档案管理存在的问题与改革措施分析

于漫江

档案管理存在的问题与改革措施分析

于漫江

档案管理作为高校管理工作中的重要组成部分，不仅是校园文化发展的基础与高校制定发展规划的依据，也是进行高校评估的参考标准，科学化的档案管理有利于提升高校的教学质量与科研水平，实现高校的可持续发展。在新形势背景下，高校档案管理工作面临着一系列的挑战与机遇，这就需要档案管理人员详细分析工作中出现的问题，积极改革档案管理工作，使其更好地适应新时代的发展要求。

档案管理 问题 改革措施

高校档案记录着学校不同发展阶段的重要信息，可以客观真实反映出高校的实际发展情况，对高校的管理、科研、教学、修志、编史等一系列工作具有重要的意义。

一、档案管理存在的问题分析

档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面：一是重视度不高。部分高校领导在实际工作中忽视档案管理的重要性，缺乏较强的档案观念，错误地认为档案管理工作只是一项普通而简单的工作 同时许多师生不能全面了解档案管理工作，档案管理人员认为其只是保管工作，缺乏较强的工作责任心，无法做好档案归档等工作，导致档案资料的缺失。

二是缺乏完善的档案管理制度。高校档案管理工作一直都不受重视，管理人员在实际工作中较为涣散，工作能动性不强，加上缺乏完善的档案管理制度，监督制度执行效率不高，导致部分管理制度流于形式，档案管理也无法跟上高校的发展需要。

三是经费投入不足。当前高校办学过程中，在档案管理经费投入方面相对有限，导致档案管理工作缺乏软硬件设施的支持，无法构建高起点的现代档案馆网络[1]。如部分高校档案库房与国家标准严重不符，如保存的档案自己模糊、录像带不能播放、照片褪色、纸质腐烂等，或者是档案管理信息的保密性与安全性不强，影响档案管理工作的有效开展。

四是缺乏高素质人才。部分高校档案管理人员多是学历偏低和年龄偏大的职工，缺乏较强的责任意识与管理意识，人员稳定性较差，不能及时全面收集重要的档案资料。同时在现代化档案管理工作中，需要管理人员熟练掌握通讯网络技术和计算机技术，精通档案业务，但实际上年龄偏大的人员难以掌握现代化技术，而年轻懂技术的人员不愿从事该项工作，这些都制约了高校档案事业的发展。

二、档案管理的改革措施

（一）提高重视度

高校实施档案管理工作时，应该加强领导者和管理人员的档案管理意识，利用不同的路径提高对档案管理的重视度，如积极宣传相关的档案管理知识与法律法规，恰当选择档案利用的实例来展示使用档案所获得的成效。同时高校可以组织与档案高效利用与科学管理相关的讲座活动，大力宣传档案利用和档案价值开发等工作，对档案管理的基础知识进行普及，使全校师生都支持和参与档案管理工作，有效改变该项工作长期处于隔绝的现状，提高档案意识，形成档案管理工作的新形象。

（二）建立健全档案管理制度

高校要想实现规范化与制度化的档案管理工作，必须要建立健全档案管理制度，如档案保密制度、档案统计制度、档案修破补充制度、档案借阅制度、档案管理制度、档案接收制度等。同时高校也要构建独立的档案管理机构，对档案管理体制进行理顺，按照循序渐进、实用实效、量力而行的原则，做到分开管理、统一领导[2]。

（三）加大经费投入

有些高校的办学规模不断扩大，办学水平与办学层次有所提高，档案的数量也随之增加，这就需要积极扩大档案的库容空间，合理利用现代化的设备，为档案管理工作的顺利开展提供便利条件。现阶段，高校档案管理工作逐渐步入到网络管理的时代，因此需要适当改进软件环境与硬件设施配备，在档案利用、开发、存储等环节科学运用数字化技术、计算机技术、监控技术等，最大限度发挥出档案信息的社会经济效益及科研效益，提高档案信息的存储能力，实现档案的信息化管理。

（四）加强人才队伍建设

人才是高校档案管理事业良性发展的基础，高校在档案管理工作中迫切需要一批精通业务、懂技术的信息人才，因此在实际工作中必须要遵循以人为本的管理理念，在专业技术人员培训的规划中适当纳入档案人员培训提高，加强在职人员的培养与继续教育，始终坚持脱产培训与自学提高相结合、系统全面培养与岗位教育培养相结合。同时高校应该积极选调和引进计算机专业人才，利用培训班的开设来培养精通档案业务与计算机技术的复合型人才，制定科学的考核机制，考核人员的安全意识、理论知识、职业操守和业务技能，使管理人员具备较高的文化程度和综合素质，更好地应对信息技术发展对档案管理工作带来的冲击。

三、结语

综上所述，高校档案管理工作作为一项长期而艰巨的工程，在实际工作中还存在一些问题，如重视度不高、缺乏完善的档案管理制度、经费投入不足、缺乏高素质人才，严重影响了档案管理水平的提高。针对这种情况，高校应该结合具体情况，提高重视度，建立健全档案管理制度，加大经费投入，加强人才队伍建设，从而保证档案管理工作的顺利实施，实现档案管理事业的可持续发展。

[1]刘晔．浅谈当前高校档案管理存在的问题与改革的措施[J]．宁夏大学学报(人文社会科学版),2015(06):189～191．

[2]祁巧荣．档案管理工作中存在的问题及措施分析[J]．办公室业务,2016(22):119．

（作者单位：恩施州地质灾害监测防治中心）

于漫江（1983-），男，汉族，湖北建始人，硕士，科员，研究方向：档案管理、地质灾害防治。