加强档案工作的信息化管理

李伟

摘 要：信息化技术的飞速进步给社会中的很多不同的工作体系都带去了改变，档案管理工作受到的影响程度相对比较大，主要是档案管理工作虽然难度相对比较低，但是无论是哪一个管理单位在进行管理档案的相关工作时，其工作量都是极大的，为了将管理档案的基本方法进行优化，相关人员将信息化技术融合进档案的管理体系之中，实现了信息化管理档案的管理需求，然而信息化管理档案的工作之中，还存在一些管理效果较差的问题，本文对提升档案管理信息化的工作效果的方法进行分析。

关键词：档案管理；信息化技术；管理方法

档案是重要的个人信息的承载物，在对这种承载物进行管理的时候，必须要使用相对比较便捷的管理方法，在城市信息化建设的号召之下，档案管理部门也加入到实现信息化技术应用的队伍之中，在对原有的档案管理方式进行改进之后发现，信息化的管理档案技术可以给档案管理工作带来更多的便捷之处，无论是单位的人事档案管理体系，还是学校的学生档案管理体系，都需要将信息化的先进管理理念加入其中，使档案管理工作能够取得更多管理成果，本文对提升信息化档案管理技术的方法进行分析。

1 信息化档案管理工作概述

1.1 基本特点

在对增强档案管理工作信息化的程度的方法进行了解之前，首先需要对这种新型的信息化管理方法的特点进行了解，在过去的很长一段时间之内，档案管理工作都是采取人工管理的方式进行管理，不仅管理步骤相对比较复杂，其工作成果也很难使查阅档案的人感到满意，因此档案管理人员对自身使用的管理方法进行了改进，在信息技术的辅助之下，开展了改进活动，信息化改造后的档案管理方法主要有以下特点，档案管理人员的原有任务量被大幅度减少，借助计算机这种信息设备就可以展开对档案的管理，将查询者进行等待的时间减少，同时对出现失误的可能性也进行了压缩，档案的载体形式也出现了变化，纸质档案虽然还没有完全从档案管理体系中退出，但是电子档案被应用的情况已经逐渐增加，其存在的载体被逐渐被增加，不仅可以借助计算机进行存储，还可以借助光盘、存储卡等工具实现存储需要，给档案转移工作提供了便捷，还将档案存储的基本空间进行了扩充。

1.2 主要价值

在对档案的信息化管理体系中的主要特点有所了解之后，还需要对信息化改造档案管理体系工作开展的价值进行了解。

信息化建设已经逐渐成为了城市建设的一个重要内容，因此档案管理工作作为城市体系中的一个重要部分，也需要将这项发展目的进行达成，在区域网络的支持下，将档案信息系统与国家的信息网络进行衔接，最大程度地将共享发展的目标进行实现。

档案系统从本质上来看，属于一种较为特殊的信息库，由于其具有的信息量相对比较大，在对其中的有效信息进行应用的时候，尤其需要注意应用方法，应用方法不合理就会导致信息的有效应用率下降，借助信息化技术来将应用方式进行优化，可以将档案系统的服务性功能更好地发挥出来。

档案信息化管理作为一项长期的、基础性的工作，其在实施过程中需要一套科学、完整的管理办法，确保档案信息化管理工作能够顺利的实施，通过加强档案管理工作，可以有效的加快档案利用的步伐，使档案的价值充分的发挥出来。档案信息化管理是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总。只有在信息通道基础上，各不同功能的部门、环节实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。

2 提升档案管理工作信息化的主要方法

在对信息化的档案管理工作的基本情况有了清晰地认识之后，就可以对推进信息化档案管理工作的方法进行了解。

2.1 优化档案管理过程

对档案管理的基本过程进行优化，借助信息化的技术可以对档案信息进行整理，使信息系统的排列情况更加合理，将档案信息的利用率进行提升。

档案信息化管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.2 提升档案管理的创新力度

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：（1）要广泛采用电子计算机、扫

描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；（2）借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

2.3 实施规范化的档案管理

加大档案工作规范化管理力度，推进档案信息化管理进程。把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

2.4 优化档案管理室建设

信息化实施过程中，档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施階段的一敛性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。档案信息化是一项系统、长期的工作，这项工作并不是单纯是档案馆或是某个部门的工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合，努力提高档案队伍的整体素质。

结束语

本文首先对信息化的管理档案体系的基本情况进行了分析，这种档案管理的方法是与档案工作的发展需求相契合的，同时也是一项必要的档案管理工作的改革内容，其优势有很多，但是由于我国应用这种现代化的管理方式的时间还不长，因此其管理效果并没有很好地达到预期的要求，可以通过本文提出的几种改进方法对其的信息化程度进行提升，是各个不同的的单位的档案管理者，可以借助这种管理技术来实现，高效率管理以及高质量管理档案，针对不同类型的档案，管理人员也需要对管理方法进行慎重选择。

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