大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究

文｜魏蓉

大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究

文｜魏蓉

现如今，在信息技术快速发展的背景下，社会各个领域的发展都已离不开对信息技术的应用。信息技术带来了“大数据”的概念，可以说，这是一个用海量数据说话的年代。我国事业单位的文书档案信息化建设已经起步了很多年，但随着大数据概念的到来，以往的信息化管理手段也亟需与时俱进地进行不断的更新与改进。在大数据视野下，事业单位的文书档案信息存储量变得更大、存储时间周期变得更长、浏览变得更加方便，这是大数据所带来的益处；但与此同时，大数据环境也带来了一些更大的挑战。若想在大数据视野下推进事业单位文书档案信息化建设，还需要以更加全面与战略性发展的目光来看待这一问题。

一、大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设的概念

大数据是随着信息技术的进步与发展所衍生出来的一个概念，它记录了大量的人类社会活动与行为，可谓是一个信息宝库。在现代信息时代下，各行各业的工作都离不开信息与网络，所以对数据的应用量也不断增多。大数据的增长是海量化的，在大数据视野下，人们看到了数据资产的无限潜能和商机，因此也十分注重对这种数据资产的保护。人们在掌握了海量数据资产后，会通过种种手段对其中有价值的数据进行处理及存储，数据的价值因此而不断递增，乃至创造出更多的附加价值。对于事业单位的文书档案来说，其中主要包含了文字、图片以及录像等不同形式的信息资源，它们分别反映出了事业单位中的各项活动，是事业单位中十分珍贵的资源。对事业单位文书档案进行信息化建设，实际上就是利用现代信息技术对事业单位文书档案进行更好地收集、整理、储存及利用，从而充分发挥出档案信息的价值，以更好地服务于事业单位的发展。

二、大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设的意义

首先文书档案工作是事业单位中的重要工作之一，这点是毋庸置疑的。但是，在以往电子信息技术没出现以及不够发达的时候，文书档案的管理方法都是采用的传统人工管理法，这种管理方法，不但需要消耗大量的人工劳动力，而且管理效率很低，以及非常容易出现人工疏漏和错误。后来，随着电子信息技术的发展，将人们带入了信息化时代，各行各业的工作都逐渐开始融入信息化技术，事业单位文书档案工作也不例外。事业单位文书档案工作自开始进行信息化建设以来，其人工劳动强度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和错误大大减少。因为通过信息化建设，工作人员只需要将海量的数据进行一次录入操作，就可以轻松、方便地实现对数据的开发利用。并且，所录入的数据还可以实现共享，这也推动了文书档案管理效能的提高。再者，在文书档案信息记录的查找方面，传统的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花费很长时间才能够查找到所需要的信息。但是，自文书档案信息化建设后，只需要通过任意一种查找方式，如模糊查询、组合查询、分类查询等，就能够快速便捷地找到想要的信息，非常省时省力。并且，根据文书档案管理人员职责的不同，其管理权限也可以明确进行划分，管理人员可以依据自己的管理权限来进行信息查询。总而言之，在大数据视野下，事业单位文书档案信息化建设乃是社会发展的必然趋势，也是现代文书档案工作的必须要求。

三、大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设进程中存在的问题

（一）档案信息化观念有待增强

以往长期以来，事业单位都将文书档案工作视为一项边缘化工作，属于可有可无的，认为这项工作对企业的经营管理与发展影响不大，换句话说，就是对文书档案工作不够重视。因此，事业单位也并没有紧随信息时代的发展，及时对文书档案工作进行信息化建设。尤其是近年来随着大数据的席卷，很多事业单位的思想观念仍旧还停留在过去，并未树立起文书档案信息化建设意识，所以对文书档案资源的利用率也不高，没有充分发挥出其作用与价值，使得许多珍贵的档案资源蒙尘生锈。

（二）信息化管理平台标准不统一

在以往的文书档案工作中，由于那时信息技术尚未发达，文书档案工作也尚未进行信息化建设，只能够依靠传统人工劳动力来整理档案资料，并将整理好的档案资料放置在档案库房当中，长此以往，不但档案工作人员不堪重负，经常因工作疏忽而导致珍贵的档案资料遭到人为损坏，且本身纸质档案就容易发生自然老化，所以一些古旧的档案很难保持完整性。而后来，在事业单位文书档案信息化建设过程中，信息化管理平台标准又迟迟未能统一，很多工作都无章可循，因此历史遗留问题也无法有效解决。

（三）缺乏专业信息化管理人才

传统的事业单位文书档案工作，对档案人员的最大要求是细心，但并不要求其具有多高的知识文化水平。但是，随着事业单位文书档案信息化建设进程的不断推进，对档案人员的要求也不断提高，传统的手段和方式已经无法满足现代档案信息化管理要求。若想充分利用好信息化平台来管理文书档案，就必须要具备较高的信息技术知识，能够熟练操作计算机设备，熟练应用相关信息软件。但事实上，事业单位大部分原来的档案人员却并不满足上述要求，他们有的年纪较大，对新鲜事物的学习能力有限，无法快速融入到信息时代当中。可以说，现今事业单位十分缺乏专业信息化管理人才，这是限制文书档案信息化建设的一项重要因素。

四、大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设的路径

（一）数字化建设开发

传统的事业单位文书档案都是纸质档案，其十分繁琐，档案人员无论是记录、查阅还是检索起来都极为麻烦和困难。而在大数据视野下，我们可以充分利用信息化管理技术，对事业单位文书档案进行数字化处理，将传统的纸质档案转为数字化档案，并以计算机为储存平台，从而更加方便地进行收集、整理、储存及利用。

（二）网络化建设开发

大数据是依托于网络而存在的，因此在事业单位文书档案信息化建设过程中，也必须要充分利用网络，通过构建完善的网络立体化体系，对文书档案进行分类、归档、组卷及下载，从而真正实现信息共享。

（三）安全化管理

大数据和信息化技术虽然大大方便了事业单位文书档案管理，但与此同时也带来了许多安全隐患。事业档案的文书档案许多都是企业的重要资源，需要做保密处理，但是现在很多黑客和不法分子会利用系统漏洞来窃取档案。针对这种隐患，必须要加强对信息化管理系统的安全管理，及时优化和升级系统，修补系统漏洞，并采取先进的加密技术，切实保障档案信息的安全。

五、结语

综上所述，在当前信息化时代及大数据视野的背景下，事业单位文书档案工作发生了很大的转变。事业单位必须要充分利用信息技术与大数据环境，更好地完善文书档案信息化建设，从而提高文书档案工作效率及档案利用率，促进企业的发展。

作者单位：洛阳市粮食局直属分局