探讨如何有效开展高校教学秘书工作

阎烁

摘 要： 教学是高校的中心工作，教学质量是高校的生命力，教学秘书的工作正服务于此。一切为教学服务是教学秘书的目标和准则。它承担着横向纵向的沟通、协调职能，如果高校好比一部机器，教务工作就好比当中的链条，串联起各个教学岗位，并进行科学合理的安排。它的实践性、经验性较强，既要脚踏实地，又要不断勤于思考；既要科学严谨，又要机动灵活、周全计划，以保障教学工作规范有序地运行。看似繁杂琐碎，实则责任重大。如何高效开展教学秘书工作值得在实践中探讨。

关键词： 高校教学 教学秘书 教学管理 教学研究

“教学是立校之本”，一切围绕教学是高校的宗旨。教学管理是高校管理的重点，教学管理的质量直接影响教学质量，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书作为高校教学管理中的基层实施者，在教学活动中是最直接的参与者，一切为教学、为师生服务即是教学秘书的主要工作任务。教学秘书工作看似简单，却是整个教学运行过程中最不可缺少的。教学秘书工作对高校教学如此重要，在明确教学秘书的工作职责后，如何在教学管理工作中有效发挥作用，如何理清思路，提高工作效率，更好地服务师生，保证教学，是每一个教学秘书都需要思考的。

一、教学秘书工作的特点

（一）服务性。

教学工作是高校的核心，一切为教学是教学秘书工作的准则。就院系教学秘书而言，在整个教学管理制度的实施、教学计划的落实过程中是重要的一环。在教学信息的传递中上联下达、联系左右，是重要的沟通枢纽。服务性就贯穿在落实、沟通的过程之中，同时体现在大量具体的教学事务工作之中，如教材征订、考试事务、教学信息填报、教学资料收集等。

教学秘书作为学院的一个窗口，面向的直接对象是教师和学生。服务师生，不单单是一句简单的口号。尽可能满足每位师生合理的教学要求，做好人性化的服务，牢记“教学无小事”。工作中涉及各部门、老师的信息需要逐一确认，有时需要加班加点保证完成任务。“锦上添花，更要雪中送炭”，想人之所想，急人之所急，在工作中需要真诚热情、不怕辛苦、不计得失、甘于奉献。

（二）日常性。

教学工作具有一定的计划性，它不同于其他社会工作，一切日常教学管理工作需要按照既定的教学计划执行落实，不能出现遗漏和差错。按照教学进度表，每个教学周都有大量常规性的教学管理工作：补考、重修、教学日历、班级课表的发放、教材领取、四六级报名，期中教学检查、期末考试安排、教学信息的整理存档，等等。此外，临时的教师调课、上课考试信息等相关的通知，也需要教学秘书协调处理。每学期从开学前到期中到学期结束后，教学秘书都需要一如既往，严格按照教学进度执行实践。处理日常工作需按计划推进，面对繁杂琐碎的工作，要坚持常年如一日，日常做好每一项工作，按时完成每项任务。

（三）综合性。

教学秘书的工作内容围绕整个教学活动展开，工作内容几乎涉及学院教学管理的各个方面。既要协助教务处、学院管理教学，又要完成教学方面的具体事务，有时会涉及各个相关教学部门的协调沟通，还要完成教师临时交办的教学相关事宜，同时接待学生对教学的相关咨询。因此，教学秘书实际上属于综合性工作。

（四）经验性。

教学秘书工作繁杂琐碎、千头万绪。大量的工作需要教学秘书熟悉教學管理文件、管理流程、熟练使用教学管理软件，按照教学规律有计划、有步骤、有组织地开展，使教学运行有条不紊。教学秘书工作不能纸上谈兵，而要落实行动。有时看似简单的联络事项，涉及几个部门，牵一发而动全身。如何高效工作，需要教学秘书不仅懂管理，还需要边工作边学习，在实践中吸取经验，在实践中摸索进步。不断提高业务素质，培养准确的分析判断能力，及时发现问题，分析问题的同时找到问题发生的原因和可能造成的后果，根据不同情况做出相应的安排。点点滴滴都需要在实践中学习，在学习中积累经验，提高教学管理效率和水平，提高教学管理的能力。

二、如何高效做好教学秘书工作

（一）爱岗敬业、培养良好心态，强化服务意识。

教学秘书的工作内容量大，责任重大，身心压力较大。往往任劳任怨、默默无私地奉献着，却少有晋升的机会。因此，教学秘书要发扬不怕苦、不怕累的工作作风，在工作中把细心、耐心、责任心渗透到每个工作细节，做到一切为了教学。爱岗敬业，不断增强对本职工作的认同感。同时，注意调节渗透心情，保持平和心态，心胸宽广，培养良好的心理素质，积极团结他人，善于沟通协调，甚至用积极乐观的心态影响他人，快乐工作，享受工作。使教学秘书发挥窗口的作用，服务整个教学运行，保证教学秩序。

（二）提高自身素质，增强各项业务能力。

教学秘书的业务素质直接关系教学管理的质量，提高教学秘书的各项素质是重中之重。“干一行，爱一行，精一行”，教学秘书在教学管理过程中既要熟悉教学文件管理、教学管理的各项规章制度、工作程序，又要不断学习，提高自身的业务水平。1.熟练掌握现代化办公技能。需要熟练操作计算机，学习运用各种信息平台，服务教学。2.锻炼熟练的语言文字表达能力。教学秘书作为教学信息传递的重要环节，包括传达领导的指示、转达师生的教学反馈等，要求信息传递得准确及时，语气随和，语言得体，表达清楚，言简意赅。3.统筹兼顾，勤于思考，有条理性，思维敏捷，分清事务的轻重缓急，从而提高工作效率。

（三）重视教学秘书队伍建设，创新管理模式。

高校教学模式不断创新，办学模式不断丰富，新时期要求教学秘书不但熟悉现代化的管理技术、自如运用教学管理软件、熟知教学管理内容，还要懂教育、懂管理、懂心理。只有不断学习，与时俱进，才能满足教学管理更高的要求。不能局限在单一的管理模式中，要全面、横向发展，创造校际联系机会，互相交流经验，学习探讨，取长补短，与时俱进，使教学秘书提升业务水平。实际情况是教学秘书大多整日忙于繁杂的事务，无暇他顾，更难以开展教学管理研究。高校应重视教学秘书队伍建设，建立合理评价机制，适当提高教学秘书的工作待遇，把教学秘书队伍的建设纳入高校师资的培养计划。同时，教学秘书应自觉将个人理想和奋斗目标同学校的工作安排、个人从事的内容紧密联系起来，实现个人价值。

时代不断发展，教学秘书应不断增强责任感、使命感、紧迫感。加强业务学习，做好日常工作的积累和总结，培养职业素质，提高沟通协调能力，做好协调各方的纽带和桥梁，不断完善自我，提高综合素质。及时、准确、高效地服务好院内各项教学工作。在实践中学习、成长，用谦虚的态度和饱满的热情，尽职尽责，以服务理念勉励自我，为学院的建设、学校的发展和社会的进步尽绵薄之力。

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