基于办公自动化环境下文书档案管理的思考

文/吉林省四平市山门水库管理处 严文枝

基于办公自动化环境下文书档案管理的思考

文/吉林省四平市山门水库管理处 严文枝

本文对办公室自动化环境下文书档案管理特点和存在问题进行分析，并提出解决文书档案管理中存在问题的对策。

办公自动化；文书档案；档案管理

随着我国社会经济的快速发展，自动化技术发展迅猛，逐渐渗透到各个领域，其中就有文书档案管理。但是现阶段，办公室环境下文书档案管理还存在档案管理制度落后、管理人员素质低等问题，严重影响了文书档案管理质量。基于此，本文对办公自动化环境下文书档案管理展开思考。

一、办公室自动化环境下文书档案管理特点分析

（一）文书档案管理更加易于控制。在我国传统的文书档案管理中，由于纸质文书档案数量多，工作人员在进行档案整理过程中只能按照固定的规律进行整理，然后再统一将整理好的文件转换成文书档案。但是在办公室自动化环境下的文书档案管理，工作人员只需要通过操作系统软件，就可以对纸质文书文件进行了解，然后再通过系统将文件和档案进行整合，从而缩短文书档案整理时间，使得文书档案管理更加易于控制。

（二）基于现代自动化技术的文档管理。在我国，传统的文书档案管理都是由工作人员进行整理，档案工作人员负责档案整理的全部过程，使得工作人员的任务量不断增加。但是在办公室自动化环境下的文书档案管理，文件整理过程中全部自动化，文件档案整理只需要网络部门、信息技术部门等众多部门进行辅助，从而使得档案管理更加快速。

（三）文书档案管理工作效率的提升。在传统的文书档案管理中，需要工作人员对文书档案进行审阅和整理，文件数量多，工作人员有限，导致文书档案管理效率一直提不上来。但是在自动化环境下的文书档案管理，所有文件都是通过系统软件统一整理，工作人员只需要在文件发生杂乱的情况下，对文件进行检索，然后再进行整理，就可以顺利完成文书档案管理工作，从而使得文书档案管理工作效率直线上升。

二、办公室自动化环境下文书档案管理中存在的问题分析

（一）文书档案管理制度存在缺陷。现阶段，我国文书档案管理还缺乏完善的管理制度，现有的文书档案管理制度存在严重的漏洞，造成文书档案管理质量一直提不上去，一旦出现文书和档案管理人员由不同的部分负责时，就会出现责任权限不明确的问题，从而降低我国文书档案管理质量。

（二）文书档案管理人员素质低。随着信息化进程的不断加快，水利单位最主要的任务就是加强文书档案管理工作。但是现阶段，我国文书档案管理人员素质低，不具备档案知识和敏锐的信息洞察力，并且部分工作人员对高科技技术了解不透彻，造成一些先进的设备不会使用。因此，在管理中就会出现各式各样的问题，从而导致我国文书档案管理工作发展缓慢。

（三）先进技术在实施过程中受到限制。现阶段，虽然我国文书档案管理过程中都开始使用先进技术，但是还缺少一些安全性，一旦文书档案在管理过程中发生信息泄露问题，就会缺少相关补救措施，在此种情况下，使用人员对档案的真伪难以辨别，从而给文书档案管理工作造成严重影响。

三、解决文书档案管理中存在问题的对策

（一）完善文书档案管理体制。随着我国社会经济的快速发展，要想保证文书档案管理工作的顺利进行，水利单位就需要完善文书档案管理体制，具体可以从以下几个方面进行：首先，水利单位需要对文书档案管理各个环节进行规范，并将文件前期管理工作和文件前期控制工作加入到整个管理体系中，从而保证文书档案管理的有序进行。其次，水利单位需要强化文书档案管理部门的统一指导，避免在文书档案管理过程中出现责任权限不清等情况。最后，水利单位需要保证文书档案管理的细节工作，在电子文件归档过程中建立与之其相对应的纸质文件，并对电子文件单独进行管理，定期对电子文件中无用的资料进行清理，从而保证文书档案的有效性。

（二）提高管理人员的专业素质。通常情况下，提高文书档案管理人员的专业素质需要从以下几个方面进行：首先，水利单位要对在职档案管理人才进行考核，增强档案管理人员管理能力、档案综合知识以及计算机运用能力，只有具备这些能力之后才能让管理人员上岗，从而保证档案管理人员在管理过程中出现问题时，不会出现手忙脚乱的现象，增加档案管理的安全性。其次，水利单位还需要对在职档案管理人员进行管理工作步骤程序培训，让档案管理人员对黑客等进行了解，并熟悉一些解决措施，从而保证文书档案管理环境，避免文书档案信息发生泄漏。

（三）促进文书档案保密技术的升级。随着我国社会经济的快速发展，办公室自动化环境是发展的必然趋势，在此种情况下，要想保证文书档案管理工作质量，就需要加强文书档案保密技术的升级工作，将文书档案资料加入到数据库中，保证数据库的安全性，从而避免文件发生泄漏，提高文书档案管理质量。

四、结语

总而言之，随着我国社会经济的快速发展，科学技术不断进步，对我国办公室环境下文书档案管理又提出了新的要求，在此种情况下，相关人员需要紧跟信息化时代的方向，保证文书档案管理与时俱进，创新文书档案管理的新方法，从而保证文书档案管理的规范化，调动文书档案管理人员工作的积极性，保证我国文书档案管理能够与新形势相适应。

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