浅谈人事档案管理的重要性

郑伟

摘 要：人是自主创新和打造知名品牌的主体。档案是科技创新活动的真实记录，是知识产权的载体。人事档案工作要为自主创新提供基础条件，发挥参考借鉴和启迪助推作用，成为实施知名品牌战略的可靠保障。档案工作要主动为企业自主创新和实施知名品牌战略服务。

关键词：人事档案；现状；管理

1 人事档案管理工作在机关人事查考方面具有重要意义

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，是每个人自然情况、学 历、社会经历的原始记录，因此具有原始性、真实性和完整性，是第一手的参考材料。

科学规范的管理档案，是衡量一个机关单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载了每个干部的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容，是按有关规定进行整理后组成的文字材料，它记录着个人成长的“轨迹”，是历史地、全面地了解识别人才和正确选用人才的基础，对于全面了解人才，正确选拔和使用人才具有重要意义。

2 人事档案的管理内容、目的及其作用

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

（一）人事档案的管理制度内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

第一，材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

第二，检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

（二）人事档案的管理制度目的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

3 人事档案管理近年来的发展现状

人事档案与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。

4 档案的重要性

鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，特别是应做到以下几点：

（一）对每个环节的档案工作严格控制，由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。

（二）档案管理工作的信息化，档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

（三）档案管理工作的安全性，由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，因此安全性是档案管理工作中的重中之重，目前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全度得到很好的提高；在档案的建立上，采取了严格的监督机制；在档案的查阅上，制定了与档案不相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的，这样一来就使档案管理工作得到了保证。

5 档案工作的需要

面对社会新形势的发展、新时期档案工作的需要，在以后的档案管理中，怎样将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使人事档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作，应从以下几个方面抓起：

（一）增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视 。无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领導的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。

（二）拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。

（三）加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

综上所述，高度重视人事档案管理工作，不断提升档案管理的科学化，规范化水平。健全网络，全面落实档案管理制度，配备专职档案工作人员，明确其他工作人员档案管理责任，形成档案管理“人人参与、人人有责”的共识；完善文件材料收集、归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用等制度，制定档案工作计划，管理办法和管理规定，定期监督检查；夯实基础，强化档案管理硬件设施建设，空调、数码相机等档案管理专业装备，为档案管理提供了坚实的物质保障；以人为本，着力提升档案队伍的综合素质，积极组织；档案管理人员学习《档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规和档案业务知识，不断夯实档案管理人才基础。

参考文献

[1]中国档案.中国档案杂志社.出版地：北京市，2008（9）

[2]档案学通讯编辑出版：档案学通讯杂志社.主办单位：中国人民大学， 2008（12）

[3]中国档案.人力资源. 出版地：北京市，2010（7）endprint