关于加强人防档案信息化管理工作的思考

黄惠珠

关于加强人防档案信息化管理工作的思考

黄惠珠

随着信息技术的快速发展与广泛应用，必然要求人防档案管理人员采用科学的档案管理方法管理档案，推进档案管理创新和信息化进程。但是人防档案管理基础较差，要实现人防档案信息化管理，必然会遇到各种各样的问题。本文拟就当前人防档案信息化管理存在的主要问题进行分析，并提出对策措施。

人防 档案 信息化 对策

人防档案是人民防空战备建设和管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种文件资料。随着信息技术的快速发展与广泛应用，这就要求人防档案管理要创新，应用以电子计算机技术为主的科学技术与设备，采用科学的档案管理方法管理档案，推进档案管理的信息化进程，让档案事业保持可持续发展的势头。因此，实现人防档案信息化管理，已成为当前和今后一个时期人防档案工作者的一项重要任务，也是人防档案事业发展的必然方向和建设重点。本文拟就加强人防档案信息化管理做些思考，并谈些个人粗浅看法。

一、当前加强人防档案信息化管理存在的主要问题

（一）人防档案信息化管理意识有待加强

当前，阻碍人防档案信息化管理推进的一个重要原因，就是从上到下对人防档案信息化管理没有引起足够的重视。这不仅仅表现在直接参与到档案管理的工作人员身上——这些人员由于受到传统档案管理观念的影响，一时之间无法接受新观念，总认为实现档案信息化建设不是那么迫切；甚至有的还认为，要实现档案信息化管理就必须将现存的档案通过各种方法转换为数字信息存储起来，这个转换过程会增加自己的工作量，从而对档案信息化的推进产生消极作用。同时，一些人防单位领导由于没有接触过信息化档案管理的内容，并不知道档案信息化管理对单位档案管理带来的好处，甚至还认为档案信息化管理并不能够带来明显的效益，反而还需要花费更多的投入去实现信息化，因此很少花心思用在档案信息化管理建设上，从而制约了本单位人防档案信息化管理的加强。

（二）人防档案信息化管理硬件设施有待完善

由于大多数地区人防部门对人防档案信息化管理的资金投入不足，直接影响人防档案信息化管理的基础设施建设，普遍存在人防档案室设备简陋、陈旧的现象，无法满足基本的人防档案信息化保管的要求。虽然一些人防部门也配备了一些打印机、计算机、扫描仪等设备，但很少有单位配备那些安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台。由于基础设施投入不足，部分人防单位甚至没有专门的档案室，更不用说有控温降温设备，从而很容易导致人防档案损坏，难以维护人防历史本来面貌，给查找利用工作带来诸多不便。同时，由于硬件设施无法跟上档案信息化管理要求，使得人防档案信息化管理受到严重制约。

（三）人防档案信息化管理的人员素质有待提高

加强人防档案信息化管理，要求人防档案管理者必须具备较好的专业素质才能胜任。这不仅要求人防档案管理工作人员要有牢固的档案管理知识，还要求他们能够掌握一定的计算机信息技术知识，能够熟练地操作使用计算机。但是目前人防部门大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求和档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，更不用说运用信息化管理档案。同时，由于人防的编制普遍偏少，大多数人防档案人员身兼数职，加上很大一部分档案管理人员年龄都较大，对档案工作精力投入不足，尤其是他们接受新知识的速度较慢，对于各种先进的计算机信息技术都不能够及时掌握，这就使得现在的人防档案管理人员很难满足档案信息化管理的要求。

（四）人防档案信息化管理中存在的重保存、轻利用问题有待解决

由于人防档案工作涉及国防、军事等领域，部分档案涉密，因此加强人防档案信息化管理，就必然会面对各种信息安全问题。但由于很多人防部门没有正确处理好保密规定与开发利用之间的关系，人防档案管理工作普遍存在着重保存轻利用的现象。在档案信息的开发利用中，很多人更注重安全问题，没有深入发掘档案信息资源的潜能，大批人防档案得不到充分利用，甚至有些很有价值的人防档案长期被束之高阁，造成档案浪费。特别是人防部门人员对档案信息了解不及时、不全面，失去了档案信息利用的有效性，因此人防档案管理人员的价值也就无法实现。

（五）加强人防档案信息化管理的标准化建设有待强化

人防档案管理信息化建设之所以开展得不顺利，一部分原因是涉及到保密和自身特点，在实践中常常出现地区之间对案卷分类、案卷题名、卷内目录、文件编号、保管年限等标准不统一的情况，很多人防档案还无法充分满足分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求；但更主要的问题，还是因为我国人防档案管理信息化没有一个统一规范化标准，人防档案信息化建设基本都是各自为政。同时，由于现在市场上所推广与使用的一些人防档案管理软件都不能够适应人防档案信息化建设的发展要求，因此迫切要求推动人防档案信息化保管的规范化和标准化。只有这样，才能进一步打好人防档案的数字化管理基础，为人防档案信息化工作引入科学化、制度化、高效化的理念。

二、加强人防档案信息化管理的对策措施

(一）强化组织领导，着力树立做好人防档案信息化管理工作的使命感

人防档案的信息化管理工作，是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的一项神圣工作。因此，人防部门要加强对人防档案工作的领导，把加强人防档案信息化建设纳入工作规划和年度计划，做到分工明确、措施到位、人员落实，使人防档案信息化管理工作与业务工作同推进、同发展；要强化对人防档案管理信息化责任感和使命感的认识，切实将人防档案信息化建设纳入到人防现代化建设的整体规划上来，安排专职的档案管理人员，并及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。要更新服务观念，强化服务意识，拓展人防档案服务领域，高效利用人防档案信息资源，为社会经济发展和城市建设提供可靠的服务保障。只有这样，才能真正体现出人防档案信息的服务价值，才能为人防规范化建设与科学管理积累宝贵经验和信息财富。

（二）加大经费投入，着力加强人防档案信息化管理的基础设施建设

人防档案是平时人防工作的写真和重要依据。而对人防档案信息化管理硬件设施的投入，是人防档案管理信息化建设的基础，也是保障人防档案信息化管理质量的重要条件。因此，要加强人防档案信息化管理的软硬件设施和制度建设，完善相关设施，配备相应设备，提高档案保管和安全防护水平。要将档案建设经费列入年度财务预算，充分考虑档案数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，不断加大经费投入，配置相应的调温除湿设施、库房安全报警设施、网络安全设备等设施设备，解决好档案管理基础设施建设等关键性问题。要结合新型档案室层级要求，分门别类建立文书、财务、工程、声像、电子等档案，配备人防档案管理专用计算机、扫描仪、刻录机、复印机、管理软件等信息化设备，加快推进档案管理的信息化进程，确保档案资料的收集、入存、保管、使用率百分百。要加快人防档案管理数字化建设，安装统一的人防档案管理信息系统，充分利用计算机网络的功能，建立电子影像档案数据库。

（三）注重能力建设，着力提高人防档案人员的业务素质

人防档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员、管理人员素质的好坏，事关人防档案信息管理的成败与利用和开发，严重影响到人防档案标准化、规范化、信息化管理进程。为此，各级人防部门务必要重视档案管理人员素质建设，加强对他们定期业务培训，进一步提高他们的事业心和责任心，提高业务素质。尤其要要注意选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。经常要将这些人员派出去参加省、市档案部门组织的档案管理人员业务技能培训和学习交流活动，不断提高他们的工作效率和专业管理水平。要优化人员结构，使更多既懂得档案专业知识又懂信息知识的人才上岗，充分发挥档案人员的聪明才智，让他们在档案工作上施展才华，使他们觉得档案工作有所作为。

（四）突出安全保密，着力做好人防档案信息资源的开发利用工作

人防档案信息化管理要坚持把做好保密工作与开发利用并重，着力解决重保密、轻开发的问题。首先，要严格执行保密制度，将计算机与互联网物理隔离，实行内外网管理，凡上互联网的计算机均不准存放涉密资料，对于各种储存磁盘的管理和使用必须按照要求，编排目录、造册登记，确保人防档案保密工作万无一失。其次，随着城镇化建设的深入推进，人防档案在城市地下空间开发、人防工程平时开发利用和防灾减灾工作中将发挥越来越重要的作用，因此要提出切实可行的办法，确保人防工程档案开放利用工作具有可操作性。要切实改进工作方式，做好人防档案保密期限的区分及解密工作，对过期的工程档案应及时作出解密处理。要做好档案的审查工作，科学准确地区分和判定档案的开放与控制使用范围，依据相关保密法律法规，明确人防档案开放利用的范围，从而使档案信息资源得到充分开发利用，为经济建设提供服务。

（五）制定技术规范，着力强化人防档案信息化管理标准化建设

由于对人防档案信息化管理没有出台相应的标准，许多地方按各自的标准进行了建设，但大多数地方基本没有加强这方面的建设。即使有建设的地方，也只是传统意义上人防档案保护标准化。比如，主要是指档案库房、档案设施、档案装备等标准化以及纸质档案管理保护标准化。但是，随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现了机读档案、声像档案、图片档案等许多新型载体的档案，大量的人防档案信息也将被电子化以文件的形式保存起来，存储于各式各样的磁盘、光盘、硬盘、数据流磁带等不同形式介质中。这些以新型档案载体作为对象的档案保护标准化，不仅要求我们要研究有效保护和保管档案载体的方式方法，更要研究如何保护人防档案信息内容的安全性、真实性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技术和管理双重手段，逐步建立科学、有效的人防档案信息化管理体系，形成系列而完整的标准技术规范，促进人防档案信息资源的价值实现，推动人防档案文明的保护与传承。

总之，加强人防档案信息化管理是一项艰巨又重要的工作。因此，我们要按照科学发展观的要求，结合人防建设发展的现实需要，加强思想认识，敢于突破创新，加大投入力度，打造一流队伍，完善管理制度，切实推动人防档案信息化管理工作再上新台阶。

（作者单位：三明市人防信息保障中心）

[1]陈妍.对人防工程档案管理中的保密工作的探讨[J].中国管理信息化，2011（23）.

[2]王铁男.对做好人防工程档案工作的几点认识[J].黑龙江档案，2011（3）.

[3]庄桂清.地方人防档案管理中的保密问题[J].陕西档案，2006（5）.