浅谈如何做好医院干部档案管理工作

艾乔松

[摘要]采用文献资料法对干部档案管理的信息化多媒体网络系统的建立以及其作用进行了探讨，分析其中的问题和提出采用的对策，为医院干部档案管理工作提供借鉴和参考。

[关键词]信息化 档案管理 医院

着时代的快速发展，信息化技术逐渐渗透到生活的各个方面，给人们的工作带来了极大的便利。相应地，信息化系统已深入到医院业务和管理的体系当中，而作为医院行政管理的重要组成部分——档案管理工作的高效化和信息化的重要性被人们所认识。因为医院方面的学术研究、人才和科技交流，行政管理、医疗纠纷处理等，无不依赖于医院的档案管理工作。因此，本文就如何建立和完善医院档案信息化管理建设谈几点认识。

1干部档案管理多媒体信息网络系统的建立

1.1提高服务质量和品质。档案信息服务的宗旨，是不断地提高管理水平和服务品质，以期满足用户各种信息服务需求。随着信息技术的迅猛发展和IT技术的进步，各项工作的信息化进程都在加快。为提高档案信息的利用率，为医院领导班子建设提供有用而准确的人才信息和依据，必须用现代化、科学化的手段做好档案管理工作，更好地为以“患者为中心”构建和谐社会主义现代化建设服务，建设新时期的高效的信息化医院。

1.2干部信息规范化。在传统的干部档案管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。这类信息内容不规范，信息管理繁杂，日常调取极为麻烦，而且不同的管理部门之间信息沟通不流畅，难以满足人力资源微观管理和宏观管理的需要。建立一套现代化的信息管理网络系统，用现代化工具管理干部档案信息，能充分利用现代化的技术，充分利用现有资源，提高档案信息的调取和规范，使管理水平和工作效率得到极大地提高。

2干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

2.1提供全方位的干部信息。以前，我们从档案方面了解干部的方式是查阅相关的纸质档案，要逐页翻阅，逐项查阅，费时费力，还有可能遗漏。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们可以应用相关的技术手段，快速准确地获取相关干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部职务变动、工资变动以及能力、业绩、继续教育、学术成果等全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息。

2.2高效准确提供信息共享。在干部档案管理多媒体信息网络系统中，我们可以通过简单的技术手段查询相关干部的所有信息，也可以通过网络可以使信息在相关部门内部共享，也可以随时更新本院业务范围内所有的新信息，向相关部门提供最新最快的信息资料，大大提高信息的时效性。信息共享使各兄弟单位可以从各个方面，全方位了解一个干部，从而提高对干部认识的深度和广度。

2.3提高任免透明度。以往对干部的任免，大都采用的是文字材料和相关人员的口头汇报，也难免出现暗箱操作的情况。干部档案管理多媒体信息网络系统在起始信息录入时就对相关干部的工作情况，学习情况等视频一文字信息全方位录入。在需要相关干部的信息时，只需要点击，搜索，就能将被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息、被任免干部的形象、气质和口头表达能力等通过网络和各种多媒体设备显示出来使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地評价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下选人用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才。

3存在的问题及对策

3.1必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件。促使档案信息资源社会共享目标的实现，以规范化、可共享、丰富的档案信息资源为基础，建立档案信息共享共享服务渠道，增强档案信息服务能力，提高档案信息服务水平。

3.2提高全院全员的档案责任感。提高医务人员爱护档案的社会公德。爱护档案、保护档案要全员参与，以标准化、规范化为基础，以应用为主线，提高整体参与水平。在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

3.3提升管理人员的素养和能力

任何机器都是需要有责任感的人来操作的。医院档案管理人员的业务素质对档案的优化管理至关重要。医院档案管理工作，不是各门类档案的简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，需要工作人员具备一定的专业素养。提高档案管理人员素质，需要从以下几个方面做好相应的工作：一方面医院应制定相关的额人才培养计划，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，对复合型人才的培养要加大培养力度。通过送出去、请进来或者相互交流等相关专业培训、继续教育等手段，提高档案管理人员的知识水平和业务素质，加大相关人员实践工作技能的提升。另一方面，档案管理也应引进考核、晋升制度，建立绩效与德能勤绩相挂钩的考核机制，刺激并调动工作人员的爱岗敬业的工作热情，使其工作主动性大大加强。还有，要从战略高度提高全院的档案管理意识和热情，院领导要从语言和行动上给予支持并积极制定相关的规章制度，采取各种积极有效的管理办法，提高全院对档案管理的重视，使相关工作人员尽快熟悉工作，将档案收集工作成为定式，从长期上，制度上保证院档案管理工作的开展。为维护档案的完整与安全，档案管理人员的法制观念也应强化，应建立和完善以《中华人民共和国档案法》为依据的档案管理模式。endprint