谈谈旅游景区文书档案管理工作的要点

文/九寨沟风景名胜区管理局 刘敏

谈谈旅游景区文书档案管理工作的要点

文/九寨沟风景名胜区管理局 刘敏

文书档案管理工作在保证旅游景区管理工作的正常运行、促进景区可持续发展中发挥着重要的作用。本文从做好旅游景区文书档案管理工作的意义出发，详细分析文书档案的收集、整理、保管几个工作要点，旨在保证文书档案管理的质量，提高工作效果，为景区发展略尽绵力。

文书档案管理；旅游景区；管理要点

一、 做好旅游景区文书档案管理工作的意义

旅游景区事业活动的发展进程，有着其特有的规律及过程，呈现出连贯性、延续性的特征，而文书档案管理工作系统地保存了景区管理工作全过程的资料，涵盖了景区事业活动的发展历史、管理活动、社会活动等诸多内容，是旅游景区管理部门的基本数据，为旅游景区管理工作得以正常运行提供重要保证，其管理工作质量直接影响到景区管理部门资料保持的完整性，关系到景区档案资料的处理质量。旅游景区文书档案管理工作应从实际情况出发，从基础做起，做好文书档案的收集、整理、保管等各项工作，稳扎稳打，在保证文书档案管理质量的同时，进一步提高工作的效率，为旅游景区的持续发展提供有力保证。

二 、旅游景区文书档案管理工作的几个要点

（一）文书档案的收集。文书档案的收集是开展文书档案管理工作的基础及重要前提，收集工作开展的质量及成效直接关系到文书档案管理的质量。随着景区的不断发展，各类资料、文件的数量和种类的不断增多，文书档案的收集工作日益繁重，加之当前现代化信息技术被广泛应用，文档的保持格式更为多样，进一步加大了文书档案的收集工作。在开展旅游景区文书档案收集工作之时，应充分把握景区管理工作的重点及发展方向，准确定位文书档案收集的主题，并从多方因素全面考虑，使文书档案的收集真正服务于景区发展大计划、战略目标全局发展。针对当前日益丰富的文书档案资料，管理人员可采取多样化的收集办法，诸如集中收集、日常收集、专题收集、追踪收集等，增强文书档案收集的效果。根据需要定期对特定时间段内形成的文件材料开展全方位、全过程的收集，在日常工作中养成随时收集处理文件材料的习惯，采取专题的形式，系统、完整地收集专题文档材料，针对某一重要问题，以追踪的形式收集文书档案，综合运用多种收集办法，能提高文书档案收集的全面性、系统性，拓展旅游景区文书档案管理的深度及广度，提高文书档案资源的利用率，为旅游景区管理单位提供服务。

（二）文书档案的规范整理。文书档案的规范整理是一项漫长细致、枯燥乏味的工作，需要工作人员本着服务于景区发展的思想，对工作倾注较大的热情及耐心，循序渐进有效开展。一是要将文书档案进行分类排序，可采用时序分类法、组织机构分类法、问题分类法三种方法对旅游景区的文书档案进行分类。时序分类法，顾名思义，就是根据文档形成的年度、准确时间予以归纳分类，明确标注文书档案资料的形成时间，以保证分类的质量及效率，组织机构分类法以文档处理的组织结构为基准，分别设置相应的文书档案类目，问题分类法则是根据文书档案资料内容所反映的问题及事由，将其划分为不同的类别。二是编目加工，对已分类好的文件材料进行类号、顺序号和页号的编写工作，并根据材料顺序、类别顺序编制相应目录、页码，并在文件的右上部位加印档案号章，填入档案号码、年份、组织代号、问题代号等内容，其中档案号码尤为重要，需要根据分类、保管时间，依照低级向高级的顺序进行填写，对文书档案进行合理有序的编目，能有效提供文书档案管理工作的效率。通过对文书档案进行复制、裁剪、折叠、裱糊、缝纫等一系列加工过程，使之更有利于装订。文书档案的装订同样是规范整理工作的重要环节，具体是将档案目录放置在卷首，卷内的材料排序要与目录相符，并将左边和下边对齐，在左侧打孔装订。对于普通文件，可以遵照一份文件装订一次的原则，也可将一些文书的请示、批复合并装订成一份分拣，对于页数过多的材料，可以酌情分成两件或多件。装订是为了便于保存并阅读使用，需做到齐整、结实、美观、完整。

（三）文书档案的保管。文书档案保管工作的目的在于保护文书档案的安全性及完整性，捍卫文书档案的真实性，最大限度地延长其利用时间，这对保管条件、保管制度、安全措施提出了一定的要求。不同载体的文书档案，对保管的条件要求也有所差异，纸质文书档案的保管需调节好温度、湿度，做好防光、防污染、防虫工作，而诸如照片、胶卷、底片、录影带等感光材料和磁性材料的保管，则要做好密封，防光防磁，且还需控制好温度、湿度，加强检查，防止损坏。对于光盘材料，也应在控制好温度、湿度的同时，保持光盘的清洁，避免损坏。文书档案的出入、交接需进行登记，适时签收等一系列严格的手续，对档案的利用行为方式应予以规范，规避不良文书档案管理行为的发生。为便于更好地管理，在利用档案时，应注意维护原有的档案顺序，尽可能不随意打乱，当需要利用到大量文书档案时，可分多次进行使用。为保障文书档案的安全及有效利用，管理人员还应做好档案利用的指导监督工作，及时发现并纠正利用过程中的不当行为，使文书档案时刻处于保护之中。为顺应时代需要，旅游景区文书档案管理工作还应充分应用现代化档案管理技术，辅助文书档案文件的保管工作，以延迟文书档案保存期限，提高利用效果。

[1]徐召宏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[A].西部发展论坛—中国船舶工业行业协会铸锻分会会议论文集,2016.

[2]梁明浅.谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2016.