刍议企业存货的内部控制

周仕逵

（福州统建拆迁工程处，福州350000）

刍议企业存货的内部控制

周仕逵

（福州统建拆迁工程处，福州350000）

伴随着我国企业不断的发展壮大，建立健全现代企业管理制度已经被众多的企业经营者所重视。而存货管理作为现代企业管理制度的重要一环也被高度关注。现阐述了现代企业在存货管理中面临的风险问题，并探讨了企业存货的内部控制应采取做好合营企业时的存货管理；要特别重视资产的盘点工作；相关人员应实行定期或不定期轮换的制度；加强ERP管理系统的执行；推出保证金制度；加强对员工的道德教育等措施。

存货；内部控制；财务管理

企业的存货管理是企业资产管理中的重要一环。存货管理水平也是衡量一家企业财务管理水平的重要标志。落后的存货管理水平所引发的问题必然影响企业的运营。首先，存货管理不善造成的丢失毁损将使企业蒙受经济损失。其次，存货管理不善导致出现账实不符将造成企业的财务数据失真，企业经营者将无法获得本企业实际的经营状况，其根据不准确的财务数据对企业的运营情况可能做出错误的判断，进一步对企业的未来发展目标进行错误的规划。再次，存货管理不善造成存货被不当转移将损害其他股东的利益。可以说存货的管理不仅仅只是部分财产损失的问题，更可能是关系到一家公司生存发展和全体股东切身利益的大事，不能不重视。

一、企业存货面临的风险问题

众所周知，物流企业的特质决定了其存货的收发非常频繁，时效性很强。实际上很难做到每笔业务都严格按照固定的方式逐级呈报。总的说来存货管理中的风险主要在以下几个方面。

（一）存货的体外循环

这种情况在物流企业中普遍存在，造成这种情况发生的原因是多方面的。首先是为了争取客户，一般是业务发生的时候已经超过了公司正常办公时间，而对方公司对此件物资的需求非常急迫，一旦不能立即交货，这笔买卖就会告吹。在这种情况下为了做成这桩生意，业务员就会以个人名义向公司打借条办理出库手续。第二种情况是公司为了方便开展业务，在一定限额内允许业务员不用通过逐层的审批手续，业务员以个人从公司借款的名义打白条将货物出库，业务员会将销售收入转入个人账户。一段时间之后再补齐出库手续，并将货款交还公司。但是很多的业务员在收到货款之后没能及时返回公司补齐出库手续，也不及时的将上述款项交还公司，而是直接用于采购新的商品并且自行寻找新的客户进行销售。久而久之就造成了这部分的存货以及由此所形成的销售价款一直在此业务员手上循环而没有通过公司的出入库管理系统。

（二）变相质押

在公司将购货资金汇给上游厂家或商家之后，业务员迟迟不去办理交接手续。这时存货就暂时存放在上游厂商的库房。而此时业务员个人从上游厂商借入资金，用于其他目的，实际上是将公司购入的存货当成一种质押物。

（三）存货擅自出库

有的企业虽然建立了一整套完善的ERP管理系统，但是在一些企业管理人员的默许下允许例外的情况发生，出库不通过ERP系统，使得制度规定无法落实，ERP系统没有发挥出应有的效果形同虚设。

以上几种情况造成了公司存在账实不符的问题。反映在资产负债表上就是存货的虚增或虚减，而在利润表上因为存货销售所形成的利润也没能准确的反映出来。就存在多计或少计利润的情况。总之，企业的报表不能真实的反映企业的经营情况。这种情况若是持续下去必然会影响公司的发展。一是企业的经营者根据不实的财务数据规划企业未来发展战略一定是存在偏差的，甚至可能是做出完全错误的规划。比如说某种商品未来的需求是萎缩的，持续经营应该是亏损的，但正是由于利润表体现的滞后效应使得决策者做出了扩大进货销售的决策。二是现在很多的贸易公司为了扩大市场占有率树立品牌效应多采用挂靠的方式对业务员进行管理。而这些业务员有自己独自代理的品种，挂靠公司的目的是为了经营的方便，业务员和公司之间只是根据经营利润进行分成。此时贸易公司作为签订合同的经营主体是承担着许多法律风险的。当公司经营良好的时候大家还可以按照当初达成的合作协议进行运营。但是当公司的经营遇到困难时，这些业务员为了自身利益的考虑就可能不会归还本属于公司的财产，而将这些资产优先用于冲抵公司所欠其个人的债务，加剧了公司经营的困难，也给其他的投资人造成经济利益上的损失。

二、企业存货内部控制措施

（一）做好合营企业时的存货管理

在企业的内部控制上财务部更应严格执行票货分离。对于合营企业的各方应分别控制开票和出库的岗位。尽量避免一方控制商品出库流程的所有关键性岗位，控制所有关键性岗位是库存商品能够在不受其他方监督的情况下发出商品的关键因素。不相容职务分离的谨慎性原则在这里不仅仅是个人，更是合营各方。也即是说合营公司的内部重要岗位需要各合伙人之间进行分配，以避免合营企业的一方完全控制某项业务的全过程。而现在很多合营公司的一方限于人力成本方面的考虑只是向合营企业中派出财务人员，而并没有向与业务有关的所有部门派出人员进行全流程控制。在现实的操作过程中我们是对业务有关的全流程派出了人员进行管理，不仅只是在事后或者事前进行，必须把控制的行为融入业务办理的全过程中。

（二）要特别重视资产的盘点工作

在每年一次全面盘点的基础之上，不定期的针对某些或某类对企业有特别重要意义的资产进行抽查，并对抽查的结果进行统计，根据统计出来的数据确定某些资产占企业全部资产的比例。这里所指的特别重要意义的资产我们选择了以下几种，一是对于整个公司的生产经营活动占主导地位的大宗商品或产品，如生产企业的主要原材料。二是单项价值高的库存商品。在统计几期的数据之后，我们可以得到这些产品或商品在企业总资产中的平均比例和上下限的范围，财务部门就可以在日常的经济活动中根据这些比例对企业的这些资产进行监督和管理，及时的发现异常情况并进行纠正。

（三）相关人员应实行定期或不定期轮换的制度

在我们的工作实践中即使严格的执行了岗位分离的原则仍然会出现某些员工由于一己私利或者消极怠工、玩忽职守没有履行公司让其承担的管理义务，使得资产在其眼皮子底下被转移，从而给公司造成了损失。

（四）加强ERP管理系统的执行

公司管理层必须重视起来，在公司层面把ERP系统作为管理的基础，要求出入库商品都必须经过ERP系统，对于没有经过系统的业务不予办理相关手续。对于急需出库的业务，在经过公司相关环节负责人同意之后，仓库管理员必须先录入系统才可办理出库手续。在业务发生的第二个工作日及时追踪其他部门完善手续。

（五）推出保证金制度

为了尽可能减少企业承担的风险，我们针对性的推出了保证金制度，规定挂靠性质的业务员必须向本企业交纳一定金额的保证金，业务员的经营标的限制在保证金倍数的一定范围之内，一般不超过10倍杠杆。销售的货款超过规定的期限仍未回款的加收一定利息，并根据时间长短确定利率水平，回款时间越长利率越高。并对于超过保证金杠杆上限的业务，需要立即口头通知公司的管理层并经过董事长的亲自授权方可出库，没有董事长的亲自授权任何个人都不能私自办理出库。应每季度对业务员的工作完成情况进行考核，能够及时回笼资金补齐手续的业务员要相应的提高他们的保证金杠杆水平。相反，对于一直拖延办理手续的业务员也要相应的降低保证金杠杆水平。

（六）加强对员工的道德教育

以上的方法从根本上来说只是用制度去管理人，约束每一个环节员工的行为，并不能从根本上完全消除存货的经营风险。所以我们在实行以上措施的同时，定期对员工进行职业道德教育，将外单位员工因为玩忽职守造成公司损失以及本人所承担刑事责任的具体案例请本单位的法律顾问做详细的讲解，使大家明白各自的岗位重要性，以及自身所承担的责任，建立一种敢于管理、善于管理的氛围。

三、结语

在落实了以上几项措施之后，公司成功控制住了存货长期存在的体外循环的问题，使得销售回款时间大大压缩，有效降低了资金成本，提高了资金的使用效率。实行关键岗位轮换制度堵住了因为个人的营私舞弊造成的存货丢失的情况，堵住了许多存货管理上的漏洞。

[1]张陆燕.企业存货的内部控制[J].财经问题研究，2016(S1):74-77.

[2]周子清.浅议我国中小企业存货的内部控制制度[J].中国商贸，2014(6):53-54.

[3]杨娟英.浅谈企业存货的内部控制[J].会计师，2013(15):59-60.

F273.2

A

1005-913X（2017）11-0137-02

2017-10-08

周仕逵(1975-)，男，福州人，会计师，研究方向：企业投融资。

王 鑫］