档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用

文/哈尔滨航运学校 贾茹

档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用

文/哈尔滨航运学校 贾茹

基础管理工作作为档案管理体系的关键，能够在基础环节实现数据信息处理的标准化，保证数据记录、检索的准确性，提高数据库的使用效率，是实现现代档案管理的重要方法。

标准化；检索效率；人员素质

一、当前阶段档案管理基础性工作的重要作用

档案的基础性管理工作是有效提升管理效率、加强管理工作专业性、实现现代化管理的重要前提。档案基础管理工作的意义主要体现在以下几方面：

（一）对档案工作进行标准化管理。档案工作的基础性管理可以有效提升管理体系的标准化，加强各环节的工作效率。现代化档案管理的标准化程度是对档案管理水平进行评价的重要参考，其中，基础性的管理工作主要包括对文字、照片等数据进行分类、归档、记录。通过基础工作对无用档案进行管理，核实模糊的数据，剔除无用数据，并将档案资料在全面分析的基础上系统进行整合、分类，提升档案管理流程的规范化程度，从而加强管理体系的运行效率，是当前阶段档案管理单位实现现代化管理的重要前提。明确的数据归档能够在保证档案处理、记录完整性的同时，加快档案数据的查找效率，完善档案体系的建设。基础性的档案管理工作是决定档案管理标准化的根本要素。

（二）保证数据记录、检索的准确性。对复杂、庞大的数据进行系统性处理、记录，将其输入到档案管理的系统中，并进行有效的归类是档案管理基础性工作的重要内容，也是提升数据信息检索效率的基础。对数据进行检索主要是通过网络信息系统对关键词进行搜索，检索到相关信息。现代化信息技术的广泛应用使得档案管理系统中逐步将过去的纸质数据信息录入模式转化为电子化数据输入模式，将信息以电子数据的模式存储在信息库中，方便对信息的调用。而对数据进行有效检索的基础是准确信息录入、合理的归类管理，一旦这些基础环节的某一部分出现问题，极有可能降低档案检索的准确性，影响档案系统的运行。

（三）可以有效加强重点环节的管理效率。档案管理按照不同的录入、处理、归档、检索等工作的类型不同，划分为不同的管理体系，信息管理的轻重缓急程度也有所不同。通过基础性管理工作将信息的重要程度进行划分，对较为重要、期限紧张的档案优先进行处理，对不重要的数据信息在后期进行加工，能够有效提升信息的利用率。与此同时，在档案管理系统中对数据库中的检索功能进行优化升级，提高重要信息的显示位置，将其置于检索结果的前端，能够有效提升数据使用的效率，使得档案信息的查找更加精确。

二、现代档案管理工作中面临的挑战

做好档案管理基础工作是提高档案管理效率的基本前提，为了更好地促进企业的管理基础工作的正常运行，我们必须要加大力度做好档案管理基础工作，从而促进档案管理领域的全面发展。

（一）对档案管理基础工作不够重视。档案信息里包含着单位员工的日常表现、平日功绩及处罚等重要资料，对企业和员工来说都是至关重要的。各企业相关工作人员自然应当加强对档案信息的基础管理，负责任地对待每一份档案，尽力避免档案信息丢失等问题。

（二）档案管理的不合理分类。一个企业的员工成百上千，企业需要管理的档案信息自然也数不胜数，这就要求工作人员必须要提高档案管理的效率。正确的分类存档会大大提高档案管理基础工作的效率、为企业档案的后期整理分类工作节省了大量的时间。

（三）档案管理人员素质不高。随着科技的发展，档案管理对其工作人员的素质要求越来越高。各单位对档案管理人员的选择也存在着矛盾，年轻的档案管理人员缺乏档案管理工作经验，年龄大的档案管理人员对先进的管理知识不够了解。如果单位档案管理人员年龄整体偏高，久而久之，单位的档案信息就达不到现代档案管理的规范水平。

三、提升档案管理基础性工作效率的重要策略

（一）加强管理人员对档案管理基础性工作的重视程度。档案的基础性管理工作主要是对档案信息进行管理，而信息数据档案管理体系运行的基础。为实现现代化的档案管理，相关单位应提升管理人员对基础性工作的重视程度，引进先进的档案管理技术，实现对信息处理基础环节的全方位管理。与此同时，职员应将对基础工作的重要认知落实到实践环节，做好日常工作，保证数据收集、处理的准确性、完整性。

（二）提升员工的专业水平与职业素养。档案基础管理员工的专业化水平是实现现代化档案管理的基础，然而，由于当前阶段档案管理的专业型人才储备不足，管理工作的结构不合理，影响了基础管理工作的顺利开展。为此档案管理单位应合理改善工作结构，适当引入年轻的管理人员，提升管理阶层的活力；为工作人员提供短期培训项目，提升员工的专业化信息档案管理水平等。

（三）加强档案信息管理系统的优化升级。数字信息的快速发展，电子化的档案管理模式逐步被更广泛地适用于基础管理领域。信息化系统需要根据现代化技术的发展与管理的实际需求不断进行优化升级，才能保证基础管理工作的高效、准确。完善档案的管理系统，首先应对数据的检索功能进行强化，对检索信息进行科学的罗列。其次，应加强分类功能的建设，按照不同的标准对基础数据进行详细的归类，提升信息档案的利用率。

四、结语

针对当前阶段基础管理工作中存在的问题，相关单位应提升管理阶层的专业化技能水平，加强对先进管理技术的引进，以期为档案管理行业的健康、稳定发展提供充足的保障。

[1]王霞,董辉.如何提高档案管理的工作水平加强领导重视,强化自身建设[J].新教育时代电子杂志(教师版),2015(23).

[2]宋雨薇.基层民政档案管理中的问题与对策——以吉林省靖宇县为例[J].中国民政,2015(21).