高速公路建设项目档案管理工作要点浅析

文/福建省福宁高速公路有限责任公司 阮巧春

高速公路建设项目档案管理工作要点浅析

文/福建省福宁高速公路有限责任公司 阮巧春

在高速公路建设项目施工过程中，由于其建设路线长，涉及面广，参与建设的单位较多，从而会产生大量与工程相关的档案资料。但是，在实际的施工建设过程中，建设项目档案管理可能存在很多问题。这就需要相关单位高度重视档案管理工作，工程内业必须与工程外业同步进行，才能进一步提高高速公路建设项目的档案管理工作。本文浅析了高速公路建设项目档案管理的几个要点，希望能够对高速公路建设项目的档案管理工作有所帮助。

高速公路；建设项目；档案管理；要点

高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、立项、审批、征地拆迁、招投标、勘察设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应归档保存的不同类型载体的档案资料（包括文件材料、图表、计算材料、声像材料、电子文件等）。高速公路工程建设项目档案管理工作是指对高速公路建设项目产生的相关资料、文件进行全面、系统地收集、整理、立卷、归档工作。工程建设项目档案能够为工程项目提供有关施工质量、项目决策以及项目工作考察等方面的书面依据，能够为工程项目的学术研究等提供参考，此外，它还能及时、准确地提供生产、管理、维护、改扩建等利用需要。高速公路建设项目的档案管理工作对整个工程项目管理和建设具有重要作用，但不同的参建单位对档案管理重视程度各不相同，档案管理工作还有待完善，以下就档案管理工作的几个要点来阐述如何加强高速公路建设项目的档案管理工作。

一、高速公路建设项目准备阶段的档案管理工作

（一）制定完善的档案管理制度。在高速公路建设项目的前期准备阶段，项目管理人员必须按照工程项目的实际情况，结合档案管理工作的具体要求，制定出一套完善的档案管理制度，提高工程项目管理人员对档案管理工作的重视程度，明确档案管理工作的分管领导和相关的主管部门，指派专门的档案管理人员，实行责任制，将档案管理工作的各个环节落实到个人。同时，加强对于档案管理的宣传，对相关的法律法规进行一定程度的普及，提高全体管理人员和施工人员的档案意识以及法律意识，能够主动配合档案管理人员的档案管理工作，使得档案管理人员能够严格按照档案管理制度，做好档案管理工作。

（二）了解高速公路建设项目档案管理工作的总体要求。从整体上把握高速公路建设项目档案管理工作的要点，避免在后期展开档案管理工作时出现不必要的失误。要求档案管理人员必须做到认真负责，能够认识到建设项目档案管理工作的重要性，对档案管理工作进行统筹安排，根据高速公路建设项目的施工进程进行详细的安排、部署，以便档案管理工作能够和工程项目的建设工作实现统一协调。

（三）提高档案管理人员的综合素质。为了让高速公路建设项目的档案管理人员的管理水平能够满足目前档案管理工作的要求，需要对档案管理工作人员进行一定的专业知识培养，使得档案管理人员具备较强的专业技术以及较高的职业道德修养。在聘用档案管理人员的时候，就应该挑选专业技能水平较高的专职人员，必须要了解并熟悉国家及所在项目省、市的各项法规和政策，并且能够严格地贯彻落实，还要能够较熟练掌握电脑计算机的操作。只有做到这些，才能够让档案管理人员更好地工作，从而提高档案管理水平。

（四）充分利用现代化办公设备，加强档案管理的信息化建设。在高速公路建设项目的档案管理部门，应该督促各个参建单位尽量齐备现代化办公设施，以保证在后期的档案编制、归档等工作能够科学、高效、规范地进行。提升档案管理工作的整体水平和质量，建立完善的档案管理系统，积极采用和推广功能健全、兼容性强的项目档案管理软件，实现静态的信息检索和存档，保证档案文件的安全性，使项目管理人员在查看档案资料的时候更加方便快捷，提高档案资料的利用率，实现其真正的价值。

二、高速公路建设项目施工过程中的档案管理工作

（一）做好施工过程中的档案收集工作。在高速公路建设项目施工过程中，档案管理人员要收集整个施工建设期间的所有文件资料和数据，这是一项非常重要的工作。数据、信息等材料的收集一定要做到准确、真实、完整，要快速有效地进行项目材料的收集，尽可能保证材料的收集工作和工程项目的施工进度保持一致，不能出现断层现象，避免在后期整理过程中出现混乱；还要保证材料的真实性，要积极收集施工建设的第一手资料，档案管理人员可以在施工过程中进入施工现场进行实地信息收集，特别是原始测量数据和原始试验数据的收集，这项工作必须是各个职能部门互相配合才能完成；要保证整个施工过程中的一切信息、资料都被全面收集起来，实现档案的完整性。

（二）做好施工过程中的档案整理工作。在完成档案的收集工作之后，就要对材料信息进行整理，根据相关的材料归档原则，将在建设项目施工、管理过程中形成的资料、信息、数据等先按预立卷分门别类地进行归档。在归档整理的过程中，必须做好不同种材料的区分工作，一般情况下是按照时间或者程序进行组卷，对于设备类性质的文件则是按照产品说明或者调试进行分类，归档、整理工作一定要认真仔细，避免出现差错，保证档案整理、归档的工作效率。对于施工设计方面的材料要进行单独的组卷，便于后期的查阅和使用。需要注意的是，征地拆迁的资料贯穿于工程建设全过程，无法在短期内完成，对征地拆迁资料的收集、整理更需要有专人专门保管和负责。高速公路档案管理工作非常重要，一定要指派专人进行，落实工作责任，提高档案整理、归档工作的工作效率和工作质量，确保档案管理工作能够顺利进行。

三、高速公路建设项目的档案验收和移交工作

在高速公路建设项目施工完成之后，档案管理部门的工作人员要对建设项目档案进行统一的整理、验收和移交，只有经过档案专项验收的工程才能提交工程竣工验收。需要验收的建设项目档案，应在竣工验收前提请档案专项验收申请，并提供有关项目档案资料收集、整理、归档的文字材料，以及工程项目总目录、竣工档案分类目录等材料，经有关部门核查预验收。如果在预验收中发现有遗漏或者需整改的材料，应该尽快补充完善并整改到位，再提请档案专项验收。在通过档案专项验收后，就要开始移交档案，要把握好档案的移交时间，一般情况下要在工程竣工3个月以内将档案移交给有关部门，做好移交时的记录工作，避免出现档案遗失的情况。

四、结束语

高速公路建设项目的档案管理工作对于工程项目的施工建设和管理都具有重要意义，它不仅能够保证工程项目的施工进度，还可以使建设项目的施工有序进行，此外，对于高速公路的建设成本控制工作也有着重要的促进作用。在实际的管理工作中，必须严格做好高速公路施工准备阶段、施工阶段以及工程竣工验收阶段的档案管理工作，提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理工作的信息化建设，提高工程项目档案管理工作的质量，从而实现对高速公路建设项目的质量控制和成本控制的目的，促进高速公路建设的健康、稳定发展。

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