档案管理现代化建设措施探究

侯采坪

摘 要：近年来，随着数字化技术的不断进步，档案管理现代化也得到了快速发展。虽然档案管理手段和水平在不断提高，但是档案管理现代化建设中仍然存在着很多问题，严重阻碍了档案管理现代化建设的步伐。本文结合笔者多年档案管理经验，对档案管理现代化建设措施进行了简单探讨分析，以进一步促进档案管理现代化建设速度，提高档案管理工作效率。

关键词：档案管理；现代化建设；信息技术

随着科技、经济和社会建设的高速发展，档案信息作为社会信息的一个重要方面，其内容和形式也在不断丰富和发展。社会对档案信息的利用需求发生了很大变化，由过去的量少、零散、形式单一、内容专门化，变为量大、系统、形式多样、内容丰宦。传统的档案管理方式已越来越不适应形势发展的需要，档案管理现代化建设势在必行。

1 进行档案管理现代化建设的必要性

随着档案事业的不断快速发展，档案管理的种类和数量也在迅速增加，这将给档案管理工作带来了更多的工作量。同时，档案使用者也对档案的需求不断增多，要求所需要的档案能够及时快速准确地传递到其手中。传统落后的档案手工管理无法解决现阶段档案工作的各种难题，对档案管理事业的发展带来了严重影响。因此，档案管理现代建设成为现阶段档案管理事业发展的迫切需求。通过现代化计算机技术、网络信息技术以及数字化设备等来实现档案管理现代化，已成为目前档案管理工作的重要发展趋势。

2 档案管理现代化建设的特点及内容

1.档案管理现代化的特点

数字化。利用现代数字化技术和手段，将档案信息内容进行数字化存储、整理分类、传输以及利用等。主要包括建设档案管理数字化资源数据库、建立档案信息化平台、实现档案管理实时化共享。

网络化。利用现代计算机互联网以及移动互联网技术，将不同类型档案进行网络传输，实现用户之间无距离信息检索和共享。

2.档案管理现代化建设内容

（1）现代化管理思想。更新传统档案管理理念，实现现代化管理思想。不断提高档案管理现代化建设的意识，重视档案管理现代化建设工作的开展。最终目的要以档案管理现代化建设为核心，必须在认识和思想上对档案管理工作进行全新定位，并积极宣传档案现代化管理的重要性和优越性。

（2）现代化管理人才。人才是档案管理的重要基础保障，要想实现档案管理现代化，必须要拥有一批具有现代化管理思想及技术的专业人才。随着社会信息化技术的不断发展，档案管理工作者不仅要具有档案管理基础知识，还需要能够熟练运用多种现代信息化技术手段，不断提高自身数字化应用技术，实现档案管理人才现代化。

（3）现代化管理手段。现代化管理方法和手段是实现档案现代化管理的重要标志和体现。主要包括建立现代化档案管理规章制度，确保档案管理现代化建设有章可循。其次，运用计算机技术、数字化存储设备等手段进行档案现代化管理，并充分利用数字化设备进行档案资源保护。各级档案管理部门需要加大现代化设备基础设施建设，提升档案管理工作信息化、现代化、科学化水平。

3 档案管理现代化建设措施分析

1.树立现代化档案管理理念

思想是行动的领导者，没有先进科学的档案管理理理念，将会影响到档案管理的整体发展，档案管理现代化建设也就无从谈起。1946，世界上第一台电子计算机在美国诞生，档案管理随之也从纸质管理不断向电子档案管理模式转变。由于传统纸质载体在档案快速传递及保存等方面有着很大的局限性，对档案管理及资源共享带来了严重阻碍。因此，电子档案以其传递迅速、储存密度高、轻巧方便等优势受到了档案管理者的厚爱，随后以计算机技术为载体的档案管理方式以其势不可挡的发展态势不断进入社会各个方面，也逐渐改变了档案管理工作者的传统理念和思想。在这种情况下，档案工作人员要不断进行学习，用先进的思想武装自己的头脑，注重科技的发展趋势，以科学的视角来解决现代化档案管理新载体的使用问题，如电子档案的法律效力、信息安全、成本收益以及载体寿命等。站在时间和空间上的高度，总结了档案的载体的难易，档案信息传播和由慢到快的转变，档案信息利用时间的限制逐渐减弱的规律，思考电子文件代替纸质档案时，档案管理工作应当更好地实现自身的管理价值。

2.要加强档案现代化管理技术人员的培养

为了有效迎合并适应现代科技发展的新要求，在原有的工作基础上加强现代化档案管理技术人才的培养，造就一支专业技术强、综合素质高、工作积极踏实的专业高素质人才队伍。高素质人才不仅要加强外部引进，更要注重内部培养，使得档案管理工作人员掌握基础的现代化管理方法，要都能胜任现代化档案管理工作，使其成为档案管理人才队伍的中坚力量。社会主义现代化建设带来了大量的电子档案资源。这也要求档案管理者了解的特点，性质和电子档案资源的工作原理，掌握电子档案资源开发的客观规律，积极发展电子档案信息资源，提高档案管理的效率。因此加快档案自身的专业知识的更新，以便尽快掌握档案管理现代化技术和现代化业务。

3.学会运用现代化管理技术

目前，随着计算机技術的快速发展，计算机网络技术和移动互联网技术都已经渗透进社会生产生活的各个方面，人们只需足不出户就能够快速进入网络信息高速路，通过网络信息传输功能，将人们所需的档案信息快速准确地传输到使用者手中，实现了跨地域、无距离、高速度的信息资源共享。在网络技术高速发展的背景下，档案管理工作者必须要有扎实的档案管理理论基础和现代化信息技术应用能力，以做到档案管理与现代信息化技术相辅相成、共同促进，以更好地适应信息技术发展的需要。目前，随着科学技术的发展，档案载体已呈现多元化趋势，从单一的纸质文件到电子文件的转换，除了一个方便的电子文件，准确、高效的优势，在收集、归档、鉴定、利用、保密、档案管理等方面带来了新课题，档案管理人员要学会使用计算机和网络知识，通过技术处理，采取必要的手段来控制、管理好文件的使用，实现信息技术科学与档案管理的完美结合。

4.积极构建档案数字化平台

为了积极响应档案管理信息化建设整体规划，必须加强档案管理工作的信息管理自动化、数字化、网络化、实时化信息共享数字化平台建设，应从三个方面进行整体工作规划。第一，加强档案管理现代化基础设施建设，主要包括基础服务器架设，交换器和体制解调器的安装，光缆传输线路的架设以及终端计算机设备的供应等，以提高信息管理工作水平。第二，加强档案管理资源分类整理，对档案资源存储设备进行更新和转换。充分利用现代化技术和手段，对档案信息进行保管和存储，升级档案资源存储服务器，对电子文件进行详细整理和归档，实现档案管理信息快速检索。第三，利用数字化网络平台和现代化存储技术，将分散的档案信息进行归纳整理，并存储到数字化载体中，同时开发现代化高效的文件档案管理应用软件和操作系统软件，实现档案文件的计算机网络管理以及图书馆档案数字化平台的建立。

4 结语

综上所述，在信息化设备及互联网科技的快速发展下，档案管理现代化建设也已经取得了很大的进步，今后全面实现档案信息化管理将是未来的重要发展趋势。但与此同时，我们也应该看到现代化管理中仍然存在着很多不足，比如技术人才不足、基础设施建设落后以及管理模式不成熟等，这都将是今后档案现代化管理过程中需要急需解决的重要问题。

参考文献

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