在线帮助功能在电子化采购系统中的应用

黄超　文玫　尹雯姣

摘要：所谓电子化采购系统既是通过在企业内部运营网络当中引入采购管理系统，以此为根基。全面进行电子化物资采购的系统，该系统能够极大程度上节约企业在采购资源消耗，提升采购效率。相对于人工采购而言，该采购方式更加透明，容易实行监督管理，目前国内概述已经逐渐意识到电子采购系统的应用优势，开始大范围引入该系统。企业电子化采购系统相对于个人而言，采购项目复杂，涉及范围广，为了保障采购效率，需要供应商在规定时间内按要求完成电子化投标工作，者对于供应商而言负担较大。为了帮助供应商方便快捷的使用系统、出现疑难问题是能够得到针对性的解决方案，需要电子化采购系统实现动态更新的帮助信息。

关键词：在线帮助；电子化采购系统；应用

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）33-0285-02

随着时代的发展，电子信息技术与人民日常生活的联系愈发紧密，很多行业都已经开始与电子信息技术进行全面的融合发展。采购行业当中也是如此，目前大部分企业当中都引进了电子化采购系统，通过该系统能够真正意义上实现采购一体化，节约企业发展资本，提升采购效率。但是目前企业在记性电子化采购过程当中对于供应商造成一定的困扰，因为一般而言企业采购物资较为繁杂，供应商整理资料以及信息筛选工作压力较大。为了有效缓解该问题，很多供应企业开始在电子化供应系统当中引入在线帮助功能，通过该功能，能顾更好实现信息甄别，提升供货效率。基于此背景，文章对于在线帮助功能在电子化采购系统中的应用进行综合论述，帮助油管企业更好理解在线帮助功能优势，实现采购与供应之间更好发展。

1 在线帮助功能简介

在线帮助功能是一种基于网络的在线辅助插件，针对于不同需求，该功能能够进行针对性设计。采购行业电子采购系统当中的在线帮助功能主要有两方面的功能，一方面针对供应企业自身采购网络而言，通过该系统能够对于内部信息进行整理，其功能相当于“电子图书管理员”；然而该系统最主要的面对人群是用户，即是采购者，通过该系统能够保障采购者信息阅读、浏览效率。目前更多供应商开始在自身电子采购系统当中引入在线帮助功能，实现对于自身整体采购网络更加全面的维护以及帮助[1]。

2 在线帮助功能在电子化采购系统中的应用优势

相对于之前采购系统当中常用的用户手册系统而言，在线帮助功能无疑更为先进与便捷化。在采购系统当中，加入该系统能够实现供应企业服务一体化，一方面，通过在线帮助功能自带的精准信息检索功能，能够帮助有采购需求的企业实现精准的物品查找，帮助客户更多以自助的形式进行查询，缓解了供应企业接待部门的压力，同时也帮助客户实现更加细致周到的服务。同时在线帮助功能使用更加方便，一般该系统都有一件呼出菜单设置，用户通过固定指令，能够到处在线帮助功能总菜单，在该菜单上有关于采购方面的每一个步骤都有较为全面的解读，更加便于用户使用；另一方面，在线帮助功能对于供应企业的网络信息能够实现良好分类，很多供应商自身供应货物种类繁杂，由原材料到半成品都属于自身业务范围，在该业务性质之下，内部信息难免会出现紊乱情况，用户手册功能对于信息整理方面钢珠较小，而通过在线帮助功能，能够对于供应企业内部信息进行有效的整合，在线帮助信息库进行维护，更加便于供应企业进行管理[2]。

3 在线帮助功能在电子化采购系统中实现方案

在电子化采购系统当中，在线帮助功能可以采用如下手段进行实现：首先，供应企业需要针对于在线帮助功能在企业系统后台，进行特殊程序編制，在服务器管理端对于企业当中每个类型的信息设置不同标码识别系统，在此基础上，就能够通过在线帮助系统进行供应企业知识库进行维护，维护的过程当中，供应企业的信息分级也可以同步进行，根据系统功能结构划分帮助目录，帮助目录最末级为知识点，每个知识点有唯一标识码。其次，在线帮助功能是一个完善的系统，针对于系统而言，需要配备成熟度额运行于维护团队，通过该团队，在线帮助功能能够实现实时信息的更行，针对于企业内部货物供应信息的转变以及顾客采购趋向的变化都能够及时做出调整，实现采购与供应之间更好的沟通。再次，图像处理系统是传统用户手册不具备的功能，也是在线帮助功能主要应用特色之一，该功能在原材料采购当中尤其适用，原材料采购工作具备的主要特点就是种类多，物品杂，很多采购人员在电子采购系统当中都是以一种“闲逛”的形式进行随机采购，因为部分采购原材料自己了解程度有限，很多时候都是以一张图片或者说明作为采购依据，通过图像处理方式，在线帮助功能能够实现对于采购者图文并茂形式的介绍，针对于原材料或者半成品的每个部件形状功能进行直观的介绍以及阐述，方便采购者进行更加直观的理解，对号入座。同时在线帮助功能可以进行供应货物链接，既是将站内供应货物以站内连接的形式与在线帮助功能衔接在一起，因为通过在线帮助功能，已经将站内供应货物进行唯一编码标识，每个货物都有自己独特的记号，客户在通过在线帮助功能浏览的过程当中，可以通过通过点击页面上的帮助图标或按“F1”快捷键调取知识点内容，对于自己感兴趣的商品能够直接跳转到目标货物信息界面进行了解更加详细的内容[3]。

通过上述设置能够进行成熟的在线帮助功能设置，对于供应企业而言，在电子采购系统当中实现在线帮助功能，在为客户提供更加优质服务的同时，与节省自身成本。

4 结论

综上所述，电子采购系统基于互联网技术，真正实现了采购与供应之间的信息交流，采购者可以通过电脑，通过网络进行供货信息浏览、下单，方便快捷。然而在企业电子采购当中，客户对于货物的采购数量更多，种类繁杂，之前使用的用户手册技术，只能够对于供应商自身货物信息进行粗略的说明，客户进行浏览时候，操作较为复杂，同时用户帮助手册，没有办法实现图像描述，很多原材料描绘的过于抽象。通过在线帮助功能，一方面供应商能够对于内部货物信息进行编码，通过每一个货物信息的唯一标识，实现站内链接，客户对于感兴趣的商品能直接跳入供应界面进行详细挑选，为客户提供更加优质服务，另一方面实现对于内部货物更加细致管理，对于供应企业未来发展提供更加良好帮助。

参考文献：

[1] 高志玉，刘国权. 在线材料数据库进展与NIMS/MatWeb案例研究[J]. 材料工程，2013（11）：89-96.

[2] 麻瑞立，王文霞. 电子政府采购冲击波[J]. 中国政府采购，2005（7）：10-13.

[3] 张迎新. 软件“帮助”浅谈[J]. 中国会计电算化，1999（4）：49.