对学校档案管理工作的探析

杨秋梅

摘 要：在学校日常管理工作中，学校档案的管理对于学校的良性发展具有至关重要的作用。学校提升对档案管理工作的重视力度，不但能够保障学校进行有序的维护与管理工作，还能够为学校的长足发展管理提供详实的资料，也可以为学校进行科研、教学以及人事管理提供客观真实的参考资料，因此加强学校档案管理工作的质量与效率是当下学校发展中的首要任务。本文针对现阶段学校档案管理工作中存在的问题与弊端进行深入的分析，并提出切实可行的改进意见以促进学校档案工作的管理质量与效果，从而保证我国学校的教学质量与管理质量能够更上一层楼。

关键词：学校；档案管理工作；探析

学校档案是承载学校历史活动的重要载体，是学校开展管理工作、教学活动、教育督导评估以及教育科研工作的重要素材与资料，其充分记录了学校在发展经营过程中形成的文字、数字、图像等资料，成为剖析学校发展历程以及制定学校战略发展方针的重要依据。学校做好日常教学中的档案管理工作是学校管理水平与教学素养的重要体现，同时夯实档案管理工作还是有效推动学校的科研发展与进步的重要素材，对于提升学校的综合实力具有不容置喙的重要意义，为此在新形势下做好档案管理工作对于学校具有高度的战略发展意义。

1 当前学校档案管理中存在的主要问题

1.1 学校缺乏对档案工作的重视力度

很多学校在开展日常的教学活动与管理事物当中，往往只重视科研、教学以及招生活动等活动，没有充分意识到档案管理工作对于学校稳定发展起到的重要作用，忽略了在开展日常教学活动中维护与建设学习档案工作的机会，导致学校很多重要的财务信息、科研信息没有被详实的记录在册，并为后续的发展埋下了严重的隐患[1]。学校对档案管理工作的投资力度也乏善可陈，很多学校没有配备完善的档案管理设施与相应的档案管理人员，导致学校档案管理工作在开展过程中暴露出后劲不足的状态，同时在档案资料维护工作中也缺乏有力的建设，导致档案资料频频出现发霉、损毁以及丢失等现象。

1.2 学校档案管理机制不健全

档案管理机制是约束与强化学校档案管理工作的重要机制，但是很多学校在开展档案管理过程当中，没有建立完善的管理制度与责任体系，导致很多档案管理人员不能明确自身的责权单位，一旦档案管理工作中出现疏忽还会出现相互推诿的情况，这种情况对档案管理工作的有序开展产生了严重的制约作用[2]。同时由于没有完善的档案管理机制进行督促，很多教师与管理人员没有形成严谨的档案管理意识，其具体体现在当有重要的档案资料需要归档时不能及时提交，导致档案管理工作出现了一定的滞后性。同时学校档案管理设备以及管理手段的落后也体现出学校档案管理机制存在疏漏的问题，由于学校日常事项与活动众多，只采用人工档案管理的方式已经不能契合学校的发展需求，不但暴露出工作效率低下的问题，档案管理人员长期的机械性重复还会产生较高的错误率。

1.3 学校缺乏业务素质高的档案管理人员

档案管理人员是学校开展档案管理工作的重要条件，有一定的专业技能与职业素养的档案管理人员则是决定学校档案管理工作质量的重要因素。但是很多学校由于没有充分认识到档案管理工作的重要性，对档案工作持有工作性质简单一般人员操作的认知，导致学校忽视了对档案管理岗位上的人员选拔与培养力度，进而出现了档案管理人员专业素养良莠不齐的现象，同时由于缺乏对档案管理人员专业素养与职业道德的培训，导致档案管理人员对管理工作掉以轻心，在工作调动以及人员离岗时，没有做好相应的交接工作，进而频频出现档案遗失与记录疏漏的弊端，影响了档案管理工作稳定的发展。

2 改善学校档案管理工作的有效措施

2.1 加大对档案管理工作的重视力度

学校为了切实提高档案管理工作的质量与效率，首先需要在认知层面上提升对档案管理工作的认知程度，通过深刻了解档案对于学校制定战略发展方针以及开展科研工作的重要性，从而自上而下的加强对档案管理工作的重视力度[3]。为了保证档案管理工作能够有条不紊的进行下去，学校还需要建立科学完善的管理制度为档案管理工作提供明确的发展方向与操作流程，通过这样的方式保证档案管理工作有据可依，同时为了显著提升档案管理工作的效率，需要明确档案管理部分的责权范围，通过界定每一位档案管理人员的细化责任的方式，建立完善的问题追查机制，保证档案管理工作能够高质高效完成。同时通过在学校内部宣传强调档案管理工作重要性的方式，强化教师人员与管理人员提交档案资料的速率，以保证档案资料管理的客观性以及实时性。同时为了保证档案管理工作与时俱进，学校还需要加大对档案管理工作的投资力度，推动档案管理设施更新、人员招纳以及开展日常管理工作的完善力度，并充分做好档案资料的防火、防盗、以及防潮防蛀工作，保证资料的完整性，为学校的稳定有序发展奠定夯实的基础。

2.2 建设规范化、标准化以及信息化的管理水平

学校档案管理工作流程与方法对于保证档案管理工作的科学性以及有效性具有至关重要的作用。为此档案管理人员在开展档案管理工作的过程当中需要依据信息论、系统论以及控制论为指导原则开展档案管理与组织工作，在遵循档案管理工作的客观基础规律之上，通过高效的管理机构、科学化的管理方式、信息化的管理媒介、标准化的工作流程保证档案工作有条不紊的进行下去[4]。同时，做好档案管理的有关技术工作，通过运用现代化的电子信息技术、印刷技术、复制技术、声像技术以及微缩技术等对种类多样、数量庞杂的档案信息资料进行查找、整理、分类、记录以及存储、传递并存档存储，通过标准化、科学化、信息化的操作流程来保证档案管理的客观性与科学性，在减轻档案管理人员工作强度的基础之上，提升档案管理的精确性，同时借助信息技术形成电子档案，方便档案的输入、调用、修改以及维护，并通过网络技术实现档案的实时传播与共享，有效提升学校档案管理的效率与质量。

2.3 加强档案管理人员的选拔与培训

档案人员对于学校顺利开展档案具有至关重要的作用。学校想要建设一支具有较强专业素养与职业道德的档案管理队伍，首先需要面向社会进行招聘，选择具有一定理论基础与实践经验的档案管理人员提升学校管理队伍的基本实力，当档案人员步入档案管理岗位之后，学校需要定期开展培训工作来不断提升档案管理人员的技能素养与实战经验，保证档案管理人员能够不断的与时俱进，同时还要加强档案管理人员操作现代化以及信息化的办公设备的能力，使档案管理人员通过熟练操作计算机设备提升档案管理工作的效率与精确性。为了激发档案管理人员的主观能动性，需要建立奖惩有度的激励制度，提升档案管理人员整体的工作积极性。

3 结语

综上所述，随着学校教学、科研工作的不断发展与改革，作为承载与记录学校活动信息的档案管理工作凸显出越来越重要的作用，为了切实加强学校档案管理工作的质量与效率，学校需要建立完善的档案管理制度保证档案管理工作有条不紊的进行下去，同时不断加大对档案硬件与软件设施的投资力度，为档案管理工作创建现代化、信息化的办公条件，同时加强档案管理人员队伍的建设，通过这样的方式提升学校档案管理工作的质量与效率。

参考文献

[1]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界，2016，24：69-71.

[2]陈剑.学校档案管理工作改善途径探析[J].现代商贸工业，2014，05：82-83.

[3]卢云丰.当前学校档案管理工作存在的问题与对策探析[J].中国管理信息化，2014，05：114.

[4]吕玲.探析中等衛生职业学校档案管理工作的重要性及对策[J].办公室业务，2016，09：85.endprint