浅谈公路部门实物档案管理的问题及对策

文/广西壮族自治区公路管理局办公室 覃莹

浅谈公路部门实物档案管理的问题及对策

文/广西壮族自治区公路管理局办公室 覃莹

实物档案是记载和展示公路部门在广西交通事业发展中取得丰硕成果的重要载体，具有重要的历史、宣传价值，本文对广西公路部门实物档案管理的现状、存在问题进行分析，并提出相关的解决对策。

实物档案；规范管理；数字化

实物档案是单位技术储备和文化储备的一种形式，它反映了单位在生产管理方面取得的丰硕成果，体现了单位在改革发展进程中开拓进取和蓬勃发展的良好局面。广西公路管理局成立60多年来，经过几代公路人的不懈努力，广西公路交通面貌发生了翻天覆地的变化。在公路事业发展进程中，各级公路部门产生了大量的实物档案，它们对于记录养护、建设、路政、征费、精神文明等工作各个阶段的辉煌成绩，具有重要的历史价值和积极意义。但是在当前公路部门的实物档案管理中，仍存在着很多不规范的问题，从长远来说，将会对单位的发展造成一定影响，因此，需要采取对策加以解决。

一、 实物档案的含义与归档范围

根据《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》的规定，实物档案是单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。即本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。或是本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。以及本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。

二、档案的管理及保护工作中存在的问题

广西公路系统共19个处级单位、188个科级单位。从近年来的档案实践现状来看，不少基层单位文书档案管理有序、整理规范，但在实物档案的管理上还存在存放无序、管理混乱等现象，与规范档案管理要求相差较远。主要存在以下几问题：

（一）对实物档案认识不足，重视不够。基层单位普遍重视档案文字档案的收集整理，而忽视实物档案的整理与保管。目前公路部门的档案管理人员基本上都为兼职（如兼保密、信访等工作），工作量较大，加之实物档案种类、形态各异，整理、归集起来有一定难度，导致很多单位实物档案长期处于无人管理的空白状态，稍为重视些的单位则由工会负责对各种荣誉档案进行保管，但由于缺乏相关的专业性导致管理并不规范。

（二）归档意识不强，实物档案存放分散无序。有的单位认为获得的奖杯、锦旗、牌匾是单位或科室获得荣誉的象征，应该加以宣传，因此在获得荣誉后没有交档案室统一归档，而是摆放在办公室或会议室、办公楼等显要位置陈列。荣誉证书一般是个人的由个人或业务科室保管，需要利用时通常耗费大量人力和时间进行翻找。

（三）实物档案管理硬件设施条件不足。当前在基层单位中，保管意识强的单位会把实物档案存放在专门成立的荣誉室。而受条件限制的单位往往是随意存放在某个库房内，或是摆放在办公室柜子顶上、桌子上、墙角处，由于通风、湿度、温度没有符合档案管理的条件，时间一长，往往造成实物档案自然老化或因潮湿及粉尘侵蚀引起字迹脱落、生锈、发霉等。一旦人员工作变动或办公室搬迁，就会发生实物档案丢失、遗忘或损坏，甚至有人把陈旧奖杯、奖牌当作废品卖掉的情况。

三、加强公路部门实物档案管理的思路及对策

（一）加强制度建设和规范化管理。目前广西公路系统制定有《广西壮族自治区公路管理局文件材料归档实施办法》，对于行业文书档案管理有着较强的实际指导作用。但对于实物档案，尚无明确规范的要求。应结合公路行业的特点和工作实际，在《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》的基础上，制定适应公路行业档案管理需要的实物档案管理实施办法。加强科学分类，明确规定实物档案的归档要求、归档范围和管理办法，并把相关工作纳入档案管理工作的考核范围。同时要加强实物档案管理的宣传教育和业务培训，大力宣传实物档案管理的重要性，增强广大干部职工的归档意识和提高档案管理工作人员的专业水平。

（二）加强实物档案的收集归档。一是以编写公路志或公路年鉴为契机，在全区公路系统范围内开展一次实物档案专项整理归档工作。要求各级公路部门开展一次大清查工作，把历年所获得的各类荣誉的实物档案进行清点、分级、分类、登记入册、存档入库等。以此奠定实物档案管理的基础。二是以平时业务检查和年终检查为手段，督促基层各单位规范实物档案的日常管理，使实物档案真正纳入档案管理的范围，并形成长效机制。三是加大投入，着力改善实物档案的保管条件。创造条件建立专门的实物档案保管库房，配备适应各类实物档案保管的装具，定期除尘和清洁，做好防虫防蚀等技术保护。

（三）加强实物档案数字化及利用。档案利用是档案管理整个过程中最终环节。广西公路系统荣获的国家级、省部级荣誉实物档案，已经在当前的生产、编研、精神文明工作中起到重要的作用。但由于实物档案体积大、不易存取，在需要查阅、展出时往往不够方便，这就需要充分利用电子数字化时代的技术手段，将实物进行拍照或扫描过后，将数字文件进行编号保存，这不仅实现实物档案和电子档案同步,可以利用现代编辑手段制作成画册、P P T、视频等，充分发挥其在企业文化中的宣传展示作用，大大增加实物档案的有效利用。

[1]吴蔚.基层单位实物档案的管理与保护[J].城建档案,2016(7):76-77.

[2]吴林岚,浅谈如何做好实物档案整理工作[J].兰台世界,2014(10):81.