门适时的采购计算机设备以及其他必要的硬件设备。有相关研究表明，建立完备的网络档案能够极大的提升档案管理的安全性与可靠性，可见其对档案管理信息话价值。

提高信息化管理手段。提高信息化管理手段主要可以从以下几方面着手：一是从制度上规范信息化档案管理，所以需要建立一套较为健全的管理制度，一切以制度为准，按照档案管理的规章制度来实施管理，从而提高管理效率；二是转变管理方式，在原有的传统的管理方式的基础上，创新管理方式，引进现代化管理手段，根据不同的工作重点提供信息，组织信息，形成一套高效的信息化管理方式，提升管理效率。

提高档案管理人员的业务素质。任何一个行业，从业人员的业务素质都对工作效率有着一定的影响。档案管理人员的业务素质也是决定档案管理效率的重要因素之一，所以提高档案管理人员的业务素质就显得尤为重要。可以从以下几方面入手：一是在选拔档案管理人才的时候就选择出具备专业能力的人才，同时由于信息化档案管理工作要求管理人员不仅仅要具备一般的档案保存能力，还需要具备一定的计算机知识和技能，多以在人才的选拔上必须选择具备专业能力的、业务素质过硬的人才。二是对档案管理人员的培训必须跟上时代的发展。随着科学技术的不断创新，档案管理部门也应当定期对档案管理人员进行无缝对接培训，以达到新时期的档案管理工作岗位的技能要求，提高工作效率。三是在部门内建立竞争机制，激发工作人员的工作积极性。

档案管理的信息化建设具有重要意义，颠覆了传统的档案管理理念与方式，创新了档案管理的模式与方法，实现了档案资源的共享与高效利用。因此，加强档案管理信息化建设有其必要性，而且还仍然需要在日后的工作中不断地探索和前进。

（作者单位：吕梁市横泉水库管理局）