高校档案管理应用中发现的不足及修改意见

doi：10.3969/j.issn.10017836.2017.11.050

收稿日期：20170827

作者简介：刘艳（1962—），女，辽宁大连人，副研究馆员，从事档案管理与利用研究。

摘要：在高校档案进行数字化管理的过程中，随着科学技术的不断进步，应用软件的不断升级，管理的模式与方法越来越简单快速便捷。但是在档案管理的日常运行中还是会出现各种问题，这就要求要及时地发现问题，及时地解决问题。针对黑龙江中医药大学在档案管理实际应用中所發现的一些不足之处，找出解决问题的办法，以期促进高校档案管理的进一步发展。

关键词：档案管理；南大之星；黑龙江中医药大学；创新

中图分类号：G278.6文献标志码：A文章编号：10017836（2017）11015103

随着科技的发展、信息社会的不断进步，档案管理的信息化与数字化建设是高等院校档案管理新的发展趋势。目前各高校在档案信息管理系统的应用方面取得了良好的成效。伴随新的专业档案管理软件的运用和升级更新，以及全球大数据化的不断发展，高校档案管理由单一的信息储存和查询，逐步向社会服务方向发展，成为面向公众的信息平台[1]。

目前黑龙江中医药大学使用的档案管理系统，是由南京大学档案馆开发的南大之星档案管理系统，采用浏览器/服务器的框架结构，不需要安装客户端，部分限制用户数量，具有易安装，易操作，易维护的特点；能够快速地实现对档案的检索查找、修改、备份、阅读以及归档工作，提高了档案管理工作的效率；通过完善的电子文件背景信息记录，电子文件访问日志，以及系统用户权限控制保证电子文件不被非法访问。可以实现各种格式的全文电子文件、扫描图像文件、扫描照片、数字化的视频音频文件、各种数码设备生成的电子文件的远程、批量、高速上传[2]。

而且，还能够实现全文管理与全文检索功能；对图像、录像、录音等多媒体档案管理；档案信息统计；档案借阅利用系统；自由建库；自定义数据库结构；自定义打印目录；远程备份与恢复功能。

南大之星管理系统能够完成档案管理的功能，但是在实际应用过程中，由于用户的不同需求，软件的设计与实际应用还有一定的差距[3]。出现了一些问题。以下就针对目前应用中出现的一些问题与解决方法进行进一步的论述。

一、在大学档案管理的过程和软件的应用过程中发现的一些不足之处1软件容错性不好。在信息填入时需要认真检查，仔细比对所输入的每一个字符，必须是完全正确的录入，一旦出现问题只能靠人工筛查，重复检验，系统不能主动地发现问题，没有具备辅助录入系统，在录入的过程中检查录入信息，一旦出现不符合录入规则的数据，系统能够进行智能提醒，及时地进行更改，减少后期的信息核对所占用的时间。

2在信息检索方面存在不足。必须提供关键词查询，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，不能智能识别用户的查询语句的主题内容，只能根据关键词的内容进行查找，会出现大量和检索人想要的数据无关的信息。而这些信息，需要检索人自己进行筛选，从中再找到所需要的数据，降低了信息检索效率，增加了检索人的工作量，查全率和查准率十分低。要求系统能够根据输入的关键词，以及相关的辅助信息进行分析查找模式，找到检索中最重要的主题信息进行扩展模糊查询。

3除了软件的一些常用功能模块以外，有些功能需要在特殊的情况下才会应用。例如只有一些软件管理员才会使用到的调试修改模块，一些复杂的应用规则才会使用到的功能，功能维护的操作界面，这些在日常的使用过程中不会被使用到的部分，会出现很多功能闲置的问题，增加软件学习的难度，增加软件的空间占用，降低软件的使用效率，需要将出现功能闲置的部分分离，简化软件的使用难度，增加软件的易用性，提供更加人性化的交互界面。

4档案馆档案管理方式多为归而藏之，功能单一，随着大数据时代的来临，高校档案信息的数量不断增加，质量正在不断提高，高校档案用户的信息需求进一步增加，内容涉及到教育学、科研管理、基础建设、校园文化等多个方面，呈现出多元的发展趋势。而目前高校档案管理多普遍采用借阅、复印等模式，未经过档案管理系统对档案信息进行深层次的分析和加工，不能提供经过归纳总结的更有价值的信息。所以说，在档案管理和服务中有多种功能和应用潜能需要进一步开发。

5档案馆的档案管理未实现二维码管理。目前高校档案馆多采用一维的条形码管理，但是由于条形码信息含量有限，没有纠错能力等一些局限性，目前已经不能完全满足数字时代的智慧档案馆的要求。二维码作为一种信息存储的手段，随着移动互联网的快速发展与普及，在信息存储方面，具有在很小的面积内表达大量的信息，具有信息存储容量大，信息密度大，采集速度快，制作成本低，纠错能力强，安全性高的特点。所以为了适应在“互联网+”的国家战略背景下，档案管理应该积极探索利用互联网加强自身业务发展，二维码替代条形码也成为一个新的应用途径。

6未实现与全国其他大学档案馆之间的信息联通与资源共享。目前高校档案管理大多是对高校自身的档案信息进行管理，所有的数据多为自身存储，未能与外界的各个高校数据进行数据信息的共享。在信息交流中形成信息的孤岛模式。随着信息时代、大数据时代的来临，信息的互联互通成为档案管理必须直面的一个问题。

7高校档案馆与大学学生之间互动较少，不能完全发挥档案管理工作的作用。目前高校档案管理多为被动应答的模式，只有在用户提出要求时才能针对其提出的要求进行服务，档案管理方式缺乏主动沟通的能力，缺少积极为用户服务的服务意识。

二、改进建议

为了解决上述在大学档案馆实际档案管理工作中出现的问题，建议进行以下几点改进：

1升级开发更加专业的新的档案管理系统软件

新的软件应充分考虑高校档案管理的特点，符合高校档案管理的规范要求，要求新的软件管理系统具有方便快捷的信息录入系统，具备主动纠错功能、智能提醒功能，辅助档案管理人员进行档案的录入，同时兼容种数据模式的直接导入功能；设计建立更快速的检索方法，能够智能分析和识别用户的检索要求，排除不需要的检索结果，提供符合用户的需求的检索结果；简化软件结构，合并冗余的功能模块，使得软件的操作简单，更加便捷。endprint

2开发档案管理二维码系统

二维码是应用特定的几何图形， 根据一定的规则， 在平面上分布的黑白图形符号， 并将其应用于记录数据信息。二维码在非常小的区域内包含了大量的信息， 通过图像自动识别输入设备或光学扫描设备， 能够实现信息的自动处理。二维码不仅具有较大的存储容量、信息密度大能够存储文字、指纹、图片、声音等信息；而且其具有快速采集， 低生产成本， 高安全性和高纠错能力的优点，因为二维码是从水平和垂直方向进行信息存储和处理，可以加快条码信息的存储速度， 而且能加快信息处理的速率。

二维码中可以包含档案的基本内容、建档时间、内容简介、建档人员、存档位置。具有简化查询，方便管理，引导定位的作用。

二维码还具有身份认证的功能，将每个用户的基本信息通过二维码标注以后，经过档案馆的系统认证，用户凭借身份二维码就可以实现档案的查询调取功能，能够进行档案远程访问，而且通过动态二维码技术可以保证数据信息的安全性与可靠性，可以实现移动档案馆的目的。

二维码还可以在各种智能终端上使用，提高档案的使用效率，在和网络与APP结合起来后，各种智能终端上就可以实现档案信息的查询、使用，实现档案数据的远程传递，使高校档案管理更加高效便捷。

二维码具有方便、快捷、信息含量丰富、通用性强的特点，要加快二维码技术在档案管理中的应用[4]，在二维码的模式下，能够实现一站式跨库检索，可以轻松访问档案馆的多媒体信息资源，而且搜索结果的传递方式更加多元，不仅局限在计算机上，而且可以在智能手机、移动多媒体等多种终端上使用。

3开发APP档案馆

APP作为智能移动终端上的应用程序，因其获取信息的及时性与方便性，能够满足用户的个性化要求和交互功能，其开发成本较低，具有巨大的优势，得到用户的喜爱。而随着校园数字化与现代化的建设，档案管理APP也应运而生。

高校档案管理APP应具有丰富的功能和个性化的人机管理界面。操作简单易用，界面特色鲜明，能够为用户带来及时、专业的档案信息服务，从用户的需求出发，记录用户习惯的方式，智能分析查找数据资源，满足用户私人订制的要求。针对不同的用户类别，进行独立的数据推送服务。提升档案馆的服务质量，获得更好的用户体验。

APP中的用户不但成为档案资源的使用者，同时还可以成为自己档案信息的管理者、发布者。经过层层授权的用户，可以针对档案中可修改的部分进行编辑，例如可以增加图片信息、音频信息、视频信息的附件，增加用户自己日记档案部分，实现档案管理的个人化。根据自己的要求将档案资源实现针对特定群体的发布，使得自己的信息能够在更加广泛的范围内传播，让自己得到更多的被关注机会。同时，可以实现微博、微信、等社交媒体与APP的融合，实现各平台的的互动交流，信息共享。

大学档案馆开发并拥有自己的APP以后，用户只要在智能移动终端下载安装，通过注册，系统识别后，就可以使用丰富的档案信息。同时，APP还可以对用户提供经过授权后的档案数字证书。在经过系统认证的前提下，能够实现任何用户，在任何时间、任何地点均可以获得档案馆拥有的任何信息数据资源。APP具有跨平台性能够在多个平台使用，资源集成性可以将全国甚至全世界范围内的各个档案馆资源集合在同一服务中。APP能够进一步完善高校档案管理的服务功能，实现档案检索，个人中心、档案信息、档案远程传递、信息的自主添加等等。实现档案管理的现代化、网络化、个性化、服务化，使得档案管理服务更加高效和便捷。

4档案馆建立独立的网站

建立大学档案馆网站，能够提供特色档案服务，为校史建立单独的宣传空间，记录学校产生、发展、鼎盛与传承，让本校师生能够随时随地了解本校的历史沿革、发展过程；为学校的名师、名医、名家单独建立档案空间，分门别类地介绍其生平及主要成就，并附录其学术著作。不但能够让在校学生更加了解校内的各位名家老师，而且通过对各位名家的生平学习能够进一步地激发学生的学习动力以及传承前辈的学术思想。

建立档案馆网站可以使档案管理工作与学生实现更多的互动，例如可以进行网络数据查询，调取档案信息，远程传输档案数字证明文件。为每一名在校学生建立单独的档案空间，在这个空间内，不但存储常规的档案信息内容，还可以存储大学生涯中所产生的视频文件、音频文件、图像，以及各种文字信息。完整地体现大学生的整个在校过程，完美体现个人的各种数据，形成立体的人物档案资料。还可以通过网络接口，在得到个人授权的情况下收集社交网络中产生的各种个人数据。

5开发档案管理主动功能

档案管理的主动功能包括两部分，一是通过多种手段主动收集用户的各种信息资源。运用各种数据收集软件，收集用户网络上公开的各种个人信息，或经过授权之后的一些个人数据；以及档案管理人员的主动收集，将用户产生的多种数据进行归纳总结，汇总成个人数据。二是档案管理部门的主动推荐功能，在分析用户翔实资料的基础上，发现用户的就业需求与实际能力，通过与网络招聘平台的合作，以及各个企业的门户网站的连接，筛选出适合本校学生的工作岗位，并推荐给用户。同时，也可以将用户的基本资料提供给用人单位，使得双方在进一步的了解中达成共识。

6资源互通，信息共享

要实现本校与其他高校档案馆之间信息互通，资源共享。随着人才流动的不断增加，人员的全球化，如果将多个高校的档案系统通过网络连接起来，形成一个整体，将各大高校的档案数据资源整合在统一大数据平台上，利用大数据的特性，充分地利用信息资源，可以使得人才的流动变得更加的便捷、高效，也使得人力資源得到充分的利用，避免资源的浪费以及效率的降低。

三、结束语

综上所述，在高校档案管理应用中所发现的一些问题，经过以上几方面的改进后，其工作效率能够得到进一步的提高，工作模式更加人性化、现代化，其覆盖范围增大，辐射方向增多，能够将高校档案管理系统进一步的优化整合，从根本上实现高校档案管理的现代化、服务化、主动化。endprint

伴随网络电子技术的不断升级，信息数字化、全球化，大数据技术的进一步发展、高校对档案管理要求不断提高，关注智能信息检索技术以及相关领域的理论与技术的发展；采用高效的档案管理系统对档案信息进行管理，并通过多种方式提高档案管理的效率与应用范畴，具体实现的过程中可以将问题分为不同的模块，将各个模块按照重要程度设置时间表，从简单到复杂，从单独到综合的步骤，一步步地进行，直到实现所有的修改，完善高校的档案管理体系。我们要积极投身于实践之中，在高校档案管理中发现新型的管理模式，创新档案管理的服务意识，提升档案管理的服务技能水平，提高档案管理在社会发展中的学术地位，走在信息化时代的前列。

参考文献：

[1]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011（2）：91—94.

[2]刘艳.高校本源性信息资源网络化管理研究[J].图书馆，2010（4）：123+137.

[3]杨伟龙.“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策[J].韶关学院学报，2011（7）：206—208.

[4]周向玲.基于云計算的二维码关键技术在档案管理中的应用[J].档案时空，2014（6）：9—11.

Deficiency in the Archives Management Applications and Amendments

——Case Study of Heilongjiang University of Chinese Medicine

LIU Yan

（Archives， Heilongjiang University of Chinese Medicine， Harbin 150040， China）

Abstract：In the process of digital management of college archives， along with the advance of science and technology， the upgrade of application software， management pattern and the method become increasingly simple， quick and convenient. But in the daily operation of file management will appear all sorts of problems， which require us to find problems and solve them in a timely manner. Based on some shortcomings in archives management of Heilongjiang University of Chinese Medicine in the practical application， this paper tries to find out the solutions in order to promote the further development of archives management of colleges and universities.

Key words：archives management； Star of NTU； Heilongjiang University of Chinese Medicine； innovation

（责任编辑：蒋琰）2017年11月第36卷第11期黑龙江教育学院学报Journal of Heilongjiang College of EducationNov.2017Vol.36 No.11endprint