当前文件档案存在的问题及数字化管理探究

摘要：随着社会的进步和科技的发展，计算机网络不断的深入到我们的生活中。计算机网络技术已经被融入到各行各业。为了顺应时代的发展潮流，学校的档案管理要需要进行数字化的革新。数字化的管理将以计算机技术为依托，对传统的档案文件进行编入、管理。本文通过结合当前档案文件存在的问题，对数字化管理进行对比、分析和研究并总结出了相应的建议，希望对今后档案的管理提供帮助。

关键词：文件档案；问题；数字化管理

一、管理工作的弊端

（一）不适应当前需求

传统的档案文件无非是将信息录入到纸面上，这种方式对于立卷的要求过高，而且在利用与保存上有很大的难题。传统的案卷材料过于厚重、过于结实，太过于强调立卷的厚实、整齐等，在装订规格上也有着极为苛刻的要求，对纸张、字迹等也做出了明确要求。档案管理部门将大量的精力都浪费在了档案的装订上，根本无暇顾及档案的管理与整理等工作，这样的传统档案对档案管理工作造成了很大的影响，大大降低了档案管理的水平。

传统的纸质档案没有一个明确的规定，立卷有着较强的随意性，案卷质量没有处于一个稳定的状态，质量没有得到稳定的保障。案卷标题、案卷文件等重要信息的规整没有一个统一的指标，从而造成管理上的混乱。

档案之间的联系造成工作压力。传统的档案管理需要进行档案之间的总结联系，这就要求工作人员对于上一段时期甚至是很久远的档案寻找出来，，与现在的档案进行合并整理，这就给档案管理工作人员的工作造成了很大压力[1]。

传统立卷影响利用。因为档案的储存是有时间限制的，但由于部分案卷中的几份文件十分重要，而文件与案卷又是一体的，所以只能将整个案卷的时间限制提升，造成了档案存库量急剧上升，非常不利于档案的管理与查阅利用。

传统的档案管理不适应现代化、信息化的新的管理模式。在传统的“立卷”模式下，很多重要的档案文件都被搜集起来，并装订成一本本厚厚的案卷，在借用计算机进行辅助的时候，由于每一本案卷的内容类型十分复杂而且十分紊乱，导致计算机不能编入准确的案卷内容信息，数量庞大的立卷内容给借用计算机进行管理造成了很大的影响。

（二）档案管理问题

传统的档案管理在档案管理的历史长河中还是发挥了很大的作用，但随着时代的发展和社会的进步，科技成为当前人们解决问题的手段，在面对当前如此庞大的档案信息量的时，如果不采用现代化的技术对档案进行管理，反而继续采用传统的方式进行档案管理，那么弊端就会暴露的十分鲜明，当前的档案管理工作在面对发展的潮流中出现了一部分问题，下面就对档案管理存在的各类问题进行一一列举：

（1）可操作性差

在传统的档案管理工作中，动手成为管理工作最好的解决方式，但面对大量的档案时，手动的操作性就显得比较差了，如若对档案进行查阅和利用，就要在档案室中一本本的用手翻找，无异于“大海捞针”[2]。

（2）不利于保护

传统的档案管理工作，在对于档案进行编辑时，工作人员将整合所有的档案资料纸张，对齐后，掏取三个洞，对文件进行整合，而在这个过程中，工作人员没有进行一页页的检查，时常会造成洞将文字覆盖，造成部分重要信息遗失的情况出现。就此看来，传统的档案管理方式很大的影响了资料的完整性。

（3）不利于保密工作

传统的档案管理工作是讲一段时期的档案进行合并，制作成一本厚厚的案卷，从而进行档案的整合。但在日常生活中，时常会有人对档案进行借阅或利用，除了其需要的档案外，厚厚的案卷中还包含着很多重要的其他信息，在整本借阅之后，很容易造成秘密的泄露。因此，传统的厚案卷也为资料的保密造成了一定影响[3]。

（4）不便于复印

档案在整合存档之后经常会被再次利用，但不能将原件利用，这就需要对原件进行复印，但厚重的案卷，对复印工作造成了很大的工作压力，提升了复印工作的工作量，还需要将案卷解开，找到相应的內容后再复印，对资料进行还原装订。传统的档案对于复印工作造成了很大的不便。

二、建立数字化档案管理

（一）实现信息化管理

当前，高校为了提升档案的管理工作水平，高校应积极推动档案的现代化管理建设，建立网络数字化档案中心，将学校的大量档案通过输入，录入到计算机数据库中，对卷宗实现全面数字化的管理。学校还应加强对于录入工作的检查力度，大力提高档案的质量水平，充分发挥电子档案的作用，充分体现现代化教学的特点[4]。

（二）建立统一的校园网络

学校还应设计或引入相应的软件，借阅查阅工逐步实现数字化，为师生对档案的利用实现全面的网络化、现代化提供帮助。学校应将校园网络与档案管理中心紧密连接起来，实现网络的一体化，将整个校园的网络连接成为一个整体，极大程度的为师生的利用提供便捷。学校通过对校务办公自动化的逐步加深，使档案管理逐步实现自动化，实现共享资源的最大利用。

总结：

随着科技的逐步发展，计算机技术已经融入到我们生活的每一个角落。在党中央号召全面推动现代化、信息化建设的时代背景下，高校应积极推动校园的现代化建设。其中，传统的档案管理已经不能够适应当前学校的需求，因此，就要以档案数字化管理为契机，全面推动高校的现代化建设。本文通过结合当前档案管理的现状、弊端进行研究分析，提出了相应的建设性意见，希望可以对档案管理的现代化提供帮助。

参考文献：

[1]全力打造信息时代的企业数字档案馆——江苏省电信有限公司档案信息化建设侧记[J].张宁.中国档案.2006（03）

[2]基于文化与科技融合的我国非物质文化遗产保护机制及实现研究[D].叶鹏.武汉大学.2015

[3]基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].杨智勇，何宏甲.档案学通讯.2012（06）

[4]提升管理水平 拓展服务领域——苏州市国土资源局相城分局5A级数字档案室建设纪实[J].燕杨.档案与建设.2015（04）

作者简介：

姓名：杨春华，出生年月：1968.8.11—，性别：男，民族：汉，籍贯：江西省赣州市，当前职务：总监，当前职称：房地产经济师，学历：大专，研究方向：档案管理，作者单位：深圳市龙房地土地房地产评估咨询有限公司。