加强支撑能力建设?促进采购精益管理

许海明

摘 要 精益管理是通过优化业务流程和资源配置，强化细节及过程管控，不断提升企业核心竞争力和创效能力的过程。国家对企业招标管理的要求不断提高，经营压力不断加大，采购精益管理已经成为企业降本增效，持续稳定发展的助推器。本文从公司采购管理现状出发，提出一系列精细化管理举措，旨在不断提高公司采购精益化管理水平。

关键词 精益化 配额管理 阳光采购 物资积压 信息化支撑

随着企业管理精益化程度的需求不断提高，采购管理精益化成为企业管理水平提升的重要方面，要求采购管理上下游人员及系统流转的各个环节都能做到高质量，及时发现问题、解决问题。采购部门为实现这一目标，不断创新采购模式、拓宽采购渠道、挖掘降本潜力，全员牢固树立精益管理理念，通过一系列的治标固本手段不断提高采购管理的精益化水平。

一、现状分析

（一）采购库存管理不到位，长账龄库存积压

一是采购需求管理较为粗放，采购目录不完善，需求模糊不清，需求计划与开支计划脱节，导致库存积压问题严重。二是未建立有效的系统管控手段，采购上下游衔接不到位，不能跟踪实现闭环监控，物资使用跟踪不到位，无法对积压物资溯源，导致积压物资不能跟踪追责。

（二）需求采购流程较长，急缺物资供应不足

一是未建立较为完善的应急采购流程机制，明确紧缺物料的独立目录及配套的采购及供货流程，导致正常流程采购不能满足紧缺物资的使用需求。二是未建立高效的沟通机制，供应链上下游环节沟通不畅，信息不对称，导致采购过程中沟通成本过高，效率较低。

（三）采购执行监控不到位，订单超配情况存在

一是对于采购订单超配置、超配额执行情况系统未能校验识别，导致部分物资采、购、控脱节，存在执行风险。二是供应链系统与物流系统及财务系统关联不到位，存在超额报销、不匹配入库的情况。

（四）职责定位不清晰，重视程度不够

一是各个需求部门职责界限不清，部门间协同不畅，需求滚动预测能力偏弱，需求数量、规格与执行未完全统一，未建立完善的需求决策审批制度和流程。二是需求部门对采购需求管理认识不足、重视不够，需求提交不及时、不准确、不全面，需求分布不均衡，往往年底采购需求扎堆，影响采购质量。

二、管理举措

（一）完善制度体系

“没有规矩，不成方圆”，通过制度流程建设与优化，建立实用、管用的制度流程，保障企业高效、规范运作。以“制度无盲点、流程无断点、监督无漏点”为目标，利用流程穿越、头脑风暴等手段，全面梳理现有采购、招投标、供应商、库存等管理办法及流程。实现从采购需求提出到采购实施、决策、签约和订单执行的全流程管控，并推动上游预算管控及下游仓储管理的衔接，逐步优化、规范质量管理及供应商管理机制，优化需求分层、分级审批流程，订单分层、分级审批流程及供应商信息管理流程等。

（二）强化系统支撑

信息化是流程固化、预警机制、管理分析的有力手段。首先，应全面梳理现有的供应链管理、合同管理、物流管理、ERP、报账等系统间关联数据的一致性，打通并优化系统接口功能，确保各业务环节在系统间全流程贯通進行系统稽核校验，确保业务的全流程管控。其次，应建立有效的预警机制，对于采购超预算、订单超配置、超配额，库存合理水平、报账超合同等各类管控指标进行预警，为指标管控提供有效支撑。最后，应优化现有系统的分析功能，根据管理需要设定分析指标，定期展示自动分析结果，不断增强系统支撑能力。

（三）建立协同机制

建立有效的协同机制，将部门间、跨部门的业务流程有效衔接，能最大限度地提高工作效率。首先应明确职责，需求部门应确保提供需求配置、数量、使用时间的准确性，采购部门应根据需求单位要求在符合采购规范的前提下最大限度地满足需求单位的采购需求，库存管理部门应及时将库存情况反馈给需求单位及采购部门，确保物资供应满足生产需求。其次建立联席会议制度，打破部门间的信息壁垒，建立需求部门及采购部门生产沟通联席会议制度，贯穿供应链上下游体系，各层级人员全部参与，通过畅所欲言、换位思考、补位意识，寻求问题落实的平衡点，解决各类实际问题。三是建立有效的监督及考核机制，确保各单位各司其职。

（四）加强人员培训

通过建立健全以老带新机制、合法合规自查学习机制，锻造一支合法合规的专业采购队伍。合理设置岗位形成制约，定期组织培训及案例学习，使得采购人员能与自身岗位工作相结合深入了解采购法律法规及实务合法合规操作。依托工会资源，举办“采购专业法规知识竞赛”，做好招标、采购相关法律法规以及公司相关管理制度宣贯工作，掀起采购相关人员学法、懂法、用法、守法的热潮。同时，着力打造“阳光采购”工作体系，在有采购权的单位设置专业场所，对招投标过程实施全程录像存档。

三、效果评价

采购精益化管理是贯彻落实公司战略，提升公司管理水平最有效、最直接的抓手。通过加强制度建设，强化末梢管理，加强制度流程建设与优化，健全“阳光操作”手段，加强采购全流程的精细化、规范化、制度化，建立了一套“阳光采购”工作体系。

一是建立和完善需求管理职责制度，形成完善的分层级的采购精益管理制度要求，明确关键节点责任部门与责任界面，确保各部门“车同轨、书同文、行同伦”。完善订单管理，明确采购结果执行和订单管理阶段各部门职责界面，建立分层分级的审批制度和流程。通过优化质量管理，使得产品入库、施工现场及验收交付环节的质量管理得到提升。通过规范采购业务各流程和环节，常态化地开展采购流程穿越，建立业务流程优化机制，不断完善采购全业务流程，将需求决策、订单审批、质量追踪等能力嵌入流程，实现管理要求与业务流程的有机融合，形成标准化成果和指导意见。

二是通过创新管理手段，满足了紧缺物资供给。完善的体系流程及系统支撑，建立物资采购绿色通道，有效地将权力上移，通过多维度联动及弹性化的措施，有效压缩安全库存阀值，加快库存周转，同时确保紧缺物资的及时供应。建立管理管控预警体系，从静态预警向动态预警转变，从单一预警向多维预警转变，全方位监控需求与供给的平衡，满足不同层级的管理需要。

三是通过打造“阳光采购”工作体系，推进采购“阳光化操作”。按要求对招投标过程进行录像并存档，实现采购的“阳光化操作”，随时可以抽查监督录音、录像，通过大数据分析等手段，促进采购招投标过程合法合规，严防末梢环节管控不严、“小鬼当家”等微腐败问题。

四是通过深化完善信息系统建设和应用，实现了项目立项、采购结果、库存管理、报账等信息的同步，通过统一的采购目录权限控制实现越级采购管控。完善采购项目电子文档检查流程与功能，实现寻源过程的电子文件集中存档。实现供应链管理全流程贯通，实现了与预算、工建、合同、报账、ERP等主要资源系统的互通，通过“五纵六横”的流程贯通，实现闭环管理。

参考文献

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