如何从社会发展需求出发创新高校档案服务机制

摘 要

在当前这个信息化时代，人们对高校档案服务的需求也在不断提高。高校的领导以及档案管理工作人员要清楚认识到这一点，在新形势下，要以满足社会发展需求为目的，对高校档案服务机制不断进行创新。本文在此基础上，就如何从社会发展需求的角度对高校档案服务机制进行有效的创新展开论述。

【关键词】社会发展需求；创新；高校；档案服务机制

随着信息技术和科学技术的快速发展，高校档案管理也受到多层次和全方位的影响，尤其是信息技术的发展，在很大程度上促进了高校传统档案工作方式的拓展和深化，同时也为档案系统的管理和组织带来新的挑战和压力。笔者结合自身的工作经验和目前的实际情况，就如何基于社会发展需求之上对高校档案服务机制进行创新阐述一下自己的观点。

1 社会对于高校档案需求的特点

目前我国已经进入了信息化时代，网民的数量也在不断增加，人们对于高校檔案的需求利用方式也呈现出多元化的发展趋势。虽然从整体上来看，我国全民族人民的信息素质和信息技术还是普遍较低，信息利用能力相对来说还比较弱，社会大众对于高校档案的利用形式还存在单一化的特点，大多数人都希望通过摘抄或者复制这种比较原始的、简易的方式去获取档案。但是随着网络信息技术的全面普及，社会大众信息技术水平不断提升，对于高校档案服务要求也会越来越高，其中最突出的一点就是数字化的要求。人们希望通过网络技术检索的方式获取档案。这也意味着高校档案管理人员必须要根据社会发展需求提升信息化服务水平，在最大限度满足用户需求的基础上不断提升高校档案服务水平。

2 从社会发展需求出发创新高校档案服务机制的有效策略

2.1 加快信息化建设，提升档案服务水平。

虽然目前社会对于高校档案需求的形式还存在单一化的情况，但是随着信息技术的全面发展，人们信息技术能力越来越高，对于档案的需求和综合利用也会日益增多，作为一个以提供信息服务为主的组织，高校档案馆不仅要对传统的利用方式进行保留，还要根据利用者的需求对服务方式进行创新和变革。对于传统的手工管理，要利用现代化的管理手段进行代替，通过计算机技术对档案进行日常的查询、分类和管理，将过去的专题目录、全引目录和案卷目录等综合起来，利用计算机技术建立一个信息化的目录检索体系，从而提高用户的检索效率。除此之外，加快信息化建设，还可以增强高校档案管理工作的职能，使其由传统的保管职能转变为信息服务、管理以及采集职能。新形势下，高校要注重档案一体化的建设，将高校档案与各项工作有效结合起来，根据社会需求建立一个完善的信息化系统。充分利用好计算机网络，对各类可行的软件系统进行开发，在此基础上实现高校档案服务方式的优质高效化、多元化和社会化。

2.2 重视档案资源建设，奠定档案服务基础。

资源建设是档案信息化建设的核心内容，在现代档案管理中，档案信息资源共享是一个重要的发展方向。就高校本身而言，它就是一个重要的信息源，因此，高校档案必须要具备开放意识。这就意味着高校档案部门要打破传统封闭的格局，在管理过程中不断创新，改变旧的观念，在此基础上树立新的观念。传统的高校档案管理以藏为主，如今要转变为以用为主，将被动的服务转化为主动的服务。通过对信息网络技术的应用进一步实现对配置的优化。首先，高校档案管理工作人员要根据科研工作以及高校教学的需求对使一些二次文献以及参考资料进行编制，主动加强与行政管理、科研、教学等有关部门的沟通和联系，对有关项目进行共同开发，在此基础上为科研和教学第一线的利用者提供相应的服务，让利用者通过进一步的利用得到档案信息的好处，了解和掌握档案信息更多的价值，从而提升档案工作在高校中的作用和地位；其次，高校档案管理人员要不断开拓思路，对高校档案服务机制的创新进行持续、深入的探索。譬如，高校档案管理人员可以将重要的，使用频率较高的档案信息输入到计算机中，同时在校园办公自动化建设中纳入档案信息化建设，用实际的工作去获得学校领导更高的关注，为高校档案服务机制的创新提供先进的软件和设备；最后，还要针对档案收集范围和法律法规的宣传力度不断进行加大，在现有规章制度的基础之上，对各种门类的档案资料进行征集，比如实物档案、声像档案、专业档案、科技档案、名人档案和历史档案等，同时还要对一些重点科研档案、重要事件档案、重要活动档案等进行收集管理，在此基础上形成一个特色鲜明、结构合理、门类齐全、内容丰富的档案资源体系，从而达到提升档案服务水平的目的。

2.3 提高档案工作者素质，优化档案服务效能。

档案工作者的综合素质直接影响档案服务质量，高校档案管理人员要注重提高档案工作者的素质，在此基础上对档案服务效能进行进一步的优化。首先，要加强对档案工作者专业技术能力的培训，不仅要求掌握档案的基本原理，同时要具备较强的档案管理意识；其次，要创新档案工作者的服务观念。改变其封闭的观念，使其树立开放的观念，同时还要树立以社会发展需求为导向的市场观念以及协作观念和竞争意识；最后，还要不断提升档案工作者的思想政治素质，创新其思想观念，使其具备坚定的政治鉴别力、政治敏锐性和政治责任感，让业务工作始终保持正确的政治方向。

3 结论

综上所述，随着科学技术和信息技术的发展，社会大众对于高校档案的需求逐渐趋向现代化、数字化和信息化。高校档案管理人员要清楚认识到这一点，从社会发展需求出发，首先加快信息化建设，其次要重视档案资源建设，为档案服务奠定良好的基础，最后还要不断提高档案工作者素质，从而达到优化档案服务效能的目的。

参考文献

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作者简介

郑立梅（1977-），女，河南省唐河县人。硕士研究生学历。现为信阳师范学院档案馆助理馆员。研究方向为档案管理。

作者单位

信阳师范学院档案馆 河南省信阳市 464000endprint