卫生和计划生育局档案管理的优化措施探索

刘发权

摘 要：计划生育一直是我国的一项基本国策，这是加快中国优化发展、全面发展的一个重要举措，而医疗问题一直是中国主要民生问题之一，所以卫生和计划生育生育局的工作和老百姓生活息息相关。而随着社会的快速发展，知识经济时代和信息化环境给卫生和计划生育局档案管理工作带来了新的挑战。本文从卫生和计划生育局的档案管理重要意义入手，分析了当前档案管理存在的主要问题，并提出相应的优化措施，以期提升卫生和计划生育局档案管理效率。

关键词：卫生和计划生育局；档案管理；优化措施

伴随着我国二孩政策的全面放开，卫生和计划生育部门受到了越来越多的群众关注，对于卫生和计划生育部门来说，做好档案管理工作是所有工作的前提和基础，為将来所有的工作开展和研究带来检索、查询、决策提供权威准确的档案信息。因此针对卫生和计划生育局档案管理的问题进行研究，有着十分重要的现实意义。

1 卫生和计划生育局档案管理工作的意义

档案管理对于任何一项工作来说都有着十分重要的意义，而卫生和计划生育局，作为贯彻落实国家基本国策的部门，大管理工作是非常重要的，其意义主要有以下几点。首先，做好档案管理工作，可以有效促进卫生和计划生育工作的有效开展。这是由于卫生和计划生育工作需要连续性，要对历史档案进行调阅和查询，而档案管理可以有效的收集好过往档案，并确保其真实和完整，有效促进其工作的正规性。其次，档案管理工作是百姓切身利益的民生工作。卫生和计划生育局的档案，关系到每一个百姓家庭的生活，假如档案管理出现问题，造成个人的档案信息丢失，就会给个人和家庭带来非常严重的后果。再次，做好档案管理工作是一切工作的基础，特别是对于卫生和计划生育局来说，通过对以往档案的调阅和查阅，发现存在的问题，找到对应的规律所在，可以有效推动工作进展，为单位规范化正规化发展提供基础。

2 卫生和计划生育局档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱

档案管理意识薄弱，是当前卫生和计划生育管局普遍存在的问题，不仅包括领导而且从事档案管理的工作人员，思想意识也不够强烈，有的认为档案管理就是简单的对数据进行记录和资料的整理，没有从思想认识深处认识到的档案管理对于推动工作的重要性。有的领导甚至认为，做好档案管理工作，对于单位的职能发展并没有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能实现档案管理的真正效能。

（二）档案管理制度不完善

由于重视程度不够，使得一些部门在对档案管理人员选拔时，没有落实好档案管理制度，有的档案管理制度不完善、不健全，甚至出现档案制度挂在墙上却形同虚设，没有真正发挥其作用，有的出现档案管理分口管理现象，各自管着各自的答案，并没有将档案集中管理。

（三）信息化手段未得到充分利用

当前，我国已经进入信息时代，任何工作都走向了数字化和信息化，但是目前卫生和计划监督局档案管理权还没有完全实现信息化管理，主要原因是领导重视不够，信息化程度低，不有的还停留在用手抄的阶段，这不可避免的增加了档案出现错情的几率，在调阅档案时，大多是通过管理人员的人工记忆去寻找，降低了档案的使用效率。

（四）档案管理人员素质欠缺

当前，卫生和计划生育局档案管理人员不少，但是水平一般。绝大多数的档案管理人员并不是档案管理专业出身，很多都是从别的岗位调过来，其不具备专业的档案管理人员综合素质，还有一部分档案管理人员，甚至有别的岗位人员进行兼职，很难对档案管理工作上心，使得单位档案管理水平整体较为落后。

3 优化卫生和计划生育局档案管理的措施

（一）建立科学化管理制度体系

任何工作做到有序有制度落实开展，必定会提高事情的效率。所以，首先，卫生和计划生育局应该建立科学化管理制度体系，结合国家有关档案管理的法律和规定制度，在本单位进行充分调研论证后，及时的制定出一套完整的可操作性强的档案管理制度体系，主要内容应该包括对档案借阅、转出、登记、销毁等各种程序的具体规定，并且要做好制度宣贯工作，组织人员专门学习档案管理制度，通过单位的橱窗板报，及时将制度上墙，时刻引导人员树立大管理意识，为档案的作用发挥提供支撑。

（二）加强对档案管理的重视

领导作为一个单位发展的把脉人，必须要将档案管理工作提上重要议事日程，加强领导的思想认识，要清楚的认识到档案管理对于一个单位全面发展起到了重要作用，单位应建立起档案管理领导小组，主要领导亲自挂帅，对档案管理制度的落实工作，建立起相关责任人和时限，明确工作标准，规范工作流程。并且在实际工作中，要不断的进行总结，定期召开档案管理形势分析会，对前期档案管理工作中出现的好的经验加以借鉴，对存在的问题要追究责任到人，避免今后再犯，以保证确实通过档案管理工作，推动单位的全面发展。

（三）加强科学化管理建设

科学化管理是每个单位应该追求的发展方向，因此，卫生和计划生育局也要对档案管理进行科学化建设，强化对于信息化网络工具的使用，领导要加大信息化建设、科学化建设的人力、物力、财力支持，组织科技人员对档案管理系统进行研发和维护，积极借鉴档案管理先进单位的经验，早日将档案管理实现无纸化、电子化、信息化，提升档案管理的科学化管理水平。

（四）加强档案管理人员培训

档案管理人员是做好档案管理工作的一个重要因素，其能力素质的水平将直接反映档案管理的水平。因此，卫生和计划生育局要将档案管理人员的培训，作为档案管理的一项重要工作，不仅要学会档案管理相关的管理知识，更重要的是要学习通过科学化、信息化手段来管理档案方法。可以通过举办培训班、送出学习等方式，系统培训档案管理工作流程及相关计算机软件使用，并且要通过实践来检验他们的学习效果，重点培养档案人员管理，问题的分析和解决水平。与此同时，还可采取“请进来”和“走出去”相结合的方法，与先进单位挂钩结对，全方面提高单位档案管理人员的综合素质。

4 结语

综上所述，档案管理是卫计局的重要工作。档案管理工作的意义重大，对一个单位的发展起到非常重要的作用，要认识到档案管理工作在信息化时代的新模式，面对信息化知识经济时代，卫生和计划生育局应该牢固树立档案管理意识，健全档案管理制度体系，不断提升档案管理人员综合素质，以期提升单位的档案管理水平。

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