论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理

文/詹宁,国网湖南省电力公司岳阳供电分公司

论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理

文/詹宁,国网湖南省电力公司岳阳供电分公司

人力资源和社会保障局是人事档案管理的主要机构，它是各企业和社会单位之间的重要连接纽带，起着沟通上下部门的重要作用。随着社会经济的进一步发展，在新形势下，对人力资源和社会保障局的档案管理工作也提出了新的要求。本文通过阐述新时期，我国的人力资源和社会保障局档案管理工作中存在的问题，针对这些问题，提出了改善当前的人社局档案管理工作的有效措施，以供借鉴和参考。

新形势；人力资源；社会保障；档案管理

进行档案管理工作是人力资源和社会保障局相关工作人员日常工作中的重要组成部分，做好档案管理工作，一方面可以让企业以及各事业单位更好的实现对自身内部工作人员的科学合理管理，另一方面，加强档案管理，可以使人才资源的流通更加顺畅，进而让企业和各事业单位实现更好的可持续发展。但就目前来看，我国人力资源和社会保障局的档案管理工作中还存在着这样那样的许多问题，严重阻碍了我国档案管理工作效率的提高。在新形势下，有必要对当前人力资源和社会保障局的档案管理工作中存在的问题进行及时的解决，以更好的发挥档案管理工作的作用和价值。

1 新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作中存在的主要问题

1.1 对档案管理工作的重视程度有待提高

由于我国是一个人口大国，人口基数较大，建档相对较完善，因此，也就造成了我国的人社局等相关机构的档案管理工作充满了复杂性和多样性[1]。但是人社局等机构的管理工作人员在实际的档案管理过程中，一方面受到硬件等设施不足的限制，另一方面，管理人员对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理工作投入的人力资源不充足，造成了档案管理工作效率的低下，导致了档案丢失，档案文件缺乏等档案管理问题层出不穷。

1.2 档案管理工作机制不健全、不完善

我国的档案不是统一进行管理的，而是实行分部分岗管理，且各个部门与岗位之间是相互分离、相互独立的，由于这些档案管理部门的不统一，之间的交流不协调，就很容易造成各部门之间的档案管理工作配合程度低，档案管理成为了一个分散的零落群体，而很难成为一个协调统一的整体[2]。此外，我国的人力资源和社会保障局的档案管理室之间也是相互独立的，每个部门自主划定自己的档案室的管理准则，缺乏统一的管理规范。档案管理工作缺乏健全完善统一的工作机制，使得各部门之间的档案管理信息流通不畅，增加了档案管理人员的工作力度。同时，这也是造成当前我们的人力资源和社会保障局档案管理工作效率低下的主要原因。

1.3 档案管理工作方式落后

随着信息技术的不断发展，计算机等信息技术已经给我们的工作生活带来了巨大的变化，开始在我们的生活工作中扮演着重要的角色。在新形势下，我国的人力资源和社会保障局虽然也开始了使用现代化的档案管理工具来开展档案管理工作，但是有很大一部分档案管理人员的档案管理观念还没有摆脱传统档案管理观念的束缚，或者是存在对计算机等相关设备操作不熟练的问题，这就在无形中造成了档案管理工作效率的低下。

1.4 档案管理工作人员的专业素养有待提高

我国大多数的人事档案管理的相关工作人员都不是专业的人事管理员，他们没有人事管理的专业素养，而且相关单位也缺乏对人事档案工作人员的专业培训。导致他们工作不专业，没有责任心，不能够及时按质按量完成人事档案管理工作，造成企业、单位的人事档案管理不规范。

2 新形势下加强人力资源和社会保障局的档案管理工作效率的措施

2.1 转变观念，加强对档案管理工作的重视

在以往的工作过程中，习惯于将档案管理工作只当做一种用人时的固定程序，所要走的流程来看待，对档案管理工作重视程度不高，导致一系列人事档案管理过程中问题的出现。如数据不完整，资料缺乏真实性等问题。要想改变这一状况，提高人事档案的使用价值，首要就必须要从思想上进行转变，认识到档案管理工作的重要性，尤其是在人才流动频繁的今天，更要对这一工作加大重视力度。单位及相关部门要对人事管理工作给予最大的支持，提供足够的人力财力，保证人事管理工作的顺利、有序进行。

2.2 合理配备人力资源

人力资源和社会保障局的档案管理是一项任务繁杂，工作内容众多的工作，因此，要想更好的完成档案管理工作，就必须要投入足够的专业化人力资源。一方面，人社局要对档案管理工作给予足够的人力支持，确保档案管理工作有充足的人手来开展，同时还要对各管理人员的职权进行细分，让档案管理工作的责权落实能够更加的详细到位。另一方面，人社局还要加快推进自身档案室的建设工作，尽快实现设备齐全、资源完善等档案室的建设工作，来推动档案管理工作的规范化运行。

2.3 提高工作人员的专业素养

提高人事档案管理人员的专业素养，加强对相关人员的专业培训。管理人员的工作素养提高了，管理工作才能更加专业化的进行，只有工作人员的工作过程规范了，才能够更好的推动人事档案管理工作的顺利进行。一方面可以对管理人员进行专业培训，让他们及时了解人事档案管理的最新规范，确保人事档案管理工作跟得上时代发展的步伐.同时，要及时的向档案管理工作人员开展技术培训，帮助他们掌握计算机等相关管理设备的操作方法，提高工作效率，让他们更好的在新形势下实现档案管理工作的现代化转变；另一方面，要对其进行思想层面的宣传教育，加强其职业道德观念，不断提升他们的工作素养，让他们能够有足够的热情投入到我们的档案管理工作中去，使他们真正的成为高素质的专业化的人事档案管理人员。

2.4 加快推动档案管理工作的信息化发展

推动人社局人事档案管理朝着电子信息化的方向发展，一方面，可以实现各类人事数据信息的搜集和共享，提高人事档案的管理水平，为各单位后续人才资源的管理提供重要的保障；另一方面，推动人事档案电子信息化管理可以实现企业内部部门与部门之间、企业与企业之间的信息交流与合作，将人事档案的价值最大程度的发挥出来[3]。

因此，有必要推动人社局的档案管理工作朝着信息化、现代化的方向发展。在传统人事档案管理方法的基础上，充分借助现代化信息手段，完善人事档案信息资料。由于人事档案资料具有较强的流动性和变化性，所以必须随时随地依情况对档案信息进行完善和充实。但是传统方法采集人事信息具有较大的难度，且及时性不能够保障。在数字信息化时代，互联网等科学技术可以很好的解决这一问题。可以充分借助这种手段来进行资料搜集，建立信息资源库，保证了人事档案资料完善及时性、数据完整性的同时，还可以提高数据的真实性。大大降低了的管理人员的工作难度，提高了工作效率。

3 结束语

人事档案是劳动者的重要保障依据，因此，人力资源和社会保障局的档案管理工作就具有十分重要的现实价值和社会意义。当前，我们的人力资源和社会保障局的档案管理工作中还存在着档案管理方式落后、档案管理效率低下、档案管理运行机制不健全等问题。在新的时代发展形势下，只要我们转变以往的观念，因时而变，紧密跟随时代发展变化的步伐，加快健全人事档案管理工作运行机制，就能够不断的提高我国人力资源和社会保障局档案管理工作的效率，从而更好的为人民群众服务。

[1]张羽.论新形势下人力资源和社会保障局的大学生档案管理[J].科技风,2016,08:84-85.

[2]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济,2017,16:29-30.

[3]张立恒.新形势下人力资源和社会保障局的档案管分析[J].人才资源开发,2016,20:131.